Modificar recordatorios de agendamientos – Soporte Ropofy

Introducción

En Ropofy, los recordatorios se gestionan mediante Workflows o Flujos de trabajo, los cuales permiten definir y ejecutar distintas acciones (como recordatorios de agendamiento) cuando se activa un trigger o disparador específico.

Para conocer más a detalle sobre los disparadores, haz clic en el siguiente enlace: Disparadores

Para aprender cómo crear un flujo de trabajo, haz clic en el siguiente enlace: Creacion de flujos de trabajo

Teniendo en cuenta que los recordatorios se realizan a través de flujos de trabajo, el primer paso es definir qué disparador activará dicho flujo. Algunas de las opciones más comunes en Ropofy incluyen los recordatorios mediante mensajes de WhatsApp; sin embargo, la plataforma no se limita únicamente a este canal. También es posible enviar recordatorios por correo electrónico, mensajes de texto (SMS) o notificaciones internas del sistema.

Ropofy permite desencadenar cualquier acción a partir del disparador seleccionado. Por ejemplo, es posible configurar un recordatorio inmediato cuando una cita es agendada, lo que enviará automáticamente un mensaje al WhatsApp del contacto confirmando o recordando la cita.
Asimismo, se pueden establecer recordatorios programados en distintos momentos, como se muestra en la sección Recodatorio de fecha personalizado

1. Búsquedade Flujo de trabajo

Para buscar los flujos de trabajo que corresponden a los recordatorios en Ropofy, primero debemos dirigirnos al apartado de “Automation” o “Automatizaciones”.

Aquí haremos uso de la opción de filtros avanzados.

En estos casos, se recomienda realizar la búsqueda por “Trigger Type” o “Tipo de Disparador”. Luego, seleccionamos la opción “Is” o “Es” dentro del desplegable de condiciones y, finalmente, buscamos aquellos flujos que tengan configurado como disparador un “Appointment Status” o “Estado de Cita”.

Esto nos facilita identificar rápidamente los flujos de trabajo que ejecutan acciones basadas en el cambio de estado de una cita, los cuales generalmente están asociados a recordatorios automáticos.

Esto nos generará un listado con los flujos de trabajo que cumplan con estas características, por ejemplo:

2. Edicion del flujo de trabajo

Para editar nuestro flujo de trabajo damos Clic en los 3 puntos al aldo del flujo de trabajo que queremos editar y luego en la opcion "Editar Flujo De Trabajo" o "Edit Workflow"

Aqui podramos ver un ejemplo tipico de un flujo de trabajo para los recordatorios de un agendamiento

2.2 Disparador

Comenzaremos explicando el “Disparador” o “Trigger” del flujo de trabajo de recordatorios.

Normalmente, se utiliza como disparador el “Appointment Status” o “Estado de la cita”, ya que permite identificar el estado actual de una cita y, a partir de este, ejecutar recordatorios iniciales de manera automática.

2.2.1 Propiedades del disparador

A este Disparador se le pueden establecer distintos filtros o parametros como lo son :

1. Event Type: Any

Este filtro indica que el flujo de trabajo se activará independientemente del tipo de evento de la cita.
No se restringe a un tipo específico, por lo que cualquier cita que cumpla con los demás filtros será tomada en cuenta.

2. Created By / Modified By: User

Este filtro especifica que el flujo se ejecutará únicamente cuando la cita haya sido creada o modificada por un usuario del sistema.
Esto evita que el flujo se dispare por acciones automáticas o procesos internos del sistema.

3. Appointment status is: Confirmed

Este es el filtro principal del disparador.
Indica que el flujo de trabajo se activará cuando el estado de la cita cambie a “Confirmed” o Confirmada.

Este filtro es ideal para:

Enviar recordatorios iniciales
Confirmar la reserva de una cita
Notificar al cliente que su cita ha sido confirmada exitosamente

4. In calendar: cal w

Este filtro limita la ejecución del flujo a un calendario específico.
En este caso, el flujo solo se activará para citas que pertenezcan al calendario “cal w”.

Esto permite:

Tener flujos distintos por calendario
Aplicar reglas específicas según el tipo de servicio
Evitar ejecuciones innecesarias en otros calendarios

2.3 Recordatorio

En este caso usamos el envio de recordatorios por SMS para enviar los recordatorios a las personas agendadas, modulo de SMS permite modificarse con

Status
Activar o desactivar esta acción específica dentro del flujo de automatización.
ACTION NAME
Nombre identificativo de la acción (ej. "SMS Recordatorio 24h"). Solo visible internamente.
TEMPLATES
Menú desplegable Select Template para elegir plantillas predefinidas de SMS.
MESSAGE
Botón Write with AI para generar contenido con inteligencia artificial.
Subsección: Editor de mensaje donde se escribe el texto del SMS.
Ejemplo visible: "tu cita quedo para el" (21 caracteres, 5 palabras).
Contador: Muestra caracteres y palabras en tiempo real.
Variables: Posibilidad de incluir campos dinámicos (ej. {fecha_cita}, {nombre_cliente}).
Add attachments
Sección para adjuntar archivos al SMS.
Opción: Add files through URL - ingresar enlace público a archivo.
Botón: + Add - agregar múltiples archivos.
TEST PHONE NUMBER
Campo para ingresar número telefónico de prueba.
Nota importante: "* Please add country codes along with the numbers." - debe incluir código de país (ej. +52, +57).
Send Test SMS
Botón para enviar una prueba del mensaje al número configurado, verificando contenido, formato y funcionalidad antes de activar el flujo.

2.4 Tiempos de espera

Define el evento o temporizador que activará la continuación del flujo.

ACTION NAME
Nombre identificativo de la acción de espera (ej. "Wait 2 horas").

WAIT FOR
Define el evento o temporizador que activará la continuación del flujo.
Opción mostrada: Event / Appointment time - basado en el tiempo de la cita del contacto.

UNTIL - Configuración de tiempo
Especifica cuándo ocurrirá la siguiente acción tras la espera.

When - Define el momento relativo al evento:

Before (Antes): Ejecutar acción X tiempo antes del evento.
After (Después): Ejecutar acción X tiempo después del evento.
Exact time (Hora exacta): En el momento exacto del evento.

Campos de tiempo (cuantificadores):

Months (Meses) - máximo: 9999
Days (Días) - máximo: 30
Hours (Horas) - máximo: 23
Minutes (Minutos) - máximo: 59

ONDICIÓN ESPECIAL - Tiempo ya pasado

Opciones cuando el tiempo de espera ya expiró:

Move to the next step (Mover al siguiente paso) - Continuar normalmente.
Move to a specific step (Mover a un paso específico) - Saltar a una acción definida.
Subcampo: Seleccionar paso destino (ej. "Wait 10 min").
Skip all outbound communication actions... (Omitir acciones de comunicación saliente) - Ignora emails, SMS, llamadas y correos de voz hasta la próxima espera o acción de fecha de inicio.

En este caso de ejemplo el modulo espera 2 horas y luego lo mueve al siguiente modulo "Wait 10 min"

3. Resumen Final - Módulos de Automatización

Núcleo del Sistema

El sistema de automatización se basa en dos módulos clave que funcionan en conjunto:

Módulo de Trigger (Activador)

Función: Detonar el inicio del flujo cuando ocurre un evento específico.
Dos tipos principales:
1. Evento de acción: Customer Booked Appointment (cuando se agenda una cita).
2. Cambio de estado: Appointment Status (cuando una cita cambia su estado en el calendario, ej: "confirmada", "cancelada", "reprogramada").
Es el punto de partida de toda automatización, ya sea por una acción del cliente o un cambio en el sistema.

Módulo de Wait (Espera)

Función: Pausar y programar el momento exacto de las acciones siguientes.
Característica principal: Permite acciones relativas a un evento (ej: horas/minutos antes o después de una cita).
Es el "cronómetro inteligente" que da precisión temporal al flujo.

Relación y Flujo Completo

Trigger (Evento o Estado) → Wait → Acción

El Trigger detecta:
- Un evento (ej: cita agendada), o
- Un cambio de estado en el calendario (ej: cita marcada como "confirmada").
El Wait calcula cuándo ejecutar la siguiente acción (ej: 2 horas antes de la cita).
Se ejecuta la acción programada (ej: enviar SMS de recordatorio).