Guía paso a paso para importar Oportunidades en Ropofy

Esta documentación describe de forma clara y ordenada cómo importar oportunidades en Ropofy, desde su ubicación en el menú de navegación hasta la confirmación final del proceso. Está dirigida a usuarios administrativos, comerciales o de soporte que necesitan realizar importaciones masivas mediante archivos CSV.

1. Ubicación en el menú de navegación

Para acceder a la funcionalidad de importación de oportunidades:

1. Inicia sesión en Ropofy.
2. En el menú lateral izquierdo, selecciona el módulo Opportunities.

3. 

4. En la parte superior derecha del listado de oportunidades, haz clic en el botón Import.

5. 

Esto abrirá el asistente de importación.

2. Flujo general de importación

El proceso de importación de oportunidades en Ropofy se compone de cuatro pasos secuenciales:

1. Start: Selección del objeto a importar.
2. Upload: Carga del archivo y configuración del tipo de importación.
3. Map: Mapeo de columnas del archivo con los campos del sistema.
4. Verify: Revisión final y confirmación de la importación.

Cada paso debe completarse correctamente para avanzar al siguiente.

3. Paso 1 – Start: Seleccionar objetos a importar

En la pantalla inicial del módulo Imports:

1. Selecciona el objeto Opportunities.
2. El objeto Contacts es opcional y solo debe seleccionarse si el archivo CSV incluye contactos nuevos.
3. Una vez seleccionado Opportunities, continúa al siguiente paso.

4. Paso 2 – Upload: Cargar archivo y configurar importación

4.1 Carga del archivo

1. Haz clic en el área de carga o arrastra el archivo CSV.
2. El tamaño máximo permitido del archivo es de 30 MB.
3. Puedes descargar el archivo de ejemplo proporcionado por Ropofy para usarlo como referencia.

4. 

4.2 Tipo de importación

En la opción Choose how to import opportunities, selecciona una de las siguientes alternativas:

1. Create opportunities: Crea nuevas oportunidades.
2. Create and update opportunities: Crea nuevas oportunidades y actualiza las existentes.
3. Update opportunities: Actualiza únicamente oportunidades ya existentes.

Para la mayoría de los casos de carga inicial, se recomienda seleccionar Create opportunities.

5. Paso 3 – Map: Mapeo de columnas

En este paso se asignan las columnas del archivo CSV a los campos correspondientes dentro de Ropofy.

5.1 Campos obligatorios

Para poder crear oportunidades, los siguientes campos deben estar correctamente mapeados:

1. Contact ID
2. Opportunity Name
3. Pipeline

Si alguno de estos campos no está asignado, el sistema mostrará una advertencia y no permitirá continuar.

5.2 Mapeo automático y validación

1. Ropofy intenta mapear automáticamente las columnas según el nombre del encabezado.
2. Cada columna mostrará:
   • Nombre de la columna en el archivo
   • Vista previa de los datos
   • Estado del mapeo
   • Objeto asignado
   • Campo seleccionado en Ropofy

Ejemplos comunes de mapeo:

1. opportunity ID → Opportunity ID
2. opportunity name → Opportunity Name
3. contact ID → Contact ID
4. phone → Pipeline (según configuración mostrada en el ejemplo)

Es obligatorio verificar que el campo Pipeline esté correctamente asignado y que sus valores existan previamente en Ropofy.

6. Paso 4 – Verify: Verificación final

Antes de ejecutar la importación, Ropofy muestra un resumen del proceso.

6.1 Revisión de la importación

1. Archivo cargado y estado de carga.
2. Resumen completo del mapeo de columnas.
3. Confirmación de que todos los campos requeridos están correctamente asignados.

6.2 Preferencias adicionales

1. Opción para agregar etiquetas a los contactos importados (opcional).
2. Validación final de datos antes de confirmar.

Una vez revisado todo, confirma la importación para iniciar el proceso.

7. Finalización del proceso

Después de completar la importación:

1. Ropofy procesará el archivo.
2. Las oportunidades se crearán dentro del pipeline correspondiente.
3. El historial de importaciones puede revisarse desde el módulo Bulk Actions.

8. Recomendaciones finales

1. Utiliza siempre el archivo de ejemplo como base.
2. Verifica previamente que los Contact ID existan en Ropofy.
3. Asegúrate de que los nombres de los pipelines coincidan exactamente.
4. Realiza pruebas iniciales con archivos pequeños antes de importar grandes volúmenes.

Esta guía documenta el proceso estándar para importar oportunidades en Ropofy de forma correcta, ordenada y sin errores.