Comprendiendo el Dashboard en Ropofy

Introducción

Qué fin tiene la guía

Esta guía te ayudará a entender el módulo de dashboards (tableros) en Ropofy, una herramienta clave para visualizar información comercial relevante como oportunidades, embudos, valores monetarios y tasas de conversión. Su propósito es que aprendas a interpretar correctamente lo que ves allí, y cómo esta información puede ayudarte a tomar mejores decisiones en tu negocio.

¿Qué es?

El dashboard es una vista central de análisis que recopila datos desde diferentes partes del sistema: pipelines, oportunidades, flujos de trabajo y embudos. No es un lugar para crear oportunidades directamente, sino para ver, de forma visual y segmentada, cómo se comporta tu proceso comercial en tiempo real.

¿Para qué sirve?

Sirve para obtener claridad sobre el rendimiento de tus oportunidades de negocio, entender cuántas están en curso, cuántas se han ganado o perdido, cuál es el valor económico que representan, y qué tan efectivo es tu proceso de conversión de clientes.

¿En qué casos se usa?

• Para medir el rendimiento de tu equipo comercial.

• Para analizar el avance de prospectos en el embudo de ventas.

• Para proyectar ingresos potenciales.

• Para detectar cuellos de botella o pérdidas de oportunidades.

• Para generar reportes comparativos entre periodos.

Qué encontrarás en el Dashboard y cómo interpretarlo

Al acceder al módulo de dashboard en Ropofy, te encontrarás con diferentes bloques de información. Cada uno cumple una función estratégica para ayudarte a comprender la salud de tu proceso comercial.

Sección de Oportunidades por Estado

Aquí verás un resumen del número total de oportunidades abiertas, ganadas, perdidas y cerradas.
Es importante saber que:

• Estas cifras no reflejan todos tus contactos, sino solo aquellos que han sido agregados a un pipeline.

• Si no ves datos, probablemente no has asignado contactos como oportunidades activas.

Interpretación útil:
Si tienes muchas oportunidades abiertas pero pocas ganadas, puedes inferir que hay un problema en la etapa final del embudo. Si hay muchas perdidas, quizá necesites revisar la calidad de tus prospectos o el seguimiento comercial.

Valor de las Oportunidades

Cada oportunidad puede tener asignado un valor económico, que representa el potencial ingreso que podría generar.

• Este valor se configura al momento de crear o actualizar una oportunidad.

• Puedes ver valores por estado: abiertas, ganadas, perdidas.

Interpretación útil:
Este dato te permite tener una estimación clara del dinero en juego. Por ejemplo, puedes saber que tienes $8,000 en oportunidades abiertas este mes, y que ganaste $2,000 la semana pasada.

Tasa de Conversión

Este porcentaje muestra cuántas oportunidades se convirtieron en clientes reales.

• Se calcula comparando oportunidades ganadas respecto al total de oportunidades.

• Solo será precisa si las oportunidades están bien actualizadas (ganadas o perdidas).

Interpretación útil:
Una tasa de conversión baja puede indicar ineficiencias en el seguimiento o en la propuesta de valor. Una alta conversión indica buen rendimiento del equipo de ventas.

Embudo de Ventas

Este gráfico muestra visualmente cómo avanzan los prospectos por cada etapa del proceso comercial, desde el primer contacto hasta el cierre.

• Puedes tener múltiples embudos si manejas varios procesos de venta.

• Muestra cuántos contactos hay en cada etapa y cuántos completaron el recorrido hasta el cierre.

Interpretación útil:
Si muchas oportunidades se estancan en una misma etapa, eso puede señalar un cuello de botella. También te ayuda a prever cuántas ventas puedes cerrar con base en las etapas actuales.

Filtros por Fecha

Todos los datos del dashboard se pueden filtrar por:

• Día

• Semana

• Mes

• Año

• Rango personalizado

Esto permite comparar periodos y analizar tendencias con más precisión.

Interpretación útil:
Puedes analizar el rendimiento de este trimestre vs. el anterior o ver si una campaña reciente incrementó las oportunidades ganadas.

Acciones Manuales

En esta sección aparecen tareas pendientes configuradas en los workflows, como:

• Llamadas a clientes.

• Seguimientos comerciales.

• Correos programados.

Estas tareas deben realizarse manualmente por el equipo, y se usan para no perder oportunidades por falta de seguimiento.

Otras funciones clave del módulo de Dashboard

Muchos usuarios no conocen que el dashboard no es una vista única e inamovible, sino que puede personalizarse y adaptarse completamente a tus procesos comerciales:

Editar el tablero

Puedes modificar qué bloques se ven, el orden, qué métricas destacar y cómo agrupar la información. Esto permite tener una vista totalmente adaptada a tu negocio.

Múltiples tableros

Puedes crear más de un dashboard si manejas diferentes líneas de negocio o equipos. Por ejemplo, uno para ventas en línea y otro para ventas presenciales.

Clonar o duplicar dashboards

Si ya tienes un dashboard bien configurado, puedes duplicarlo en otra cuenta o subcuenta. Muy útil para franquicias, agencias o equipos comerciales regionales.

Subir plantillas de dashboard

Puedes crear una plantilla y cargarla en otras cuentas para unificar la forma en que se presentan los datos en toda la organización.

Verificación de resultados

Si realizas cambios en tus oportunidades o workflows y deseas confirmar que todo esté reflejado correctamente, asegúrate de lo siguiente:

• El dashboard debe actualizar automáticamente los conteos por estado.

• El embudo debe mostrar movimientos entre etapas.

• La tasa de conversión debe cambiar si marcas oportunidades como ganadas.

• Las acciones manuales pendientes deben aparecer o desaparecer según se completen.

Resultado esperado

Un uso correcto del dashboard te permitirá:

• Tener una visión clara y centralizada del proceso comercial.

• Detectar puntos de mejora con datos en tiempo real.

• Tomar decisiones basadas en indicadores y no suposiciones.

• Replicar tableros exitosos en otras áreas del negocio.

Recomendaciones

• Asegúrate de que todas las oportunidades estén en un pipeline. Si no, no aparecerán en el dashboard.

• Actualiza constantemente los estados de cada oportunidad.

• Configura valores monetarios realistas para obtener proyecciones útiles.

• Usa filtros de fecha para obtener insights específicos.

• Personaliza tu dashboard para mostrar solo lo más relevante.

• Aprovecha la posibilidad de clonar y subir plantillas si gestionas varias cuentas.

Conclusión

El módulo de dashboard de Ropofy no es solo una vista bonita: es una herramienta estratégica para analizar el estado de tu negocio en tiempo real. Su correcta interpretación y personalización permite que tomes mejores decisiones, identifiques áreas de mejora y aumentes tus oportunidades de cerrar más ventas. Muchos usuarios no aprovechan todo su potencial por desconocimiento, pero ahora sabes cómo usarlo a tu favor.