Este artículo te guiará en la configuración y ajuste de Conversation AI para que puedas aprovechar al máximo el poder de la inteligencia artificial conversacional dentro de tus subcuentas de Ropofy!
---¿Qué es Conversation AI?
Conversation AI es un sistema avanzado de comunicación que automatiza las interacciones con los clientes mediante bots impulsados por IA, diseñados para proporcionar interacciones más inteligentes, flexibles y eficientes al gestionar consultas, brindar soporte y optimizar la comunicación en múltiples canales.
---Beneficios clave de Conversation AI
- Soporte Multibot: Gestiona varios bots para tratar distintos tipos de conversaciones, asegurando respuestas especializadas para diversas tareas.
- Bot Primario para Conversaciones Entrantes: Designa un bot primario para gestionar todos los mensajes entrantes que no se generen dentro de los flujos de trabajo, agilizando la comunicación.
- Integración en Flujos de Trabajo: Utiliza bots adicionales para responder dentro de flujos de trabajo, permitiendo interacciones automatizadas y específicas según el contexto.
- Soporte Multicanal: Permite que los bots se comuniquen a través de canales como SMS, correo electrónico, Facebook, Instagram y chat en vivo.
Pruebas y Feedback en Tiempo Real: Usa la ventana de chat para probar, dar retroalimentación y perfeccionar el bot durante la configuración, permitiendo ajustes inmediatos.
Acciones de Reservas de Citas: Automatiza la programación con acciones como enviar enlaces de reserva, transferir a otro bot de IA y activar flujos de trabajo después de reservas.
Gestión Automática de Transcripciones: El mejoramiento en el análisis de mensajes previos ya está habilitado y los pasos de configuración siguen siendo los mismos.
Alineación de Terminología: La interfaz del bot respeta los nombres personalizados de tus objetos estándar (por ejemplo, Contactos, Oportunidades) para que los equipos utilicen términos familiares.
Consejo: no necesitas cambiar la configuración para beneficiarte de la mejora de transcripción/historial.---
Creación de Bots de Conversation AI
¡Crear un bot de IA conversacional en Ropofy puede ser un proceso muy rápido y sencillo! Los siguientes pasos te ayudarán a poner en marcha un bot de IA conversacional para tu subcuenta:
Crear un Bot: Haz clic en el botón “Crear Bot” en el panel de Conversation AI.
Selecciona una Plantilla de Prompt: Elige una plantilla de prompt que se adapte al objetivo del bot. Puedes editar completamente la información de la plantilla después de crear tu bot. Las plantillas están diseñadas para ayudarte a empezar, o para clientes con poca experiencia personalizando prompts de IA.
- Plantilla General de Preguntas y Respuestas: Diseñada para orientar las respuestas del bot en la gestión de soporte al cliente y consultas generales.
- Plantilla de Reservas de Citas: Diseñada para orientar las respuestas del bot en la programación y gestión de citas.
Configura el Estado del Bot: Esto controla cómo interactúa el bot con los mensajes entrantes. Hay tres estados diferentes para elegir:
Apagado: El bot está inactivo y no responderá a ningún mensaje.
Sugerencia: El bot genera sugerencias de respuesta que aparecen en el compositor de mensajes. Los usuarios pueden revisar, editar y enviar estas sugerencias manualmente.
Piloto Automático: El bot responde automáticamente a los mensajes entrantes en nombre del negocio, sin intervención manual.
Asigna Canales: En la configuración del bot, asigna todos los canales de comunicación en los que quieres que el bot primario se comunique (por ejemplo, SMS, correo electrónico, Facebook, Instagram, chat en vivo). El bot primario gestionará todos los mensajes entrantes no iniciados en un flujo de trabajo.
Establece el Bot como Primario (opcional): El bot “Primario” responderá todas las conversaciones entrantes en tu bandeja de entrada que no hayan sido tratadas por otro bot desde un flujo de trabajo. Solo un bot puede ser designado como primario a la vez.
IMPORTANTE: Seleccionar una "Plantilla de Bot" al crear tu bot SOLO afectará a los "Prompts" de tu bot de IA conversacional.---
Siempre puedes sobrescribir lo que incluya la plantilla seleccionada, pero al elegir una plantilla, Ropofy llenará por defecto las áreas necesarias para crear prompts de bot fundamentales.
Bots Primarios vs No Primarios
Tanto los bots primarios como los no primarios de Conversation AI serán la piedra angular de tu estrategia de comunicación. Asignar correctamente los canales de comunicación a ambos tipos de bots es esencial para un funcionamiento fluido y una mejor interacción con el cliente.
Bot Primario
- Gestiona todas las conversaciones entrantes generales que no sean transferidas a otro bot desde un flujo de trabajo.
- Asigna todos los canales relevantes al bot primario para garantizar que gestione las conversaciones entrantes por esos canales.
Bots No Primarios
- Asigna canales específicos según el flujo de trabajo donde quieras que opere el bot.
- Asegúrate de que los canales en el flujo de trabajo coincidan con los canales asignados al bot.
¿QUIERES SABER MÁS? Haz clic aquí para aprender más sobre las diferencias entre los bots primarios y no primarios de IA conversacional.
Funciones y Configuraciones Avanzadas
Las funciones avanzadas te permiten personalizar el comportamiento del bot, configurando tiempos de espera, límites de mensajes, modo suspensión y preguntas frecuentes. Estas opciones ayudan a controlar el tiempo de respuesta, evitar interrupciones y asegurar respuestas precisas a preguntas comunes.
Tiempo de Espera Antes de Responder: Ajusta el retraso en las respuestas para crear un flujo natural.
Límite Máximo de Mensajes: Establece el tope de mensajes por interacción.
Enviar Bot a Dormir: Desactiva temporalmente el bot durante intervenciones manuales o en flujos de trabajo.
Consejo: Para cambiar las etiquetas de objetos estándar de CRM que se muestran en Conversation AI, renómbralas en Ajustes → Objetos a nivel de subcuenta.
¿QUIERES SABER MÁS? Haz clic aquí para aprender más sobre las configuraciones avanzadas de Conversation AI.
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Entrenamiento del Bot
El entrenamiento del bot ayuda a mejorar la precisión y relevancia de las respuestas usando dos funciones clave: el Rastreador Web y las Respuestas Personalizadas del Bot (FAQs). Estas herramientas proporcionan al bot la información necesaria para gestionar eficazmente las consultas de los clientes.
- Rastreador Web: El Rastreador Web te permite mejorar el entrenamiento de tu bot recolectando datos de diferentes fuentes online, asegurando respuestas precisas y contextuales. Se puede configurar para extraer información de URLs específicas, directorios, dominios completos e incluso documentos de Google.
- Respuestas Personalizadas del Bot (FAQs): Permite especificar respuestas exactas para preguntas frecuentes, asegurando coherencia y precisión. Si el usuario realiza una pregunta que coincide o se parece a una FAQ, el bot proporciona la respuesta que has configurado en esa sección.
¿QUIERES SABER MÁS? Haz clic aquí para aprender más sobre el entrenamiento de tus bots de Conversation AI.
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Objetivos del Bot
Los objetivos definen la personalidad del bot, su intención e instrucciones adicionales para alinearlo con las necesidades de tu empresa. Configurando estos parámetros, ayudas a que el bot mantenga el tono adecuado y foco, ya sea para resolver consultas o generar clientes potenciales.
Prompt
El prompt define el comportamiento principal del bot combinando personalidad, intención e información adicional. Esto ayuda a guiar las respuestas del bot asegurando que se adapten a las necesidades de tu empresa y estilo de comunicación.
Nota sobre formulario guiado (Form-Based):
El campo Instrucciones adicionales en los bots basados en formulario admite hasta 2,000 caracteres (anteriormente 1,200).
Para detalles de configuración, consulta Configuración de formulario guiado para Conversation AI
Consejo Ropofy Pro: Evita incluir detalles sobre los espacios de calendario en los prompts de reservas de cita. Esto puede provocar respuestas incorrectas del bot, comúnmente llamadas “alucinaciones”.
- Personalidad: La personalidad determina el tono de las respuestas del bot, como amigable, profesional o formal, para que coincida con el estilo de comunicación de tu marca.
Algunos ejemplos de personalidades diferentes que puedes usar para tu IA conversacional serían: - Amigable: Casual y accesible.
- Profesional: Formal y de negocios.
- Formal: Reservado y altamente estructurado.
- Intención: La intención especifica el objetivo principal del bot, como resolver consultas, generar leads o proporcionar información.
Algunos ejemplos de diferentes intenciones: - Resolver Consultas: Foco en responder preguntas de clientes.
- Generar Leads: Guía las conversaciones hacia la generación y conversión de clientes potenciales.
- Información Adicional: Permite proveer instrucciones o detalles específicos para personalizar las respuestas del bot con mayor precisión.
Acciones para la Reserva de Citas
Las acciones de reserva de citas ayudan al bot a facilitar la programación enviando enlaces de reserva, transfiriendo conversaciones a empleados o activando flujos de trabajo después de agendar una cita.
NOTA: Estas acciones son independientes de la plantilla de prompt de "Reserva de Citas" seleccionada durante la creación del bot y se enfocan específicamente en automatizar tareas relacionadas con la gestión de reservas.
- Elegir un Calendario: Para asignar acciones de reserva de cita a tu bot de IA conversacional primero deberás elegir el calendario que deseas que consulte y agende. Usa el menú desplegable para seleccionarlo entre los calendarios existentes de tu subcuenta.
- Enviar Enlace de Reserva: En vez de mostrar horarios disponibles, el bot puede enviar un enlace directo de reserva a los clientes. Ideal para negocios que prefieren que el cliente escoja directamente en el calendario.
- Pausar tras la Reserva: Desactiva respuestas adicionales del bot después de agendar exitosamente una cita. Así el bot no continúa la conversación innecesariamente.
- Transferir a un Empleado: Permite que el bot actual entregue la conversación a otro bot de IA, facilitando la especialización según contexto y tipo de consulta. La transferencia es fluida, permitiendo al nuevo bot continuar la conversación sin interrupción.
- Caso de uso: Cuando un bot de soporte general debe transferir a un bot de reservas o especializado.
- Activar Flujo de Trabajo Tras Reserva: Automatiza seguimientos o notificaciones tras agendar una cita. Envía correos de confirmación, recordatorios o notificaciones internas al programar la cita.
- IMPORTANTE: Debes PRIMERO crear el flujo de trabajo que deseas activar, y después podrás conectarlo con tu bot.
Prueba y Entrena tu Bot en Tiempo Real
La ventana de chat en las secciones de Entrenamiento y Objetivos te permite probar y ajustar tu bot mientras lo configuras. Esta función en tiempo real garantiza que tu bot funcione correctamente antes de estar en producción.
Chatea con el Bot: Mantén conversaciones completas con el bot sin límites y sin costo. Así entiendes cómo responde ante diferentes consultas.
Da Feedback de las Respuestas: Comenta sobre las respuestas del bot. El feedback positivo mejora el comportamiento del bot, mientras que el negativo crea automáticamente una nueva entrada en la sección de FAQs.
Edita los Prompts: Actualiza la personalidad, intención e información adicional del bot directamente durante la prueba haciendo clic sobre el icono de edición junto a los botones de feedback.
Reinicia la Conversación: Tras modificar, reinicia la conversación sin recargar el navegador. Así puedes probar cambios de inmediato y perfeccionar tu bot continuamente.
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- Gestionando Acciones de Flujo de Trabajo con Conversation AI
- Entrenando tu Bot para Mejor Rendimiento
- Solución de Problemas de Bots
Siguientes Pasos
Continúa aprendiendo sobre Conversation AI y su configuración:
- Verifica el bot primario y la asignación de canales.
- Crea bots para tareas específicas de flujos de trabajo.
- Explora funciones y flujos de trabajo avanzados para optimizar la interacción con los clientes.
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