Carga de bases de datos a una subcuenta de Ropofy con integración de Impulsa – Soporte Ropofy

Introducción

Esta guía documenta paso a paso el proceso de importación de una base de datos a una subcuenta de Ropofy utilizando una integración con la plataforma impulsa. Es especialmente útil cuando se quiere cargar de manera masiva información de oportunidades en una instancia integrada.

¿Qué es?

Es un procedimiento que permite traer registros desde la plataforma impulsa, transformarlos en un formato adecuado y cargarlos a una subcuenta en Ropofy mediante la ejecución de un "runner" o importador masivo.

¿Para qué sirve?

Para automatizar la migración o carga masiva de oportunidades desde una fuente externa (Impulsa) a una subcuenta de Ropofy, facilitando la gestión comercial.

¿En qué casos se usa?

Cuando se requiere importar grandes volúmenes de datos de clientes, prospectos u oportunidades, ya segmentadas en Impulsa, a una subcuenta específica dentro de Ropofy.

Pasos a paso para la carga de datos desde Impulsa a Ropofy

1. Ingresar a la plataforma Impulsa

Iniciar sesión en el portal de Impulsa.
Ingresar el usuario y contraseña correspondiente a esa instancia.
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2. Filtrar la información desde Impulsa

Ir al módulo Gestión Comercial > Búsqueda de oportunidades.
Escoger el rango de fechas deseado.
En el campo Estado, seleccionar la opción "pendiente" para ver solo las oportunidades activas no procesadas.

[Imagen con los tres pasos]

3. Exportar la base de datos

Descargar la información obtenida y guardarla como archivo "CSV".
Asegurarse de que el archivo contiene columnas como: teléfono, correo, código DANE, nombre, documento, observaciones, establecimiento, etc.
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4. Identificar el ID Location en Ropofy

Ingresar a la subcuenta de Ropofy.
Localizar y anotar el ID Location que se usará como referencia en el runner. Este paso es fundamental para que los datos se dirijan al lugar correcto.

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5. Preparar el archivo CSV

Abrir el archivo .CSV en Excel u otro editor compatible.
Buscar y reemplazar los puntos y comas ( ; ) por comas ( , ), ya que el sistema requiere separación por comas.
Guardar y cerrar el archivo.

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6. Acceder al entorno de carga en Ropofy

Ir a Archivo > New Runner SAP (desde la herramienta de carga masiva).
Arrastrar el archivo .CSV previamente modificado.
Seleccionar el archivo y mapear los campos.

[Imagen con los tres pasos]

7. Configurar columnas clave (especialmente DANE)

Asegurarse de que la columna DANE esté definida como string, no como número. Esto es crucial porque algunos códigos DANE comienzan con ceros, y si se configuran como número esos ceros se pierden.
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8. Confirmar y lanzar la carga

Revisar la vista previa del archivo: validar que las columnas estén bien alineadas.
Hacer clic en Actualizar.
El sistema indicará cuántos registros fueron reconocidos (ejemplo: "710 registros cargados").

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9. Configurar el delay de ejecución

El delay se define en milisegundos (ms). Por ejemplo:
- 60000 ms = 1 minuto entre cada ejecución.
- Esto permite escalonar los envíos para evitar saturar el sistema.
  
  [Imagen]

10. Monitorear la ejecución

Verifica que la respuesta del sistema sea 200 OK, lo que indica que cada solicitud fue procesada correctamente.
Puedes revisar la sección "Request" para ver detalles como teléfono, correo, código DANE, etc.
Aunque algunos campos como "código SAP" no aparezcan, esto no afecta la operación.

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11. Validar creación de contactos en SmartCOM

Accede al módulo de Contactos en la subcuenta de Ropofy.
Buscar uno de los correos o cédulas usados durante la carga para confirmar que el contacto fue creado.
Si ya existía previamente, el sistema no lo duplicará pero lo reconocerá.

[Imagen con los tres pasos]

12. Confirmar en Telescopio (seguimiento de solicitudes)

Desde el visor de solicitudes en "Telescopio", revisa que los registros estén siendo procesados.
Puede que el volumen sea alto, pero puedes buscar por nombre o correo.
Validar que se vean en estado "procesando" o "creado".