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Conversation AI - Acción de Seguimiento Automático

La función de Seguimiento Automático en la AI de Conversación de Ropofy permite que tu bot envíe automáticamente mensajes salientes oportunos a los contactos que se han vuelto inactivos, han solicitado un seguimiento o han dejado de responder, eliminando así las tareas de seguimiento manual y los flujos de trabajo complejos. Esta automatización inteligente te ayuda a aumentar la participación y cerrar más acuerdos, manteniendo siempre conversaciones naturales y receptivas. ---

¿Qué es el Seguimiento Automático en la AI de Conversación?


El Seguimiento Automático es una herramienta de automatización inteligente dentro de la AI de Conversación de Ropofy que detecta cuando un contacto se desconecta, se vuelve inactivo o solicita un seguimiento futuro, y luego programa y envía mensajes de seguimiento automáticamente. Aprovechando la IA, el sistema reconoce escenarios comunes de abandono—como cuando un usuario dice que está ocupado, solicita un seguimiento para una hora específica o simplemente no responde—y asegura que tus prospectos permanezcan comprometidos sin requerir intervención manual.

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Beneficios Clave de la Acción de Seguimiento Automático en la AI de Conversación

  • Reduce la carga manual: Automatiza los mensajes de seguimiento para que tu equipo pase menos tiempo en tareas repetitivas de contacto.
  • Aumenta la participación: Envía seguimientos personalizados y a tiempo que mantienen las conversaciones activas.
  • Minimiza la fuga de prospectos: Se asegura de que cada contacto reciba un seguimiento para que ningún lead sea pasado por alto o se olvide.
  • Soporta mensajes personalizados: Permite usar seguimientos generados por IA o redactar y controlar el mensaje tú mismo.
  • Se integra con flujos de trabajo: Activa acciones como etiquetar contactos, asignar conversaciones o notificar usuarios automáticamente.
  • Respeta el horario laboral: Solo envía seguimientos durante las horas de trabajo que definas.
  • Cambia de canal dinámicamente: Cambia entre canales (como Chat en Vivo a SMS) para mejorar la entregabilidad y alcance.
  • Ofrece total visibilidad: Muestra todos los seguimientos programados en el panel de Información de Respuesta para que puedas monitorear lo que sucede.
  • Seguimientos que respetan el idioma: Si un contacto tiene un idioma preferido, los seguimientos programados se envían automáticamente en ese idioma. No se requiere configuración adicional.
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Cómo Configurar el Seguimiento Automático en la AI de Conversación

Una configuración adecuada de Seguimiento Automático asegura que tu bot de AI de Conversación pueda reactivar prospectos de forma efectiva y alinearse a las necesidades de tu negocio. Sigue estos pasos para habilitar y configurar el Seguimiento Automático:

Nota: No actives otro seguimiento a través de un flujo de trabajo—esto rompe la lógica de seguimiento.

  1. Inicia sesión en tu subcuenta.

  2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en Agentes de IA.

  3. Selecciona AI de Conversación.

  4. Elige una de las siguientes opciones:

    1. Crea un nuevo bot. (Sigue esta guía para configurar un nuevo bot: Configurando la AI de Conversación)
    2. Desde la Lista de Agentes, haz clic en los tres puntos junto al nombre de un bot existente y luego en Editar.

Paso 2: Abre Objetivos del Bot

  1. Dentro del bot seleccionado, haz clic en Objetivos del Bot en la navegación superior.
  2. Desplázate hasta encontrar Configura tus Acciones.
  3. Dentro de esa sección, haz clic en Seguimiento Automático.

Paso 3: Activa los Escenarios de Seguimiento

Cada escenario de seguimiento define cuándo el bot debe enviar recordatorios. Ropofy soporta actualmente 3 escenarios principales:

Escenario 1: El contacto dejó de responder

  1. Activa el botón Habilitar este escenario.
  2. Puedes añadir hasta 5 secuencias de seguimiento para esta condición.
  3. Para cada secuencia:
    • Configura el tiempo de espera en horas, días o minutos.
    • Elige Dejar que la IA envíe el mensaje (Genera mensajes contextuales automáticamente basados en la conversación).
    • O bien, desactívalo e ingresa un mensaje personalizado manualmente.
    • Activar un flujo de trabajo (Opcional): Activa si deseas disparar un flujo de trabajo existente y selecciónalo de la lista.
  4. Haz clic en el botón + Agregar seguimiento para añadir una nueva secuencia.

Escenario 2: El contacto se marcó como ocupado

  1. Activa el botón Habilitar este escenario.
  2. Puedes añadir hasta 5 secuencias de seguimiento para esta condición.
  3. Repite los mismos pasos de configuración anteriores:
    • Configura el tiempo de espera
    • Elige mensaje generado por IA o personalizado
    • Asigna un flujo de trabajo (opcional)

Escenario 3: El contacto solicitó un seguimiento

  1. Activa el botón Habilitar este escenario.
  2. Puedes añadir hasta 5 secuencias de seguimiento para esta condición.
  3. Repite el mismo proceso:
    • Configura el tiempo de espera (La primera secuencia para este escenario estará predefinida según la solicitud del contacto)
    • Elige mensaje generado por IA o personalizado
    • Asigna un flujo de trabajo (opcional)

Paso 4: Configuración de Seguimiento

Para maximizar la participación y respetar las preferencias de horario, configura estas opciones avanzadas:

A. Define Horario Activo para el Seguimiento

Nota: Esta configuración SÓLO aplica para mensajes de seguimiento, no para las conversaciones principales del bot de IA.
  1. Haz clic en Configuración de Seguimiento.
  2. Activa la opción Definir horario activo para seguimiento.
  3. Elige zona horaria: de Contacto o de Negocio.
    Los seguimientos solo se enviarán durante las horas activas especificadas, según la zona horaria seleccionada. Si no se encuentra la zona horaria del contacto, se utilizará la zona horaria de negocio.
  4. Configura las Horas Activas específicas en las que se enviarán mensajes de seguimiento (por ejemplo, 9 AM – 6 PM).
  5. Si está deshabilitado, los mensajes se enviarán sin importar la hora.
  6. Haz clic en Guardar.

B. Habilitar el Cambio Dinámico de Canal

  1. Haz clic en Configuración de Seguimiento.
  2. Activa el Cambio Dinámico de Canal.
  3. Esto permite que la IA cambie automáticamente a otro canal disponible si el original se vuelve inactivo.
    • Por ejemplo: si el contacto no responde en Chat en Vivo, el bot puede hacer el seguimiento por SMS, Facebook Messenger, Instagram o WhatsApp, dependiendo de los canales disponibles.
  4. Haz clic en Guardar.

Paso 5: Guarda tu configuración de seguimiento

  1. Por último, haz clic en el botón global Guardar para confirmar y activar las Acciones de Seguimiento para el bot.
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Detección Inteligente de Escenarios de Abandono

Seguimiento Automático evalúa el contexto de la conversación antes de enviar un mensaje programado. Si la conversación parece estar cerrada o el seguimiento ya no es apropiado, el sistema omite o cancela el seguimiento automáticamente. (No se requiere configuración adicional.)

El Seguimiento Automático se suprime cuando el contacto:

  • Está descalificado (por ejemplo, fuera del área de servicio).
  • Muestra desinterés o se da de baja (por ejemplo, “No me interesa”, “Deja de enviarme mensajes”).
  • Responde con enojo o frustración (por ejemplo, “Déjame en paz”, “Esto es spam”).
  • Finaliza la conversación con un cierre suave que indica término (por ejemplo, “Gracias por la charla”, “Avísame si necesitas algo más”).
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Cambio Dinámico de Canal

Para maximizar la participación, el Seguimiento Automático puede cambiar de canal si un contacto no responde, ayudando a llegar donde es más probable que el contacto conteste.

  • Cambia de Chat en Vivo a SMS si el chat está inactivo y hay un número de teléfono disponible.
  • En plataformas como Facebook, Instagram o WhatsApp, cambia a SMS si no hay respuesta en 24 horas.
  • Esta función es opcional y se puede desactivar.
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Visibilidad Completa en Información de Respuesta de IA

Todos los seguimientos programados se muestran en el panel de Información de Respuesta, ofreciendo total transparencia y control sobre tus mensajes automatizados.

  • Haz seguimiento fácilmente a los recordatorios pendientes y sus motivos.
  • Mantén supervisión de toda la comunicación automatizada.
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Preguntas Frecuentes

P: ¿Por qué el Seguimiento Automático no envió un mensaje que programé?

El Seguimiento Automático puede omitir o cancelar un mensaje programado si el contexto de la conversación indica que no es apropiado (por ejemplo, el contacto se dio de baja, mostró desinterés, fue descalificado o la conversación terminó naturalmente).

P: ¿Qué ocurre si un contacto responde antes del seguimiento programado?

El cronograma de seguimiento se reinicia automáticamente y no se enviarán más mensajes de seguimiento para esa conversación.

P: ¿Qué son los seguimientos según zona horaria?

Los seguimientos según zona horaria te permiten decidir si los mensajes de Seguimiento Automático se envían según la zona horaria de tu empresa o del contacto.

P: ¿Cuál es la diferencia entre Zona Horaria de Negocio y Zona Horaria de Contacto?

  • Zona Horaria de Negocio: Los seguimientos respetan el horario laboral definido para la ubicación de tu empresa.
  • Zona Horaria de Contacto: Los seguimientos se programan según la hora local del contacto (cuando esté disponible), para que reciba mensajes en su propio horario laboral.

P: ¿Cómo aplican las horas laborales con la detección de zona horaria activada?

Los seguimientos sólo se envían durante las horas activas que definas (por ejemplo, 9 AM–5 PM). Esas horas se aplican según la zona horaria que elijas: Contacto o Negocio.

P: ¿Qué pasa si no está disponible la zona horaria del contacto?

Si no podemos detectar o encontrar la zona horaria de un contacto, el sistema utilizará la Zona Horaria de Negocio y respetará el horario laboral de tu empresa.

P: ¿Puedo personalizar los mensajes de seguimiento enviados por el bot?

Sí, puedes utilizar mensajes generados por IA o escribir tus propios mensajes personalizados de seguimiento.

P: ¿Qué canales soporta el Seguimiento Automático para enviar mensajes?

El Seguimiento Automático funciona en Chat en Vivo, SMS, Facebook, Instagram y WhatsApp, con cambio dinámico de canal disponible si es necesario.

P: ¿Cómo evito que mis contactos se sientan abrumados con recordatorios?

Usa intervalos realistas de espera y evita enviar demasiados seguimientos en periodos cortos para mantener una experiencia positiva para el usuario.

P: ¿Dónde puedo ver todos los seguimientos programados?

Todos los seguimientos programados son visibles en el panel de Información de Respuesta para total transparencia.

P: ¿Qué pasa si el bot está inactivo?

No se enviarán mensajes de seguimiento si el bot está inactivo.

P: ¿Los seguimientos coinciden con el idioma del contacto? Sí. Si un contacto tiene un idioma preferido configurado, la AI de Conversación enviará los seguimientos en ese idioma por defecto.

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