Este artículo proporciona una guía paso a paso para configurar la IA de Conversaciones V3 utilizando el enfoque Guiado por Formulario en Ropofy. Con el método de Formulario Guiado, puedes crear bots sin escribir indicaciones; solo completa un formulario sencillo, define tus objetivos y deja que el sistema gestione la lógica. Es perfecto para construir conversaciones de IA efectivas y alineadas con tu marca rápidamente.

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¿Qué es el Bot de Formulario Guiado?

El Bot de Formulario Guiado es una opción de configuración fácil de usar dentro de la IA de Conversaciones que elimina la necesidad de crear indicaciones manualmente. En su lugar, te guía para crear un bot usando un formulario estructurado. Defines objetivos clave, como recopilar datos de contacto o responder preguntas frecuentes, y el sistema construye un flujo de conversación basado en lógica y objetivos en segundo plano.

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Principales Beneficios del Bot de Formulario Guiado

El Bot de Formulario Guiado es ideal para usuarios que desean una funcionalidad poderosa de bots sin necesitar conocimientos técnicos avanzados. Equilibra la simplicidad con la flexibilidad, permitiendo crear conversaciones de alta calidad en menos tiempo.

• No necesitas escribir indicaciones

• Configuración rápida: crea un bot en menos de 3 minutos

• Respuestas confiables y basadas en lógica, adaptadas a tus entradas

• Manera sencilla de captar clientes potenciales y calificar contactos

• Plantillas reutilizables de bots para múltiples campañas

• Funciona perfectamente con los flujos de IA de Conversaciones y etiquetado

• Reduce la repetición e incrementa el engagement
• Adapta los seguimientos según lo que el usuario ya compartió
• Redirige suavemente las respuestas fuera de tema nuevamente al formulario
• Indicaciones empáticas que aún así avanzan con el formulario
• Ayuda a reducir abandonos y mejorar las tasas de finalización

Cómo Configurar el Bot de Formulario Guiado

Sigue esta guía paso a paso para configurar tu Bot de Formulario Guiado, definir su comportamiento y conectarlo con acciones clave dentro de tu CRM.

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Paso 1: Accede a la Página de Crear Bot

Para comenzar:

1. Ve a IA de Conversaciones → Bots en el menú lateral.

2. Haz clic en Crear Bot.

3. La interfaz de Formulario Guiado se abre por defecto.

Paso 2: Ingresa Información de Marca (Opcional)

Aunque es opcional, agregar información de marca ayuda a personalizar el tono y la personalidad de tu bot.

• Nombre del negocio

• Tipo de negocio

• Tono de voz (por ejemplo: profesional, amigable, casual)

Esto permite que la IA responda de manera más natural, en un tono acorde con la identidad de tu marca.

Paso 3: Configura Ajustes Básicos del Bot

Estos ajustes principales determinan cómo actúa tu bot en las conversaciones:

• Mensaje Inicial: Lo primero que el bot dirá a los usuarios.
• Si se configura Mensaje Inicial: el bot envía el Mensaje Inicial por sí mismo y el flujo del Formulario Guiado (objetivos/preguntas) comienza con el siguiente mensaje del usuario. Antes, el primer paso del flujo se añadía inmediatamente después del Mensaje Inicial.
• Si el Mensaje Inicial no está configurado: el bot inicia el flujo del Formulario Guiado de inmediato en el primer mensaje (sin cambios).
• Idioma: Selecciona el idioma que debería usar tu bot.
• Nombre del Bot: Ponle un nombre identificador a tu bot.
• Tipo de Comportamiento:
  • Auto-Pilot: Totalmente automatizado.
  • Sugerente: Envía sugerencias de respuesta al usuario.

Paso 4: Define Objetivos y Preguntas

Agrega todos los objetivos que quieras que el bot complete.

• Usa el botón Agregar Pregunta / Objetivo para crear cada uno.
• Activa Omitir si ya está llenado para evitar pedir datos que ya tienes del contacto.
• Arrastra y suelta las preguntas para reordenarlas.

Casos de uso comunes:

• Solicitar nombre, correo electrónico, teléfono
• Calificar un lead con preguntas de Sí/No
• Ofrecer enlaces de agendamiento

Instrucciones Adicionales (Basadas en Formulario)

Utiliza Instrucciones Adicionales para dar a tu bot contexto extra y límites claros, de modo que siga tus procesos de manera consistente y maneje casos especiales con confianza. Límite de caracteres: Hasta 2.000 caracteres (previamente 1.200).

Mejores prácticas

• Define el papel y los límites del bot.
• Utiliza reglas claras de qué hacer y qué no hacer para escenarios complejos.
• Mantén los puntos breves; coloca los pasos críticos al inicio.

Dónde encontrarlo

1. Ve a IA de Conversaciones → Bots → Crear Bot (Formulario Guiado).
2. Abre Objetivos y Preguntas y ubica Instrucciones Adicionales.
3. Ingresa tus guías y haz clic en Guardar.

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Paso 5: Configura Acciones para Cada Objetivo

Una vez que hayas definido tus preguntas, determina qué debe hacer el bot cuando los objetivos se completen.

Las opciones incluyen:

• Disparar un Workflow (por ejemplo, inscribir en una secuencia de emails)
• Actualizar un Campo Personalizado (por ejemplo, guardar "Horario de Contacto Preferida")
• Asignar Etiquetas (por ejemplo, "Interesado en Demostración")

Estas acciones ayudan a automatizar y personalizar los seguimientos según las respuestas del usuario.

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Paso 6: Revisión Final y Configuración Adicional

Antes de guardar tu bot, revisa todas las secciones para asegurarte de que todo esté correcto. Luego, configura ajustes avanzados si es necesario:

• Disponibilidad del Bot: Establece horario/días de disponibilidad.
• Canales: Elige dónde estará activo el bot (SMS, Chat Web, Instagram, etc.).
• Mensaje Alternativo: Mensaje personalizado si el bot no puede responder a una pregunta.

Haz clic en Guardar para lanzar el bot. ---

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo cambiar entre el Formulario Guiado y bots basados en indicaciones?

¡Sí! Desde la pantalla de creación del bot, haz clic en la flecha desplegable junto a “Crear Bot” para elegir el método de configuración.

P: ¿Puedo editar el bot luego de crearlo?

Por supuesto. Solo abre el bot desde el Gestor de Bots y haz clic en “Editar”.

P: ¿Qué ocurre si el usuario no responde a una pregunta?

El bot puede reintentar, avanzar o terminar la conversación, según cómo hayas configurado cada objetivo.

P: ¿Puedo duplicar un bot?

Sí. Usa la opción Duplicar en el menú del bot para reutilizar una configuración.

P: ¿Puedo usar bots de Formulario Guiado en canales como Instagram o WhatsApp?

Sí, siempre que esos canales estén integrados en tu configuración de Ropofy.

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Próximos Pasos

• Prueba tu Bot: Utiliza la ventana de chat para validar la configuración y asegurar que los objetivos se disparan como esperas.
• Monitorea las Conversaciones: Da seguimiento al engagement en la vista de Conversaciones para ver cómo interactúan los usuarios.
• Usa con Workflows: Aprovecha los disparadores y acciones en Workflows para automatizar el proceso de nutrición de leads.
• Explora Variantes de Bots: Crea variaciones del bot para diferentes casos de uso como soporte al cliente o registro a eventos.