Saltar al contenido principal

Pagos – Facturas y Presupuestos

Actualización

1. Ubicación del módulo Payments

El módulo Payments se encuentra en el menú lateral izquierdo de la plataforma Ropofy. Este módulo centraliza todas las funcionalidades relacionadas con facturación, cotizaciones, suscripciones, enlaces de pago y transacciones.

Al hacer clic en Payments, en la barra superior se despliega un menú horizontal con las siguientes secciones:

  • Payments
  • Invoices & Estimates
  • Documents & Contracts
  • Orders
  • Subscriptions
  • Payment Links
  • Transactions
  • Products
  • Coupons
  • Settings
  • Integrations

Para la gestión de facturas y cotizaciones, el flujo comienza específicamente en Invoices & Estimates.

2. Sección Invoices & Estimates

Esta sección permite crear, administrar y dar seguimiento tanto a facturas (Invoices) como a cotizaciones (Estimates). Al posicionarse sobre esta opción se despliega un submenú con las siguientes alternativas:

  • All Invoices
  • Recurring Invoices
  • Templates
  • Estimates

Cada una de estas opciones cumple un rol específico dentro del proceso de facturación.

 

3. Vista principal – All Invoices

Al ingresar a All Invoices, se muestra el listado general de todas las facturas creadas en la cuenta.

3.1 Resumen superior

En la parte superior se presentan tarjetas de resumen que permiten visualizar rápidamente el estado financiero:

  • Invoices in Draft: facturas aún no enviadas.
  • Invoices in Due: facturas pendientes dentro del plazo.
  • Invoices received: facturas pagadas.
  • Invoices Overdue: facturas vencidas.

Cada tarjeta muestra el total acumulado en la moneda configurada (en este caso COP).

3.2 Filtros y búsqueda

Debajo del resumen se encuentran las herramientas de control:

  • Filtro por rango de fechas (Start Date – End Date).
  • Campo de búsqueda por nombre de factura, número o cliente.
  • Botón de filtros avanzados.

Estas opciones facilitan la localización rápida de facturas específicas.

3.3 Tabla de facturas

El listado principal presenta una tabla con las siguientes columnas:

  • Invoice Name: nombre asignado a la factura.
  • Invoice Number: número único de identificación.
  • Customer: cliente asociado.
  • Issue Date: fecha de emisión.
  • Amount: valor total de la factura.
  • Status: estado actual (Draft, Sent, Overdue, Paid).

Cada fila incluye un menú de acciones para gestionar la factura individualmente.

 

4. Creación de una nueva factura (New Invoice)

Desde la vista All Invoices, en la esquina superior derecha se encuentra el botón + New. Al hacer clic se despliegan tres opciones:

  • New Invoice
  • New Recurring Invoice
  • Import Invoices using CSV

4.1 New Invoice

Esta opción permite crear una factura única para un cliente.

5. Maquetador de New Invoice

Al seleccionar New Invoice, se abre el editor de facturas dividido en dos paneles:

  • Panel izquierdo: formulario de configuración.
  • Panel derecho: vista previa en tiempo real del documento.

5.1 Business & Customer Information

Business Information

Muestra la información del negocio emisorio de la factura, previamente configurada en Settings:

  • Nombre del negocio.
  • Sitio web.
  • Logo.

Esta información es editable mediante el ícono de edición y se refleja automáticamente en la vista previa.

Customer Information

Permite seleccionar el cliente al cual se le emitirá la factura:

  • Campo desplegable Select Customer.
  • Al seleccionar un cliente, se cargan automáticamente sus datos fiscales y de contacto.

Opcionalmente se puede enlazar la factura a una oportunidad mediante Link Opportunity.

 

5.2 Invoice Settings

Sección destinada a la configuración básica de la factura:

  • Invoice Number: número único de la factura (editable).
  • Issue Date: fecha de emisión.
  • Due Date: fecha de vencimiento.

Estos datos definen la validez legal y el control de pagos de la factura.

 

5.3 Add Products

Permite agregar productos o servicios a la factura:

  • Botón Add Product para seleccionar productos existentes del catálogo.
  • Posibilidad de agregar productos manualmente.
  • Columnas visibles:
    • Item
    • Price
    • Quantity
    • Tax
    • Subtotal

Existe un interruptor Enable Tax Automatically para aplicar impuestos de forma automática según la configuración del sistema.

 

5.4 Subtotal y ajustes de valor

Debajo del listado de productos se encuentran las opciones de cálculo:

  • Subtotal: suma de los productos.
  • Add Discount: permite aplicar descuentos.
  • Add Tax: permite agregar impuestos manuales.
  • Add Payment Schedule: define pagos parciales o cuotas.

El resultado final se muestra en Amount Due.

 

5.5 Additional Options

Opciones adicionales para complementar la factura:

  • Terms and Conditions: agregar términos legales.
  • Charge Late Fees: aplicar cargos por mora.
  • Charge Processing Fees: cargos por procesamiento de pago.
  • Include Tipping: habilitar propinas.
  • Add Attachment: adjuntar archivos.

 

6. New Recurring Invoice

Esta opción permite crear facturas recurrentes que se envían automáticamente en intervalos definidos.

El maquetador es similar al de una factura normal, pero incluye una sección adicional:

6.1 Recurring Invoice Settings

  • How often: frecuencia de envío (mensual, semanal, anual, etc.).
  • Start Date: fecha de inicio.
  • End Date: fecha de finalización.
  • Send invoice X days in advance: envío anticipado antes de la fecha de cobro.

Estas configuraciones permiten automatizar la facturación periódica.

 

7. Import Invoices using CSV

Permite importar facturas existentes desde otros sistemas mediante un archivo CSV.

ejemplo de SVG: Ejemplo SVG

Este proceso es útil para migraciones o cargas masivas de información histórica.

 

8. Settings de Invoices & Estimates

Desde Invoices & Estimates > Settings se configuran los parámetros globales de documentos:

8.1 Business Information

  • Logo del negocio.
  • Nombre comercial.
  • Teléfono.
  • Dirección.
  • País, estado, ciudad y código postal.
  • Sitio web.

Esta información se utiliza automáticamente en facturas y cotizaciones.

8.2 Otras configuraciones disponibles

  • Email Configurations: plantillas de envío.
  • Title, Terms and Layout: diseño del documento.
  • Payment Settings: métodos de pago.
  • Product Settings: comportamiento de productos.
  • Reminder Settings: recordatorios automáticos.
  • Billing Custom Fields: campos personalizados.
  • Notifications: notificaciones del sistema.

9. Estimates (Cotizaciones)

Dentro de Invoices & Estimates, la sección Estimates permite gestionar cotizaciones.

9.1 Vista principal de Estimates

Incluye tarjetas de resumen:

  • Sent
  • Accepted
  • Declined
  • Invoiced

Y un listado con filtros similares al de facturas.

9.2 New Estimate

El flujo de creación es equivalente al de una factura, con diferencias clave:

  • Estimate Number en lugar de Invoice Number.
  • Issue Date y Expiry Date.
  • Opción de convertir la cotización en factura una vez aceptada.

La vista previa muestra el documento como ESTIMATE.

Artículos relacionados

Comentarios

0 comentarios

Inicie sesión para dejar un comentario.