Preferencias de duplicación de contactos

Contact Deduplication Preferences

Preferencias de deduplicación de contactos

1. Ubicación dentro de Ropofy

Ruta completa de acceso:

1. Menú lateral izquierdo

2. Settings

3. Business Profile

4. Sección General

5. Apartado Contact Deduplication Preferences

Esta configuración es global y afecta a todos los contactos gestionados dentro de Ropofy.

2. ¿Para qué sirve esta sección?

La sección Contact Deduplication Preferences permite definir cómo Ropofy identifica contactos duplicados dentro del CRM.

Su finalidad principal es:

• Evitar la creación de contactos duplicados

• Mantener una base de datos organizada

• Unificar información de un mismo lead

• Garantizar coherencia en automatizaciones y reportes

3. Opciones disponibles y funcionamiento

3.1 Allow Duplicate Contact

Descripción:
Define si Ropofy permite crear contactos duplicados.

• Desactivado
  Ropofy intenta identificar si el contacto ya existe y reutiliza el registro existente.

• Activado
  Ropofy crea un nuevo contacto aunque existan coincidencias.

Impacto:
Activar duplicados puede afectar:

• Flujos de automatización

• Historial de conversaciones

• Métricas de leads

3.2 Find existing contacts based on

Descripción:
Criterio principal para identificar contactos existentes.

Configuración mostrada:

• Phone como prioridad principal

Funcionamiento:
Antes de crear un contacto, Ropofy busca coincidencias por número telefónico.

3.3 Second preference for search (Optional)

Descripción:
Criterio secundario si no hay coincidencia con el principal.

Configuración mostrada:

• Email como segunda prioridad

Esto mejora la detección de contactos que ya existen en la plataforma.

4. Impacto directo en la importación de contactos

Esta configuración es especialmente importante durante la importación masiva de contactos (CSV u otros métodos).

¿Por qué es crítica en la importación?

Durante una importación, Ropofy procesa cientos o miles de registros de forma automática.
Las reglas de deduplicación determinan si el sistema:

• Actualiza un contacto existente

• O crea un nuevo registro

Comportamiento durante la importación

• Si Allow Duplicate Contact está desactivado:

  • Ropofy compara cada registro importado con los existentes

  • Usa el criterio principal (Phone)

  • Si no encuentra coincidencias, usa el secundario (Email)

  • Si hay coincidencia:

    • Actualiza el contacto existente

    • Evita crear duplicados

• Si Allow Duplicate Contact está activado:

  • Ropofy crea un nuevo contacto por cada fila importada

  • Incluso si el teléfono o correo ya existen

Riesgos de una mala configuración al importar

Una configuración incorrecta puede provocar:

• Duplicación masiva de contactos

• Automatizaciones disparándose múltiples veces

• Confusión en pipelines y oportunidades

• Historial fragmentado de conversaciones

5. Relación con automatizaciones y flujos

Las reglas de deduplicación afectan directamente a:

• Importaciones de contactos

• Formularios

• Funnels

• WhatsApp y SMS

• Llamadas entrantes

• Campañas de email

• Workflows e integraciones externas

Una deduplicación correcta garantiza que todas las interacciones se concentren en un solo contacto.