Firmas en Documentos y Contratos – Ropofy

La funcionalidad de Firmas en Ropofy permite enviar documentos digitales a los clientes para que puedan revisarlos y firmarlos electrónicamente, agilizando procesos de aprobación, aceptación de propuestas y formalización de acuerdos.

1. Uso de firmas dentro de un documento

Al crear o editar un documento desde el módulo Documents & Contracts, el usuario puede agregar campos rellenables. Entre estos se encuentra el campo Signature, el cual se utiliza para solicitar la firma del cliente.

Este campo se añade desde el panel Add an Element, dentro de la sección Fillable Fields. Una vez agregado al documento, el sistema entiende que el archivo requiere una firma para poder completarse.

Cuando el documento es enviado:

• El cliente recibe el documento por el canal configurado (por ejemplo, correo electrónico).

• El cliente puede abrir el documento, revisar su contenido y firmarlo directamente de manera digital.

• La firma queda asociada al documento como evidencia de aceptación.

2. Experiencia del cliente al firmar

El cliente no necesita crear una cuenta ni realizar configuraciones adicionales. Simplemente:

• Accede al documento.

• 

• Visualiza el contenido completo.

• Coloca su firma en el campo indicado.

• 

• Se pueden establecer 2 topos de firmas, una "predefinida" o una "dibujada" para poder firmar como se ve
  • Predefinida: esta se puede editar y definir con distintos tipos de letras y colores
    
    
  • Dibujada: esta permite "Dibujar" tanto con el celular como con el mouse sobre un lienzo para digitar la firma
    
     

• Confirma el envío del documento firmado.

• 

Una vez firmado, el documento cambia automáticamente de estado dentro del sistema.

3. Gestión y visualización de documentos

Desde el apartado principal Documents & Contracts, el usuario puede:

• Ver el listado de todos los documentos creados.

• Identificar el estado de cada documento, como:

  • Draft (Borrador)

  • Waiting for others (Pendiente de firma)

  • Completed (Firmado y finalizado)

  • Archived (Archivado)

• Consultar cuáles documentos ya han sido firmados y completados.

• Revisar información clave como cliente asociado, fecha de modificación y valor del documento.

Esto permite un control claro del ciclo de vida de cada documento y facilita el seguimiento de firmas pendientes o completadas.