Guía para eliminar oportunidades de forma masiva en Ropofy – Soporte Ropofy

Introducción

Esta guía tiene como objetivo explicar cómo eliminar múltiples oportunidades de manera masiva en Ropofy, filtrándolas por un pipeline o un stage específico, utilizando un flujo de automatización para realizar la eliminación de forma controlada y segura.

¿Qué es?

Se trata de un procedimiento que combina filtros dentro del módulo de oportunidades con la ejecución de un flujo automatizado que aplica la acción de "remover oportunidad". De este modo, se pueden eliminar varias oportunidades simultáneamente sin tener que hacerlo una por una.

¿Para que sirve?

Este proceso es útil para mantener limpia y organizada la base de datos, especialmente cuando se quiere descartar múltiples oportunidades que ya no tienen seguimiento o se encuentran en un estado avanzado de descarte.

¿En que caso se usa?

Limpieza periódica de oportunidades inactivas o no cualificadas.
Eliminación de oportunidades en un stage específico del pipeline.
Borrado masivo por errores en la carga inicial.
Depuración para campañas o análisis más precisos.

Paso a paso para eliminar oportunidades masivamente

En esta sección se explicará detalladamente cómo filtrar oportunidades, preparar un flujo para eliminarlas, aplicar el cambio en masa y asegurarse de que el proceso se ejecute correctamente.

1. Ingresar al módulo de oportunidades

Ve al menú lateral y accede al módulo Oportunidades.

Cambia la vista a Listado para facilitar la selección masiva.

2. Filtrar por stage

Ordena la columna Stage para agrupar las oportunidades según su estado. Desplázate hasta el stage desde el cual deseas eliminar oportunidades.

3. Crear el flujo de eliminación

Dirígete al módulo de Automatizaciones y haz clic en “Create workflow” para crear un nuevo flujo. Esto te llevará a una interfaz en blanco donde podrás comenzar la configuración desde cero. Puedes asignarle un nombre representativo, por ejemplo: “Eliminar oportunidades por condición”.

Trigger

Selecciona “Oportunidad cambiada” como evento que activará la automatización. Esto permitirá que el flujo se ejecute cuando alguna oportunidad sea actualizada.

Filtros

Agrega los filtros que correspondan a los criterios específicos que definen las oportunidades que deseas eliminar. Algunos filtros comunes incluyen:

Stage: para seleccionar un estado específico del pipeline.
Valor de la oportunidad, canal, fecha de creación, origen, entre otros.

Acción

Selecciona la acción “Remover oportunidad”.
Luego, indica que la entidad afectada debe ser la misma oportunidad que activó el flujo. Una vez configurado esto, haz clic en el botón de guardar acción.

Finalmente, marca la automatización como pública para que pueda ejecutarse, y luego guarda el flujo completo.

4. Aplicar la actualización masiva a las oportunidades

Regresa a la interfaz del módulo de Oportunidades, asegúrate de estar en la vista de Listado, y selecciona las oportunidades que deseas eliminar. Haz clic en el botón “Edit” ubicado en la parte superior. Esta opción te permitirá actualizar múltiples oportunidades al mismo tiempo.

En el panel lateral que se abrirá, busca la opción “Opportunity value” y asígnale el mismo valor que configuraste como condición en el flujo de automatización.

Una vez ingresado el valor, haz clic en “Save”. Esto abrirá una nueva ventana donde podrás asignar un nombre a esta acción masiva (bulk action) para identificarla fácilmente en el historial. Después de nombrarla, presiona “Confirmar” para ejecutar la acción.

Verificación

Una vez ejecutada la acción masiva, es importante validar que las oportunidades hayan sido eliminadas correctamente. Aquí te mostramos cómo hacerlo paso a paso

Revisa el panel de estado del Bulk Action

Dirígete al módulo de Bulk Actions o accede desde la notificación que aparece al guardar la edición masiva. Localiza la acción que acabas de ejecutar; allí verás:

El nombre que le asignaste.
El estado del proceso (debería indicar “completado”).
Las estadísticas, como el número de oportunidades actualizadas y el usuario que ejecutó la acción.

Esto te permite confirmar que todas las oportunidades seleccionadas fueron procesadas correctamente.

Valida en los contactos asociados

Ve al módulo de Contactos y busca uno de los contactos cuyas oportunidades fueron seleccionadas para eliminar, ingresa al perfil del contacto y revisa la sección de Oportunidades.

Si el proceso fue exitoso, ya no deberías ver la oportunidad eliminada asociada a ese contacto.

Haz esta verificación con al menos dos o tres contactos distintos para asegurarte de que se haya aplicado de forma consistente.

Revisa los registros del flujo

Entra al flujo que configuraste para eliminar las oportunidades y dirígete a la pestaña de Historial o Logs, asegúrate de que la acción “Remover oportunidad” fue ejecutada para cada oportunidad afectada. Allí también podrás ver si alguna oportunidad falló al cumplir las condiciones del flujo.

Estas validaciones te permitirán tener la certeza de que la eliminación se ejecutó correctamente y que no se afectaron otras oportunidades por error.

Resultado esperado

Las oportunidades seleccionadas habrán sido eliminadas del sistema de forma masiva, de manera controlada, sin afectar otras oportunidades activas o en etapas diferentes.

Recomendaciones

Siempre usa un valor temporal poco común para activar el flujo, evitando interferencias con oportunidades reales.
No dejes flujos activos innecesariamente: una vez completada la acción masiva, vuelve al flujo y cámbialo a estado Draft.
Revisa los filtros dos veces antes de ejecutar el flujo para evitar errores.

Conclusión

Eliminar oportunidades de forma masiva en Ropofy es un proceso eficiente y seguro si se hace con cuidado. Usar flujos automatizados permite mantener la base de datos depurada sin esfuerzo manual. Asegúrate siempre de validar bien los filtros y desactivar el flujo al finalizar para evitar ejecuciones accidentales.