Asignar al usuario

Introducción

En Ropofy, los Flujos de Asignación de Usuarios se gestionan mediante Workflows, los cuales permiten automatizar la asignación de oportunidades a los miembros del equipo de trabajo de manera estructurada y eficiente.

Para aprender cómo crear un flujo de trabajo, haz clic en el siguiente enlace: Creacion de flujos de trabajo

Estos flujos se basan en acciones internas del workflow, y no en disparadores tradicionales (triggers). En particular, permiten identificar y gestionar automáticamente los procesos cuya finalidad principal es asignar un usuario responsable a una oportunidad.

Su objetivo es:

• Garantizar que cada oportunidad tenga un usuario asignado.

• Evitar oportunidades sin responsable.

• Optimizar la distribución de leads entre el equipo.

• Asegurar un inicio oportuno del proceso comercial.

Búsqueda de Flujos de Asignación de Usuarios

Para localizar los flujos de trabajo configurados como Flujos de Asignación de Usuarios, debemos dirigirnos al módulo de Automation dentro de la plataforma.

Ruta:
Automation → Workflows

Una vez allí, se mostrará el listado completo de workflows disponibles en la cuenta.

Uso de filtros avanzados

Dado que estos flujos no se identifican por un disparador, utilizaremos la opción de Filtros avanzados para encontrarlos según la acción que ejecutan.

Configuración del filtro

1. Haz clic en el botón Advanced Filters ubicado en la parte superior del listado.

2. 

3. En el panel de filtros, selecciona:

   • Propiedad: Action Type

   • Condición: Is

   • Valor: Assign to User

   • 

4. Aplica el filtro utilizando la opción Add Filter.

Resultado del filtro

Al aplicar este filtro, el sistema mostrará únicamente los workflows que contienen una acción de asignación de usuarios, lo que permite:

• Identificar rápidamente los flujos responsables de asignar oportunidades.

• Administrar y auditar los procesos de distribución de leads.

• Validar qué workflows influyen directamente en la asignación de responsables dentro del embudo.

Este método de búsqueda está orientado a la función real del workflow, facilitando su mantenimiento y comprensión operativa.

Asignar a Usuario

La acción de Asignar a Usuario está diseñada para asignar el contacto identificado a un usuario especificado o varios usuarios utilizando un método de asignación de rotación. Para comenzar, haz clic en el ícono + para agregar una nueva acción de flujo de trabajo y selecciona Asignar a Usuario. Utiliza esta acción de flujo de trabajo para asignar el flujo de trabajo o acciones de flujo de trabajo específicas a un miembro del equipo o varios miembros del equipo para un seguimiento fácil.

Usuarios
Al seleccionar el usuario o usuarios a los que asignar el contacto, tienes la opción de elegir ya sea un único usuario o varios usuarios del menú desplegable Seleccionar Usuario.

Asignación a un Único Usuario
Si seleccionas solo un usuario, entonces el contacto asignado pertenecerá únicamente a ese usuario, y cada vez que se cumpla la condición del desencadenante, el contacto asignado permanecerá con ese usuario.

Asignación Rotativa
Sin embargo, cuando seleccionas más de un usuario, el desencadenante rota automáticamente entre los usuarios designados para cada evento desencadenado. Por ejemplo, si eliges a Tom y Jane, el primer desencadenante asigna el contacto a Tom, el segundo desencadenante lo asigna a Jane, el tercero lo asigna nuevamente a Tom, y así sucesivamente hasta que todos los usuarios hayan tenido contactos asignados.

División de Tráfico
Después de asignar varios usuarios a tus contactos, la función de División de Tráfico se activa para determinar cómo deseas que se distribuya el tráfico entre los usuarios seleccionados.

Equitativamente
Al seleccionar la opción de Equitativamente bajo la función de División de Tráfico, el tráfico se distribuirá de manera uniforme entre todos los usuarios, similar al método de Asignación Rotativa (por ejemplo, 1:1, 2:2, etc.). Esto está habilitado de forma predeterminada hasta que cambies a la opción de Desigualmente.

Desigualmente
Optar por la opción de Desigualmente te permite personalizar la proporción de distribución del tráfico para cada usuario seleccionado. Por ejemplo, podrías especificar una proporción de 5:2, donde el Usuario A reciba cinco tráficos y el Usuario B reciba dos tráficos; por lo tanto, el Usuario B solo recibirá tráfico después de que el Usuario A haya completado su quinto.

Solo Aplicar a Contactos No Asignados
Si el interruptor "Solo aplicar a contactos no asignados" está desactivado, y el desencadenante se activa para un contacto que ya está asignado, la nueva asignación sobrescribirá la anterior, y el contacto será asignado al nuevo usuario.