Modificar secuencia de nutrición

Introducción

En Ropofy, los flujos de nutrición se gestionan mediante Workflows, los cuales permiten ejecutar acciones automatizadas cuando se activa un disparador específico, como el ingreso de una oportunidad a una etapa concreta del pipeline.

Para conocer más a detalle sobre los disparadores, haz clic en el siguiente enlace: Disparadores

Para aprender cómo crear un flujo de trabajo, haz clic en el siguiente enlace: Creacion de flujos de trabajo

Para aprender cómo crear un Embudo o un Pipeline, haz clic en el siguiente enlace: Creacion de flujos de trabajo

Los flujos de nutrición en la plataforma se utilizan para acompañar y desarrollar oportunidades a lo largo del proceso comercial. Normalmente, estos flujos se activan automáticamente cuando una oportunidad se sitúa en un stage específico del pipeline, permitiendo ejecutar acciones personalizadas según el momento en el que se encuentre el cliente.

1. Búsquedade Flujo de trabajo

Para buscar los flujos de trabajo que corresponden a los flujos de nutrición en Ropofy, primero debemos dirigirnos al apartado de “Automation” o “Automatizaciones”.

Aquí haremos uso de la opción de filtros avanzados.

En estos casos, se recomienda realizar la búsqueda por “Trigger Type” o “Tipo de Disparador”. A diferencia de otros escenarios, no existe un disparador específico para este tipo de flujos; sin embargo, normalmente se utiliza “Opportunity Change” como tipo de disparador.

Este criterio facilita la identificación de los flujos de nutrición, ya que generalmente se activan cuando una oportunidad permanece en una etapa determinada del pipeline durante un período de tiempo específico, permitiendo ejecutar acciones automatizadas de seguimiento.

Esto nos generará un listado con los flujos de trabajo que cumplan con estas características, por ejemplo:

2. Edicion del flujo de trabajo

Para editar nuestro flujo de trabajo damos Clic en los 3 puntos al aldo del flujo de trabajo que queremos editar y luego en la opcion  "Editar Flujo De Trabajo" o "Edit Workflow" 

Aquí podemos ver un ejemplo típico de un flujo de trabajo de nutrición, orientado al seguimiento automatizado de oportunidades dentro del pipeline.

2.2 Disparador

Comenzaremos explicando el “Disparador” o “Trigger” del flujo de nutricion.

Normalmente, se utiliza como disparador “Opportunity Changed”, ya que permite detectar cambios en una oportunidad dentro del pipeline y, a partir de ello, ejecutar flujos de nutrición de manera automática según la etapa en la que se encuentre.

2.2.1 Propiedades del disparador

A este Disparador se le pueden establecer distintos filtros o parámetros como lo son:

1. In pipeline: comercial
   Este filtro indica que el flujo de trabajo se activará únicamente cuando la oportunidad pertenezca al pipeline denominado “comercial”.
   Esto permite segmentar el comportamiento del flujo según el tipo de proceso de ventas al que corresponda la oportunidad, evitando activaciones en otros pipelines.
2. Pipeline stage: GESTIÓN COMERCIAL FRÍO
   Este filtro especifica que el flujo se ejecutará solo cuando la oportunidad se encuentre en la etapa del pipeline llamada “GESTIÓN COMERCIAL FRÍO”.
   Es útil para disparar acciones específicas cuando una oportunidad entra en una fase determinada del ciclo comercial, como el seguimiento de prospectos en etapa inicial o fría.

Este disparador es ideal para:

• Automatizar el seguimiento de oportunidades en etapas comerciales específicas.
• Gestionar el ingreso de contactos a flujos de trabajo cuando cambian de etapa dentro del pipeline comercial.
• Asegurar que solo las oportunidades bajo un pipeline y etapa concretos activen el flujo, manteniendo la segmentación y control del proceso.

2.2 Propiedades de la acción “Esperar” (Wait)

La acción “Esperar” detiene temporalmente el contacto en el flujo de trabajo durante un período definido, antes de proceder con las siguientes acciones. Esta pausa permite programar el momento en que se ejecutará la siguiente acción en función de un tiempo fijo o una condición específica.

Configuración de la espera

1. Tipo de espera: Retraso de tiempo

Este parámetro define que la espera se realizará en función de un intervalo de tiempo fijo, independientemente de otras condiciones.
Es útil para:

• Programar envíos de seguimiento: permitir que transcurra un tiempo entre la entrada del contacto al flujo y el envío de un correo o mensaje posterior.
• Dar tiempo a una acción previa: asegurar que el cliente haya tenido oportunidad de responder o actuar antes de continuar con otro paso del proceso.
• Evitar sobresaturación: espaciar automáticamente las comunicaciones para mejorar la experiencia del usuario.

2. Duración de la espera: 2 horas

En este flujo se ha configurado una espera de 2 horas antes de continuar con la siguiente acción.
Esto significa que:

• El contacto permanecerá en esta acción durante exactamente 2 horas antes de avanzar.
• Este tiempo puede ajustarse según la estrategia de seguimiento o el tiempo estimado necesario para una posible interacción previa.
• Es común en procesos de nutrición o seguimiento comercial usar pausas de 24 a 48 horas entre contactos, pero en este caso se ha definido una ventana más corta para un seguimiento más ágil.

Contexto en procesos de nutrición o seguimiento comercial

Esta acción es clave para:

• Respeta el tiempo del cliente: evita enviar comunicaciones consecutivas sin un intervalo razonable.
• Optimiza el momento de contacto: alinea el siguiente paso con el momento más probable de receptividad.
• Genera consistencia en el proceso: permite que el flujo avance de forma automatizada y predecible.

2.3 Propiedades de la acción “Correo Electrónico” (Email)

La acción “Correo Electrónico” permite enviar un mensaje de correo directamente al contacto que se encuentra dentro del flujo de trabajo. Esta acción puede ser personalizada en su contenido, remitente y configuración para adaptarse a diferentes objetivos de comunicación dentro del proceso de nutrición o seguimiento.

Configuración del correo electrónico

1. Remitente: ropofy@gmail.com

• El correo se enviará desde la dirección ropofy@gmail.com.
• Si no se define un nombre de remitente, se usará el valor por defecto configurado en el sistema.

2. Asunto: Ropoly

• Este es el asunto que aparecerá en el correo enviado al contacto.
• Si se deja vacío, el sistema puede completarlo automáticamente con el asunto definido en la plantilla seleccionada.

3. Contenido del mensaje

• Puede escribirse manualmente o con ayuda de IA.
• También es posible seleccionar una plantilla predefinida si se desea mantener un formato estándar.
• Esta personalización es clave para mantener el tono y la información adecuada según la etapa del proceso de nutrición.

Uso en procesos de nutrición o seguimiento comercial

Esta acción es ideal para:

• Enviar materiales educativos sobre nutrición o bienestar.
• Recordatorios de citas o seguimientos post-consulta.
• Compartir promociones o contenido relevante según el historial del contacto.
• Confirmar acciones o pasos dentro del proceso de acompañamiento.

 

3. Personalización y extensión del flujo

Un flujo de trabajo puede incluir tantas acciones de “Espera” y “Correo” como sea necesario, permitiendo diseñar secuencias completas de seguimiento automático. Por ejemplo:

1. Primer contacto → Espera 24h → Segundo recordatorio → Espera 48h → Tercer seguimiento.
2. También es posible añadir otras acciones como:
   • Cambiar etapa del pipeline o eliminar la oportunidad del embudo si no hay respuesta.
   • Asignar tareas a un miembro del equipo.
   • Actualizar campos personalizados del contacto.
   • Enviar notificaciones internas o SMS.

Esto permite crear flujos completamente personalizados que se adapten a las necesidades específicas de cada proceso de nutrición, comercial o acompañamiento, manteniendo la automatización sin perder la humanización del contacto.