Modificar seguimiento ante no show

Introducción

En Ropofy, el manejo de los agendamientos no show o no asistidos se gestionan mediante Workflows o Flujos de trabajo, los cuales permiten definir y ejecutar distintas acciones (como menjo de agendamientos no asistidos) cuando se activa un trigger o disparador específico.

Para conocer más a detalle sobre los disparadores, haz clic en el siguiente enlace: Disparadores

Para aprender cómo crear un flujo de trabajo, haz clic en el siguiente enlace: Creacion de flujos de trabajo

Teniendo en cuenta que los flujo de seguimientos de las citas no asistidas se realizan a través de flujos de trabajo, el primer paso es definir qué disparador activará dicho flujo. Algunas de las opciones más comunes en Ropofy incluyen manejo de la snotificaciones no show mediante mensajes de WhatsApp; sin embargo, la plataforma no se limita únicamente a este canal. También es posible enviar mensajes por correo electrónico, mensajes de texto (SMS) o notificaciones internas del sistema.

1. Búsquedade Flujo de trabajo

Para buscar los flujos de trabajo que corresponden a los flujos de seguimientos de las citas no asistidas en Ropofy, primero debemos dirigirnos al apartado de “Automation” o “Automatizaciones”.

Aquí haremos uso de la opción de filtros avanzados.

En estos casos, se recomienda realizar la búsqueda por “Trigger Type” o “Tipo de Disparador”. Luego, seleccionamos la opción “Is” o “Es” dentro del desplegable de condiciones y, finalmente, buscamos aquellos flujos que tengan configurado como disparador un “Appointment Status” o “Estado de Cita”.

Esto nos facilita identificar rápidamente los flujos de trabajo que ejecutan acciones basadas en el cambio de estado de una cita, los cuales generalmente están asociados a flujos de seguimientos de las citas no asistidas.

Esto nos generará un listado con los flujos de trabajo que cumplan con estas características, por ejemplo:

2. Edicion del flujo de trabajo

Para editar nuestro flujo de trabajo damos Clic en los 3 puntos al aldo del flujo de trabajo que queremos editar y luego en la opcion  "Editar Flujo De Trabajo" o "Edit Workflow" 

Aqui podramos ver un ejemplo tipico de un flujo de trabajo para los  el seguimientos de las citas no asistidas.

2.2 Disparador

Comenzaremos explicando el “Disparador” o “Trigger” del flujo de seguimientos de las citas no asistidas.

Normalmente, se utiliza como disparador el “Appointment Status” o “Estado de la cita”, ya que permite identificar el estado actual de una cita y a partir de este, ejecutar flujos de seguimientos de las citas no asistidas de manera automática.

2.2.1 Propiedades del disparador

A este Disparador se le pueden establecer distintos filtros o parametros como lo son :

1. Event Type: Any

Este filtro indica que el flujo de trabajo se activará independientemente del tipo de evento de la cita.
No se restringe a un tipo específico, por lo que cualquier cita que cumpla con los demás filtros será tomada en cuenta.

2. Created By / Modified By: User

Este filtro especifica que el flujo se ejecutará únicamente cuando la cita haya sido creada o modificada por un usuario del sistema.
Esto evita que el flujo se dispare por acciones automáticas o procesos internos del sistema.

3. Appointment status is: No-show

Este es el filtro principal del disparador.
Indica que el flujo de trabajo se activará cuando el estado de la cita cambie a “No-show”.

Este filtro es ideal para:

• Enviar recordatorios iniciales

• Confirmar la reserva de una cita

• Notificar al cliente que su cita ha sido confirmada exitosamente

• Desencadenar un flujo cuando se falte a una cita

4. In calendar: prueba

Este filtro limita la ejecución del flujo a un calendario específico.
En este caso, el flujo solo se activará para citas que pertenezcan al calendario “prueba”.

Esto permite:

• Tener flujos distintos por calendario

• Aplicar reglas específicas según el tipo de servicio

• Evitar ejecuciones innecesarias en otros calendarios

2.3 Recordatorio

En este ejemplo utilizamos un caso tipico de envios de mensajes por WhatsApp para realizar los recordatorios o anuncios al cliente que no asistio a la agenda, el primer modulo de debemos usar  Customer Service Window Check, entre otros modulos que veremos a continuacion

WhatsApp: Customer Service Window Check

Descripción general

Este módulo permite verificar si la ventana de atención al cliente de WhatsApp está abierta o cerrada para un contacto específico.
La ventana de atención tiene una duración de 24 horas desde el último mensaje enviado por el usuario. Durante ese periodo, se pueden enviar mensajes libres sin restricciones.

¿Para qué sirve este módulo?

• Determinar si es posible enviar mensajes free-form por WhatsApp.

• Decidir automáticamente si se debe:

  • Continuar con una conversación normal, o

  • Iniciar una conversación mediante plantillas de Marketing o Utility cuando la ventana esté cerrada.

Nota

Para aprender cómo crear plantilla de WhatsApp puede consultar en: Cómo crear plantilla de WhatsApp

1. Configuración del módulo

 Action Name

Campo editable donde se define el nombre del paso dentro del workflow.

2. Conversation Phone Number (obligatorio)

Número de WhatsApp sobre el cual se realizará la validación de la ventana de servicio.

Recomendaciones:

• Debe incluir el código de país.

• Puede ser un valor dinámico (variable del contacto o del flujo).

3.Lógica de Branches (Ramificaciones)

El módulo divide el flujo en dos caminos automáticos, según el estado de la ventana de servicio.

4.Branch: Open

Condición:
Customer Service Window is Open

Comportamiento:

• La ventana de atención está activa.

• Se pueden enviar mensajes ilimitados de texto libre.

• Ideal para:

  • Atención al cliente

  • Respuestas automáticas

  • Seguimiento de conversaciones activas

Branch: Closed

Condición:
Customer Service Window is Closed

Comportamiento:

• La ventana de atención está cerrada.

• No se pueden enviar mensajes libres.

• Es obligatorio iniciar la conversación con plantillas

WhatsApp – Envío de Mensaje

Descripción general

Este módulo permite enviar un mensaje de WhatsApp a un contacto dentro del workflow.
Puede utilizarse para enviar mensajes libres (free-form) o plantillas aprobadas por WhatsApp, dependiendo de la configuración y del estado de la ventana de atención.

Nota

Para aprender cómo crear plantilla de WhatsApp puede consultar en: Cómo crear plantilla de WhatsApp

Configuración del módulo

1.Action Name

Nombre identificador del paso dentro del flujo.

 Select WhatsApp Template (obligatorio)

Permite definir el tipo de mensaje que se enviará:

• None – Free form message

  • Mensaje de texto libre.

  • Solo puede usarse cuando la ventana de atención al cliente está abierta.

• Template aprobado

  • Requerido cuando la ventana de atención está cerrada.

2.Enable Branches

Opción para habilitar ramas automáticas basadas en botones del mensaje.

Funcionalidad:

• Genera ramas automáticamente cuando el mensaje contiene:

  • Quick replies

  • Botones interactivos

• Cada clic del usuario activa la rama correspondiente.

3.Select From Phone Number (obligatorio)

Número de WhatsApp desde el cual se enviará el mensaje.

Características:

• Asociado a la cuenta de WhatsApp Business.

• Puede existir un número por defecto o múltiples números disponibles.

4.Snippets

Permite insertar fragmentos dinámicos de información dentro del mensaje.

5.Ejemplos de uso:

• Nombre del contacto

• Fecha de una cita

• Variables del workflow

Enter Message to Be Sent (obligatorio)

Campo donde se define el contenido del mensaje que será enviado al contacto.

Wait – Espera de Respuesta

Descripción general

El módulo Wait permite detener el flujo temporalmente mientras se cumple una condición específica, como recibir una respuesta del contacto.
Se utiliza principalmente para esperar la interacción del usuario antes de continuar con el workflow.

Configuración del módulo

1.Action Name

Nombre del paso dentro del flujo, usado para identificar fácilmente la acción.

2.Wait For

Define la condición que el sistema debe esperar para continuar el flujo.

Valor configurado:

• Contact Reply

  • El flujo continuará cuando el contacto responda.

3.Reply To

Indica a qué mensaje debe responder el contacto para que la espera sea válida.

Ejemplo:

• Mensaje de WhatsApp

Esto asegura que la respuesta esté asociada al mensaje correcto enviado previamente.

4. Timeout

Permite definir un tiempo máximo de espera.

Configuración:

• Activado

• Duración: 1 day

Comportamiento:

• Si el contacto responde antes del tiempo límite, el flujo continúa por la rama de Contact Reply.

• Si no hay respuesta dentro del tiempo configurado, el flujo continúa por la rama de Time Out.

Este módulo se desglosa automáticamente en dos ramas, según el comportamiento del usuario:

• Contact Reply: cuando el contacto responde al mensaje indicado.

• 

• Time Out: cuando el contacto no responde y se cumple el tiempo máximo configurado.

• 

Remove From Workflow

Descripción general

El módulo Remove From Workflow se utiliza para retirar automáticamente a un contacto de un workflow cuando ya no es necesario continuar con el flujo.

Configuración del módulo

1.Action Name

Nombre identificador del paso dentro del flujo.

Ejemplo:
Remove from Workflow

2.Workflow

Define de qué workflow será removido el contacto.

Valor configurado:

• Current workflow (workflow actual)

2.4 Desicion final

En este escenario, el comportamiento del flujo depende de dos posibles caminos definidos por el módulo de espera (Wait):

• Cuando el cliente responde al mensaje.

• Cuando no hay respuesta y se cumple el tiempo máximo de espera (Time Out).

Comportamiento del flujo

Cuando el cliente responde (Contact Reply)

• El contacto responde al mensaje de WhatsApp dentro del tiempo configurado.

• El flujo continúa por la rama Contact Reply.

• Se ejecuta una acción adicional (por ejemplo, envío de un nuevo mensaje de WhatsApp).

• El flujo finaliza normalmente, sin eliminar al contacto del workflow.

Cuando se cumple el tiempo de espera (Time Out)

• El contacto no responde dentro del tiempo definido.

• Se activa la rama Time Out.

• Se ejecuta el módulo Remove From Workflow.

• El contacto es removido del workflow actual, evitando que continúe recibiendo mensajes o acciones adicionales.

• El flujo finaliza automáticamente.