Importación de Contactos / Leads en Ropofy

1. Ubicación del módulo de importación

1. Iniciar sesión en la plataforma Ropofy.

2. En el menú lateral izquierdo, seleccionar la opción Contacts.

3. 

4. En la vista principal de contactos, hacer clic en el botón Import, ubicado en la parte superior derecha.

5. 

6. Se abrirá el asistente de Imports, donde se gestiona el proceso de importación.

2. Flujo general del proceso

El proceso de importación se divide en cuatro pasos obligatorios:

1. Start – Selección de los objetos a importar.

2. Upload – Carga del archivo y configuración de la importación.

3. Map – Mapeo de columnas del archivo con los campos del sistema.

4. Verify – Revisión final y confirmación de la importación.

3. Requisitos previos

1. El archivo debe estar en formato CSV.

2. Cada registro debe contener al menos uno de los siguientes campos:

   • Nombre

   • Teléfono

   • Correo electrónico

3. Para actualizar contactos existentes, el archivo debe incluir al menos uno de los siguientes identificadores:

   • Contact ID

   • Teléfono

   • Correo electrónico

4. Los números telefónicos deben incluir el código de país correspondiente.

5. El archivo no debe contener filas completamente vacías.

4. Paso 1: Start – Selección de objetos

1. En la pantalla inicial del asistente, seleccionar el tipo de información a importar.

2. 

3. Marcar la opción Contacts para importar contactos o leads.

4. La opción Opportunities es opcional y solo debe seleccionarse si se desean importar negocios.

5. Continuar al siguiente paso.

5. Paso 2: Upload – Carga y configuración del archivo

5.1 Carga del archivo

1. Seleccionar la opción Upload your files.

2. Cargar el archivo CSV desde el equipo.

3. Verificar que el archivo aparezca con estado de carga completa.

5.2 Configuración de la importación

1. En la opción Choose how to import contacts, seleccionar:

2. 

   • Create and update contacts.

3. En la opción Find existing contacts based on, el sistema usará el siguiente orden de prioridad:

   1. Contact ID

   2. Phone

   3. Email

4. Esta configuración permite evitar la creación de contactos duplicados.

6. Paso 3: Map – Mapeo de columnas

1. El sistema mostrará las columnas detectadas en el archivo CSV.

2. Para cada columna, seleccionar el campo correspondiente dentro del objeto Contact.

3. 

4. Ejemplos de mapeo común:

   • Phone → Contact / Phone

   • Email → Contact / Email

   • First Name → Contact / First Name

   • Last Name → Contact / Last Name

5. Verificar que los campos requeridos estén correctamente asignados.

6. Confirmar que el estado de cada campo sea Mapped.

7. Mantener activa la opción Don’t update to an empty value para evitar sobrescribir información existente con valores vacíos.

7. Paso 4: Verify – Verificación final

7.1 Preferencias opcionales

1. Create a Smartlist:

   • Crea una lista inteligente con los contactos importados.

2. Add imported contacts to a workflow:

   • Asigna automáticamente los contactos a una automatización.

3. Add tags to imported contacts:

   • Aplica etiquetas para segmentación y seguimiento.

7.2 Revisión de importación

1. Verificar el nombre del archivo cargado.

2. Revisar el resumen del mapeo de campos.

3. Confirmar que todos los campos obligatorios estén correctamente mapeados.

7.3 Confirmación de consentimiento

1. Marcar la casilla de confirmación donde se valida que:

   • Los contactos han dado consentimiento para ser contactados.

   • Los datos no provienen de terceros sin autorización.

8. Finalización del proceso

1. Hacer clic en Start Bulk Import.

2. Esperar a que el sistema procese la información.

3. Una vez finalizado, los contactos estarán disponibles en el módulo Contacts.

4. El historial de importaciones puede revisarse desde la sección Bulk Actions.

9. Recomendaciones

1. Realizar una importación de prueba con pocos registros antes de importar grandes volúmenes.

2. Validar el formato de correos electrónicos y teléfonos antes de subir el archivo.

3. Utilizar etiquetas o listas inteligentes para facilitar la gestión posterior de los contactos.

4. Revisar duplicados después de la importación si se han usado múltiples criterios de coincidencia.