Cómo configurar el Agente de IA para Agendamiento – Soporte Ropofy

Introducción

Qué fin tiene la guía

Esta guía tiene como objetivo explicarte cómo configurar un agente de inteligencia artificial (IA) en Ropofy para que pueda gestionar agendamientos automáticos de citas, como visitas a inmuebles o cualquier otro tipo de agendamiento que se necesite realizar en el negocio.

¿Qué es?

El agente de IA en Ropofy permite automatizar interacciones con los clientes, donde uno de sus roles clave es la gestión de agendamientos, ya sea para visitas, consultas o reuniones. A través de este agente, el sistema puede gestionar el proceso de agendar citas de manera autónoma, reduciendo el trabajo manual.

¿Para qué sirve?

Sirve para automatizar el proceso de agendamiento de citas directamente desde las interacciones con el cliente. Esto es útil para empresas como inmobiliarias, clínicas, o cualquier negocio que requiera agendar citas de manera rápida y eficiente.

¿En qué casos se usa?

Se utiliza cuando se quiere automatizar la programación de citas a través de canales de conversación, como WhatsApp, Live Chat, o el widget de chat en el sitio web. Se aplica principalmente en servicios que requieren programar visitas, reuniones o consultas.

Pasos a paso para configurar el agente de IA

Para configurar el agente de IA para agendamiento de citas, es necesario ingresar a Ropofy y configurar correctamente varias opciones. Aquí explicamos todo el proceso detallado.

Accede al Menú de Agentes de IA
Primero, debes ingresar a Ropofy y dirigirte al menú principal de la plataforma. En el panel lateral izquierdo, busca y haz clic en “Agentes de IA”. Este es el espacio donde configurarás todos tus agentes de IA.
Selecciona o Crea un Agente
Dentro de la sección de agentes, selecciona el agente que deseas configurar para el agendamiento. Si aún no tienes un agente creado, haz clic en “Crear nuevo agente” y sigue los pasos para crear uno. Asegúrate de nombrarlo de manera adecuada, como “Agente de Agendamiento” o similar.
Habilita la Función de Agendamiento
Una vez dentro de la configuración del agente, ve a la sección “Acciones” y habilita la opción para agendamiento. Esta opción permitirá que el agente pueda gestionar la programación de citas de manera automática.
Vincula un Calendario de Agendamiento
Al hacer clic en la opción de agendamiento, se abrirá un campo desplegable bajo la etiqueta “Pick a calendar” (Seleccionar un calendario). Aquí debes seleccionar el calendario en el cual se registrarán las citas.
Importante: Asegúrate de vincular el calendario adecuado para que el agente pueda acceder a los horarios disponibles y agendar las citas correctamente.
Opciones de Configuración
Dentro de la ventana, también verás varias casillas con opciones que te permitirán controlar el comportamiento del agente. Las opciones más comunes son:

Don’t book appointment (only send the booking link)
Si seleccionas esta opción, el bot no se encargará de agendar la cita directamente, solo enviará el link de agendamiento al contacto. Esta opción es útil si prefieres que el cliente haga todo el proceso de agendamiento por sí mismo.
Pause bot responses after booking
Seleccionando esta opción, el bot detendrá cualquier respuesta adicional una vez que se haya agendado la cita con éxito. Esta es una buena opción si no quieres que el bot siga interactuando después de confirmar la cita.
Trigger workflow after booking
Si marcas esta opción, puedes configurar que, una vez que se agende la cita, se ejecute un workflow o flujo de trabajo automático. Esto es útil para activar acciones adicionales, como enviar confirmaciones o notificaciones, o asignar tareas al equipo.
Transfer Employee post appointment booking
Esta opción permite transferir la cita agendada a un empleado específico de tu equipo para que se encargue del seguimiento. Es útil si tienes diferentes empleados asignados a distintas tareas o zonas.
Allow bot to cancel the appointment
Al habilitar esta opción, el agente podrá cancelar citas previamente agendadas, si es necesario, desde el bot. Es útil si un cliente necesita modificar su cita o si alguna cita debe ser cancelada por algún motivo.
Allow bot to reschedule the appointment
Esta opción permite que el bot no solo cancele citas, sino que también las reprograme. Esto puede ser muy útil si necesitas permitir que el cliente cambie la cita de manera autónoma.

Configura el Tiempo de Espera para Responder
Asegúrate de ajustar el “tiempo de espera” antes de que el agente confirme la cita con el cliente. Este parámetro es importante porque si un cliente responde en varios mensajes, el agente debe esperar a que el cliente termine de escribir antes de enviar una respuesta. Un tiempo de espera de 2-3 segundos es ideal.
Configura el Número Máximo de Mensajes a Enviar
En la misma configuración, podrás definir el número máximo de mensajes que el agente enviará. El límite actual es de 25 mensajes. Ajusta este parámetro según la cantidad de interacción esperada en cada conversación.
Decide Qué Hacer Después del Agendamiento
Aquí puedes definir qué sucederá una vez que el cliente haya agendado su cita:
- Puedes hacer que el agente envíe un link para que el cliente se agende de manera autónoma.
- También puedes configurarlo para que el bot se detenga después de confirmar el agendamiento o activar una automatización que continúe con el flujo
Prueba el Agente
Una vez configurado, realiza una prueba para asegurarte de que el agente esté funcionando correctamente. Interactúa con el bot y verifica que las citas se agenden correctamente en el calendario vinculado.

Verificación

Después de hacer la configuración, verifica que el agente de IA está funcionando correctamente al interactuar con él en los canales habilitados (WhatsApp, Live Chat, etc.). Revisa si las citas se registran en el calendario que configuraste.
Puedes revisar los registros de actividad en la plataforma de Ropofy. Verifica que las citas programadas estén reflejadas en el calendario vinculado y que no haya errores en el proceso.

Resultado esperado

Si todo se configura correctamente, el agente de IA deberá ser capaz de gestionar citas automáticamente, enviando confirmaciones y agendando visitas o reuniones sin intervención manual.
El calendario se debe actualizar automáticamente con las citas y las acciones adicionales (como el envío de links o la activación de automatizaciones) deben ejecutarse correctamente.

Recomendaciones

Ajusta el tiempo de espera según las necesidades de tu negocio. Si los clientes responden con mensajes largos, es recomendable aumentar el tiempo de espera.
Realiza pruebas frecuentes para asegurarte de que todo funcione correctamente.
Configura un límite máximo de respuestas para evitar que el bot se quede enviando mensajes innecesarios.

Conclusión

Configurar un agente de IA para agendar citas en Ropofy permite automatizar este proceso, haciendo que la interacción con los clientes sea más eficiente y reduciendo la carga de trabajo manual. Siguiendo los pasos anteriores, podrás aprovechar al máximo esta funcionalidad, mejorando la experiencia tanto para tus clientes como para tu equipo de ventas.