Cómo configurar la Activación de Workflow desde la IA

Introducción

Esta guía te enseñará cómo configurar la activación de un workflow (flujo de trabajo) desde un agente de inteligencia artificial (IA) en Ropofy. Esto es útil para automatizar procesos que se deben ejecutar después de una interacción con el cliente.

¿Qué es?

La activación de workflows es un proceso en el que el agente de IA activa automáticamente una serie de acciones, como enviar mensajes, asignar contactos o disparar automatizaciones, según lo que el cliente haya dicho o según un criterio específico.

¿Para qué sirve?

Sirve para automatizar procesos después de una interacción con el cliente, lo que ahorra tiempo y optimiza la eficiencia de las operaciones comerciales.

¿En qué casos se usa?

Se usa cuando se quiere automatizar acciones posteriores a la interacción del cliente, como enviar una cotización, asignar un agente, o iniciar un flujo de automatización dependiendo de la información proporcionada por el cliente.

Pasos a paso para activar workflows desde agents IA

Veremos cómo configurar acciones del agente de IA para disparar workflows específicos según triggers conversacionales.

 1. Accede al Menú de Agentes de IA

Entra a Ropofy y ve a la sección de Agentes de IA dentro del panel lateral izquierdo.

2. Selecciona o Crea un Agente

Dentro de la sección de agentes, selecciona el agente que deseas configurar para el agendamiento. Si aún no tienes un agente creado, haz clic en “Crear nuevo agente” y sigue los pasos para crear uno. Asegúrate de nombrarlo de manera adecuada.

3. Navegar a sección de acciones

Dentro de la configuración del asistente, dirigirse a la pestaña “Acciones/ Bot goals” y allí vas a irte hasta la parte de abajo y te van a aparecer unos botones, vas a seleccionar la segunda opción.

4.Opciones de Configuración

Cuando le das clic te abrirá la siguiente ventana flotante, esta contiene unos campos a llenar los cuales son:

• Action Name: Aquí debes poner un nombre que identifique esta acción. Este nombre te ayudará a reconocer para qué sirve el trigger (por ejemplo: Enviar saludo inicial o Asignar lead a asesor).
• Select one or more published workflows to trigger: Desde este menú desplegable puedes elegir uno o más workflows ya creados y publicados que se ejecutarán cuando se cumpla la condición que definirás más abajo.

• When to trigger the workflow:Este es un campo de texto donde debes describir qué evento o condición debe cumplirse para que el bot dispare el workflow. Ejemplo: “Cuando el usuario acepte pagar la suscripción” o “Cuando diga ‘quiero una cita’”. Aquí no pones la lógica exacta, sino una descripción clara que luego usarás para entrenar al bot.

  

Verificación

• Cómo revisar que los cambios se hayan aplicado:
  Verifica que el workflow se haya activado correctamente, revisando los registros del flujo de trabajo y asegurándote de que se ejecuten las acciones deseadas.

• Dónde encontrar registros de lo que se hizo:
  Revisa el historial de actividades del agente de IA o el historial del contacto para ver si las acciones del workflow se ejecutaron correctamente.

Resultado esperado

Si todo se configura correctamente, el workflow se activará automáticamente cuando se cumpla el disparador que has establecido, realizando las acciones de manera eficiente y sin intervención manual.

Recomendaciones

• Usa palabras clave claras en triggers ("comprar", "vender", "agendar").
• Configura tags útiles para enlazar distintos flujos.
• Testea con múltiples variantes de frases para mejorar coincidencia.
• Revisa periodicidad de reactivación si el bot se detiene, para evitar superposición de interacciones con el cliente.

Conclusión

La activación de workflows desde un agente de IA te permitirá automatizar una gran parte de los procesos dentro de Ropofy, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia en el manejo de tus clientes y leads.