Sincronización de Calendarios en IQAutomated: Configuración y Mejores Prácticas

Para esto, hay tres niveles de sincronización clave que deben configurarse correctamente:

1. Agenda de IQAutomated: Es la configuración central donde se establecen las ventanas horarias disponibles para agendar reuniones.

2. Disponibilidad a nivel de usuario: Cada usuario puede definir su disponibilidad dentro de la plataforma, incluyendo integraciones y bloqueos de horario.

3. Google Calendar: Si el usuario tiene su calendario conectado, la disponibilidad también dependerá de los eventos registrados en Google Calendar.

Funcionamiento de la Sincronización

Cuando se configura una agenda en IQAutomated, el sistema verifica la disponibilidad en estos tres niveles. La agenda solo mostrará los espacios que estén disponibles tanto en IQAutomated como en el calendario personal del usuario conectado. Esto significa que cualquier cambio en la disponibilidad del usuario o en su Google Calendar se reflejará automáticamente en la agenda.

Si una agenda tiene múltiples usuarios asignados, la plataforma realizará el mismo proceso para cada usuario, verificando la disponibilidad de todos y mostrando solo los espacios en los que haya coincidencia.

Mejor Práctica: Configuración de Disponibilidad

Para evitar problemas de sincronización y optimizar el proceso de agendamiento, se recomienda lo siguiente:

• Establecer una disponibilidad amplia en la agenda de IQAutomated: En lugar de configurar horarios restringidos, se recomienda mantener la agenda con la mayor flexibilidad posible.

• Gestionar la disponibilidad desde Google Calendar: Cada usuario debe bloquear o liberar espacios directamente en su calendario personal para reflejar los cambios en la agenda de IQAutomated de forma automática.

• Evitar modificaciones manuales constantes en la agenda de IQAutomated: Realizar cambios manuales en la disponibilidad de la agenda puede volverse complicado cuando hay varios usuarios. Es mejor gestionar los bloqueos y liberaciones desde los calendarios individuales.

Ejemplo de Caso

Un usuario tiene una agenda compartida con otro colega. Si uno de ellos bloquea un horario en su Google Calendar, este horario dejará de estar disponible para agendar dentro de IQAutomated. Si posteriormente libera ese espacio, la disponibilidad se actualizará automáticamente sin necesidad de modificar la configuración en la agenda de IQAutomated.

Conclusión

Configurar correctamente la sincronización de calendarios en IQAutomated es clave para gestionar de manera eficiente las agendas y evitar conflictos de disponibilidad. Mantener una configuración de disponibilidad amplia en la plataforma y gestionar los cambios desde Google Calendar garantiza un flujo de trabajo automatizado y sin errores.