Campañas de seguimiento

Introducción

En Ropofy, los Flujos de Seguimiento se gestionan mediante Workflows, los cuales permiten automatizar acciones cuando se cumple un disparador específico, como el cambio de estado de una oportunidad o su permanencia dentro de una etapa determinada del pipeline.

Estos flujos están diseñados para dar continuidad al proceso comercial, reforzar el contacto con oportunidades activas, validar que los prospectos sigan en la etapa correcta del embudo y garantizar un seguimiento constante sin depender de acciones manuales.

Su objetivo principal es evitar estancamientos, mejorar la tasa de conversión y asegurar que cada oportunidad reciba el contacto adecuado en el momento correcto.

Para conocer más a detalle sobre los disparadores, haz clic en el siguiente enlace: Disparadores
Para aprender cómo crear un flujo de trabajo, haz clic en el siguiente enlace: Creación de flujos de trabajo
Para aprender cómo crear un Embudo o un Pipeline, haz clic en el siguiente enlace: Creación de embudos y pipelines

1. Búsqueda de Flujos de Seguimiento

Para localizar los flujos de trabajo utilizados como Flujos de Seguimiento, debemos dirigirnos al módulo de Automation o Automatizaciones dentro de la plataforma.

1.1 Uso de filtros avanzados

Una vez dentro, utilizaremos la opción de Filtros avanzados para acotar los resultados.

1.2 Filtro recomendado

Se recomienda filtrar por Trigger Type (Tipo de Disparador).

Aunque no existe un disparador exclusivo para flujos de seguimiento, normalmente se utiliza Opportunity Change, ya que permite detectar cambios relevantes en el ciclo de vida de una oportunidad dentro del pipeline.

Este criterio facilita la identificación de flujos de seguimiento, ya que suelen activarse cuando una oportunidad:

• Cambia de estado

• Permanece en una etapa específica

• Requiere validación o contacto continuo

El resultado será un listado con los flujos de trabajo que cumplen con estas características.

2. Edición del Flujo de Trabajo

Para modificar un flujo de seguimiento existente, damos clic en los tres puntos ubicados al lado del flujo que deseamos editar y seleccionamos la opción “Editar Flujo de Trabajo” o “Edit Workflow”.

Al ingresar, visualizaremos un flujo típico de seguimiento, orientado a mantener el control y la comunicación activa con oportunidades dentro del pipeline.

3. Disparador del Flujo de Seguimiento

El primer componente del flujo es el Disparador (Trigger), encargado de definir cuándo se inicia el seguimiento automatizado.

3.1 Tipo de disparador

Normalmente se utiliza Opportunity Status Changed, ya que permite reaccionar ante cambios específicos en el estado de una oportunidad.

Este tipo de disparador es clave en flujos de seguimiento, ya que permite automatizar acciones cuando una oportunidad entra en un estado que requiere control, validación o contacto comercial.

3.2 Propiedades del disparador

Las propiedades del disparador permiten definir con precisión cuándo se ejecutará el flujo:

1. In pipeline: Comercial
   El flujo solo se activará si la oportunidad pertenece al pipeline Comercial, evitando ejecuciones en otros procesos.

2. Pipeline stage: GESTION COMERCIAL FRIO
   Limita la activación del flujo a esta etapa específica, la cual requiere seguimiento constante.

3.3 Objetivo del disparador

Este disparador permite:

• Identificar oportunidades que requieren seguimiento

• Automatizar el control de etapas críticas

• Mantener el pipeline actualizado

• Evitar pérdidas por falta de contacto

4. Acción: Espera de tiempo (Wait)

La acción Espera (Wait) detiene temporalmente el avance del contacto dentro del flujo de seguimiento, permitiendo controlar el ritmo de las acciones automatizadas y espaciar los contactos de manera estratégica.

En este caso, la espera no depende de una respuesta del cliente, sino que se basa únicamente en un intervalo de tiempo configurado.

4.1 Tipo de espera

Retraso de tiempo (Time Delay)

El flujo permanece en pausa durante el tiempo definido y continúa automáticamente una vez transcurrido dicho período, sin requerir ninguna interacción del contacto.

4.2 Duración de la espera

7 días

El contacto permanecerá en esta acción durante 7 días completos antes de avanzar al siguiente paso del flujo.

5. Condición IF – Validación de Pipeline y Etapa de la Oportunidad

Antes de continuar con las acciones de seguimiento, el flujo incorpora un módulo Condition (IF) que permite validar si la oportunidad sigue cumpliendo las condiciones necesarias para continuar recibiendo comunicaciones automatizadas.

Este paso es fundamental para garantizar que el seguimiento se realice únicamente sobre oportunidades que aún se encuentren en el contexto correcto, evitando acciones innecesarias o fuera de etapa.

5.1 Propósito de la condición

La condición tiene como objetivo verificar que:

• La oportunidad permanezca en el pipeline comercial correcto

• La oportunidad siga ubicada en la etapa específica para la cual fue diseñado el flujo de seguimiento

Si cualquiera de estas condiciones deja de cumplirse, el flujo se detiene automáticamente.

5.2 Configuración de la condición

La condición está configurada utilizando la opción Build Your Own, lo que permite definir reglas personalizadas basadas en propiedades de la oportunidad.

Segmento de validación

El flujo evalúa las siguientes reglas de manera conjunta (AND):

1. Pipeline Stage

   • Condición: is

   • Valor: [comercial] - GESTIÓN COMERCIAL FRÍO

   Esta regla valida que la oportunidad permanezca exactamente en la misma etapa del pipeline, indicando que no ha avanzado ni ha sido movida a otra fase del proceso comercial.

2. Pipeline

   • Condición: is

   • Valor: comercial

   Esta regla asegura que la oportunidad siga perteneciendo al pipeline comercial, evitando que el flujo continúe si la oportunidad fue movida a otro pipeline distinto.

Ambas condiciones deben cumplirse simultáneamente para que el flujo continúe.

6. Acción: Enviar Comunicación de Seguimiento (Email como ejemplo)

La acción Enviar Comunicación permite realizar un contacto directo con el prospecto a través de los distintos canales disponibles en la plataforma, siendo el correo electrónico uno de los más utilizados dentro de los Flujos de Seguimiento.

Este módulo no está limitado únicamente al email. Dependiendo de la estrategia comercial y de la configuración de la cuenta, el seguimiento puede realizarse mediante:

• Email

• WhatsApp

• SMS

• U otros canales de comunicación que el sistema tenga habilitados

Cada canal puede utilizarse de forma independiente o combinada dentro del mismo flujo, permitiendo adaptar la comunicación al contexto y preferencia del cliente.

6.1 Configuración general del Email

Action Name

Define el nombre interno de la acción dentro del flujo.

Ejemplo:
Email – Seguimiento Comercial

Este nombre es únicamente descriptivo y facilita la identificación de la acción en el builder.

6.2 Remitente del correo (From)

From Name

Nombre que verá el contacto como remitente del correo.

Ejemplo:
Ropofy

Nota:
Si los campos From Name y From Email se dejan vacíos, el sistema enviará el correo utilizando los valores por defecto configurados en la cuenta.

From Email

Correo electrónico desde el cual se enviará el mensaje.

Ejemplo:
ropofy@gmail.com

Este correo debe estar correctamente configurado para garantizar una buena entregabilidad.

6.3 Asunto del Email (Subject)

El campo Subject es obligatorio y define el asunto que verá el contacto en su bandeja de entrada.

Ejemplo:
Ropofy

Si el asunto se deja vacío, el sistema utilizará automáticamente el asunto definido en la plantilla seleccionada.

Un asunto claro y directo mejora la tasa de apertura del correo.

6.4 Plantilla del Email

Templates

Permite seleccionar una plantilla de correo previamente creada dentro de la plataforma.

• Se recomienda usar plantillas estandarizadas para mantener consistencia visual y de mensaje.

• Las plantillas pueden incluir variables dinámicas, como el nombre del contacto.

Message

Contenido del correo electrónico.

Este editor permite:

• Redactar el mensaje manualmente

• Ajustar formato (fuente, tamaño, espaciado)

• Insertar texto personalizado

Ejemplo de contenido:

“Recuerda que nuestros productos están diseñados para ayudarte a optimizar tu proceso comercial…”

6.5 Archivos adjuntos

La acción permite adjuntar archivos al correo electrónico, como:

• Brochures

• Presentaciones

• Documentos informativos

Si no se selecciona ningún archivo, el correo se enviará únicamente con el contenido del mensaje.

6.6 Envío de correos de prueba (Test Emails)

Antes de activar el flujo, es posible enviar correos de prueba.

Test Emails

En este campo se ingresan una o varias direcciones de correo para verificar:

• Contenido del mensaje

• Formato visual

• Variables dinámicas

• Asunto y remitente

Esto permite validar que el correo se muestre correctamente antes de enviarlo a los contactos reales.

6.7 Propósito de la acción Email

El uso del correo electrónico dentro del flujo de seguimiento permite:

• Mantener contacto constante con oportunidades activas

• Enviar información relevante sin ser invasivo

• Reforzar el proceso comercial de forma automatizada

• Complementar otros canales de comunicación

• Aumentar la probabilidad de reactivación o avance en el pipeline

Resumen

En esta documentación se explicaron todos los módulos utilizados para el desarrollo de un Flujo de Seguimiento, detallando la función y configuración de cada uno dentro del workflow.

A lo largo del recorrido se abordaron:

• El Disparador, que define cuándo inicia el flujo.

• Las Acciones de Espera, utilizadas para controlar los tiempos del seguimiento.

• El módulo de Condición (IF), que valida que la oportunidad siga en el pipeline y etapa correctos antes de continuar.

• La acción de envío de Email, como canal principal de contacto automatizado.

Gracias a esta explicación paso a paso, es posible visualizar de forma más sencilla y estructurada la creación de un Flujo de Seguimiento, comprendiendo cómo cada módulo se conecta y por qué se utiliza en cada punto del proceso.