Importación y asignación de asesores en Ropofy

En Ropofy, la asignación de asesores (owner) puede realizarse durante la importación de contactos de dos formas distintas:

1. Importación con asignación directa de owner

2. Importación con asignación mediante Tag y Workflow

Cada método tiene un comportamiento diferente y se utiliza según el flujo operativo deseado.

1. Importación con asignación directa de owner

Este método asigna el asesor directamente al momento de importar el contacto, sin necesidad de automatizaciones.

1.1 Estructura del archivo de importación

El archivo debe contener las columnas básicas del contacto, por ejemplo:

• Phone

• Email

• First Name

• Last Name

• Business Name

• Source

• Additional Emails

Y adicionalmente:

• owner_name

1.2 Campo owner_name

• El campo owner_name se utiliza para asignar el asesor al contacto.

• El valor debe ser el nombre exacto del asesor registrado en Ropofy.

Ejemplo:

owner_name: Sebastian Ortiz

1.3 Mapeo durante la importación

Durante el proceso de importación:

• La columna owner_name se mapea con el campo Contact Owner.

• Si el contacto es nuevo, quedará asignado directamente al asesor indicado.

1.4 Comportamiento del sistema

• No se ejecuta ningún workflow.

• No se agregan ni eliminan tags automáticamente.

• El contacto queda asignado de forma inmediata y permanente.

Este método es recomendado cuando:

• El asesor responsable ya está definido desde el origen del lead.

• No se requiere lógica de distribución automática.

2. Importación con asignación mediante Tag y Campo Personalizado 

Este método utiliza un tag operativo para disparar el workflow y un campo personalizado para decidir la lógica interna del flujo (ramificación y asignación).

2.1 Estructura del archivo de importación

Además de los campos básicos del contacto, el archivo debe incluir dos columnas clave:

• tag

• interes (campo personalizado)

Ejemplo:

📌 Notas importantes:

• El nombre de la columna debe coincidir exactamente con el campo mapeado.

• El valor del campo interes debe coincidir exactamente con los valores esperados en el workflow (compra, venta, etc.).

2.2 Mapeo durante la importación

Durante el proceso de importación en Ropofy:

• La columna tag se mapea al campo Tags del contacto.

• La columna interes se mapea al campo personalizado Modelo de interes.

Resultado al finalizar la importación:

• El contacto recibe el tag asesor on.

• El contacto guarda el valor del campo personalizado Modelo de interes (compra o venta).

⚠️ En esta modalidad NO se asigna el owner durante la importación.

3. Workflow de asignación por Tag y Modelo de interés

Una vez finalizada la importación, el sistema ejecuta automáticamente el workflow configurado.

3.1 Trigger del Workflow

Tipo de trigger: Contact Tag
Evento: Tag Added
Tag: asesor on

Este trigger se activa:

• Al agregar el tag manualmente

• Al agregar el tag mediante importación

3.2 Acción: Condition (Evaluación del campo personalizado)

Después del trigger, el workflow evalúa el campo personalizado Modelo de interes.

Configuración de la condición

Se utiliza una acción Condition con ramas independientes:

Branch 1 – Compra

• Campo: Modelo de interes

• Operador: Is

• Valor: compra

Branch 2 – Venta

• Campo: Modelo de interes

• Operador: Is

• Valor: venta

Cada contacto avanza únicamente por la rama que coincida con su valor importado.

📌 Si el valor no coincide con ninguna condición, el contacto no continúa por ninguna rama.

3.3 Acción: Assign to User (Asignación del asesor)

Dentro de cada rama del workflow (definida por el valor del campo Modelo de interes), se ejecuta una acción Assign to user, cuya función es asignar el owner del contacto de forma automática.

Esta acción se configura de manera independiente en cada rama, lo que permite aplicar reglas distintas según el tipo de lead.

3.3.1 Selección de usuarios

En la sección Users, se seleccionan uno o varios asesores que pueden recibir contactos dentro de esa rama.

Ejemplo:

• Sebastián Ortiz

• William Rueda

Los usuarios seleccionados participan únicamente en la distribución de esa rama (por ejemplo, solo leads de compra o solo leads de venta).

3.3.2 Split Traffic (Distribución del tráfico)

La opción Split Traffic define cómo Ropofy reparte los contactos entre los asesores seleccionados.

a) Equally (Distribución equitativa)

• Todos los asesores seleccionados tienen la misma probabilidad de recibir contactos.

• Ropofy distribuye los leads de forma balanceada.

• No requiere configuración adicional.

Ejemplo:
Si hay 2 asesores y entran 10 contactos, cada uno recibirá aproximadamente 5.

b) Unevenly (Distribución personalizada)

• Permite asignar pesos individuales a cada asesor.

• El peso determina la proporción de contactos que recibe cada uno.

• Es útil cuando un asesor tiene mayor capacidad operativa que otro.

Ejemplo de configuración:

En este caso, la distribución será equivalente.
Si los pesos fueran distintos (por ejemplo 2 y 1), el asesor con mayor peso recibiría más contactos.

3.3.3 Only apply to unassigned contacts

Esta opción define si la asignación debe aplicarse solo a contactos sin owner.

• Activado (recomendado):

  • El contacto solo será asignado si no tiene asesor previamente.

  • Previene sobrescribir asignaciones manuales o automáticas anteriores.

• Desactivado:

  • El contacto será reasignado aunque ya tenga owner.

  • Puede generar cambios no deseados en contactos existentes.

📌 Recomendación:
Mantener esta opción activada para flujos de importación masiva.

3.3.4 Resultado de la acción

Una vez ejecutada la acción Assign to user:

• El contacto queda asignado a un asesor como Contact Owner

• La asignación se realiza:

  • Según la rama del workflow

  • Según el método de distribución configurado

• El cambio queda registrado en los Execution Logs

3.3.5 Consideraciones operativas

• Cada rama puede tener:

  • Asesores distintos

  • Distribuciones distintas (Equally / Unevenly)

• El mismo asesor puede participar en varias ramas

• La acción Assign to user se ejecuta antes de eliminar el tag operativo

3.4 Acción final: Remove Tag

Después de asignar el asesor, el workflow elimina el tag operativo.

Configuración:

• Remove tag: asesor on

Beneficios:

• Evita ejecuciones repetidas del workflow

• Previene reasignaciones accidentales

• Mantiene los tags del contacto limpios

4. Características clave de este flujo

• La importación solo activa el proceso, no asigna el owner directamente

• El campo personalizado define la lógica del flujo

• La asignación se realiza dentro del workflow

• Permite:

  • Segmentación avanzada

  • Asignación por tipo de lead

  • Escalabilidad del modelo

5. Diferencias clave