Guía para reasignación masiva

Introducción

En esta guía encontrarás ,la explicación de qué es la reasignación masiva en Ropofy, para qué sirve, en qué casos se recomienda usarla y el paso a paso para aplicarla fácilmente. El objetivo es ayudarte a aprovechar esta funcionalidad de forma clara y sencilla.

¿Qué es la reasignación masiva?

La reasignación masiva en Ropofy permite cambiar el responsable de múltiples registros (como contactos, oportunidades, tareas o tickets) de manera conjunta.

¿Para qué sirve?

Usar esta herramienta te permite hacer cambios de forma más rápida, organizada y sin interrupciones en la gestión de clientes o procesos internos.
Uno de sus principales beneficios es el ahorro de tiempo, ya que no es necesario mover los registros uno por uno.
Además, puedes aplicar filtros específicos para seleccionar con precisión qué registros deseas reasignar, lo que reduce errores y mejora la organización del equipo. (Más adelante te explicaremos cómo usar los filtros paso a paso).

¿Cuándo es útil usar la reasignación masiva?

Esta función es especialmente útil en los siguientes casos:

Cambios en el equipo de trabajo: cuando se crean nuevos roles o se ajustan responsabilidades entre los miembros.

Redistribución de tareas: si un compañero tiene demasiadas tareas, estas pueden ser asignadas fácilmente a otros integrantes del equipo.

Salida de un miembro: si alguien deja la organización, es posible transferir sus registros a otra persona sin perder información.

 

Paso a paso para realizar una Reasignación Masiva

A continuación, te explicamos cada paso para realizar correctamente una reasignación masiva en Ropofy. Desde cómo acceder a la sección de contactos, aplicar filtros, seleccionar los registros y configurar la acción, hasta confirmar el cambio de responsable. Esta guía te ayudará a realizar el proceso de forma rápida, segura y organizada.

1. Ir a Automatizaciones

En el menú lateral, selecciona Automation ( Automatización ). Aparecerá tu lista de automatizaciones existentes.

2. Crear automatización desde cero

Haz clic en “New Workflow” (Crear flujo de trabajo) y selecciona “Start from Scratch” (Empezar desde cero).

 

Asigna un nombre claro, por ejemplo: “Asignación masiva”, Esto para poder identificarla a la hora de usarla.

 

 

3. Configurar la acción de asignación

En el lienzo del flujo, omite el trigger (déjalo en blanco). Haz clic en “Add Action” 

y busca “Assign contact to user”.

Lo siguiente que vas a hacer es seleccionar al usuario que desea asignar, esto lo puedes hacer desde la siguiente opción

No actives el botón que se encuentra abajo,  porque si yo lo activo solo aplicara a esas personas que no tienen personas asignadas. Si ya asignamos a quien queríamos le damos guardar

4. Guardar el flujo

Haz clic en Publish y luego en Guardar para activar y guardar la automatización. 

 

5. Accede a la Sección de Contactos

primero debes iniciar sesión de tu cuenta de Ropofy, allí te vas a ir al menú lateral que te encuentra a mano izquierda y vas a buscar la opción que diga “Contactos” y le darás clic:

Puedes agregar otra condición relacionada al mismo grupo de filtro haciendo clic en el botón “ AND”, esto significa que los registros deben cumplir con ambas condiciones al mismo tiempo. Por ejemplo: Que el responsable sea "Juan" y que la etiqueta sea "seguimiento".

También puedes agregar un nuevo grupo de filtros haciendo clic en el botón “OR”. Esto te permite buscar registros que cumplan con uno u otro conjunto de condiciones. Por ejemplo: Contactos con la etiqueta "follow-up" o cuyo nombre no sea "Mari". 

Al final, encontrarás la opción “Save as smart list”. Esta opción te permite guardar la combinación de filtros como una lista personalizada, para que puedas reutilizarla cuando la necesites sin volver a configurarla.

7. Seleccionar los Registros

El siguiente paso seria seleccionar los usuarios que quieres reasignar, en este caso los usuarios ya estarían filtrados. puedes seleccionar los usuarios que quieres dándole clic a mano izquierda al recuadro.

Si deseas seleccionar todos los registros filtrados, utiliza la opción "Seleccionar todos" la cual sería el primer recuadro que encontramos, que está al lado de “Name”.

8. Iniciar la Acción Masiva

Ahora el siguiente paso es hacer clic en el botón "Add automation", ubicado en la parte superior de la lista de contactos.

Al hacer clic, se abrirá una ventana flotante. En la parte superior de esta ventana verás los contactos seleccionados a los que se les aplicará la acción.

Debajo de los contactos, encontrarás un campo donde puedes escribir un nombre identificador para la automatización. Este nombre es únicamente para uso interno, así tú o tu equipo podrán reconocer fácilmente la acción más adelante. Ten en cuenta que el campo tiene un límite de 256 caracteres.

A continuación, aparecerá un menú desplegable donde debes seleccionar el tipo de automatización que deseas ejecutar. En este caso, selecciona “Workflow”, ya que estás utilizando un flujo automatizado previamente configurado para reasignar responsables.

Luego, deberás elegir el workflow específico que deseas ejecutar. Por ejemplo, puedes seleccionar uno llamado “Reasignación masiva”, que esté configurado especialmente para cambiar el responsable de los contactos de forma automática.

Después de seleccionar el workflow, es momento de definir cuándo se ejecutará la automatización. Aquí tienes tres opciones:

• Send All at once: ejecuta la acción con todos los registros al mismo tiempo (ideal para cambios inmediatos).
• Send at scheduled time: te permite programar la ejecución para una fecha y hora específica.
• Send in drip mode: ejecuta la acción por partes, de forma progresiva, lo cual es útil si no quieres sobrecargar el sistema o si prefieres que el proceso se realice de forma más controlada.

Finalmente, en la parte inferior de la ventana, encontrarás dos botones:

• Cancelar: cierra la ventana sin guardar ningún cambio que hayas hecho.
• Add to Automation: confirma y activa la automatización con los contactos seleccionados.

Una vez hagas clic en el botón “Add to Automation”, se mostrará un mensaje de confirmación como el que ves en la imagen.
Este mensaje indica que la automatización fue añadida correctamente y que el proceso con los contactos ya está en curso o ha sido programado según la opción que seleccionaste.

Desde aquí puedes:

• Hacer clic en “Dismiss” para cerrar el mensaje y continuar con tu trabajo.

• O seleccionar “Check Progress” si deseas ver el estado del avance de la automatización en tiempo real.

   

Verificar el Estado de la Reasignación

Si deseas comprobar cómo va el proceso de reasignación, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la sección “Acciones masivas” dentro del módulo de “Contactos”.
2. Allí encontrarás el historial de todas las acciones masivas que has realizado.

Cada acción mostrará su estado actual, el cual puede ser:

• En progreso: La reasignación aún se está ejecutando.
• Completado: El proceso finalizó con éxito.
• Error: Ocurrió un inconveniente durante la reasignación. 

Resultado Esperado

Una vez completada la reasignación:

• Los registros aparecerán bajo la responsabilidad del nuevo usuario asignado.
• Se actualizarán las notificaciones y tareas asociadas.
• Se mantendrá el historial de actividades y notas previas.

Consideraciones Importantes

• Permisos: Asegúrate de tener los permisos necesarios para realizar acciones masivas. Si no ves la opción, contacta al administrador de tu cuenta.
• Revisión previa: Antes de confirmar la reasignación, verifica que los registros seleccionados son los correctos.
• Impacto en flujos: Cambiar el responsable puede afectar flujos de trabajo automatizados. Revisa las automatizaciones asociadas a los registros reasignados. 

Conclusión

La función de reasignación masiva en Ropofy es una herramienta muy util para mantener la organización y eficiencia en la gestión de contactos y oportunidades pero debes tener precaución a la hora de utilizarla, también asegúrate de comunicar los cambios a los miembros del equipo que se encuentran involucrados.