Agente de IA de Agendamiento en Ropofy

Introducción

Con esta guía vas a poder configurar un agente de IA que pida al cliente la información necesaria para agendar citas de forma automática. Se trata de un asistente virtual especializado que interactúa con el cliente durante una conversación en chat o WhatsApp, obtén mínimo los datos esenciales (fecha, hora, contacto), y luego genera una cita. Ahorras tiempo, mejoras la experiencia del usuario y garantizas consistencia en la creación de eventos.

¿Qué es un agente de agendamiento?

Un agente de IA de agendamiento es un bot con personalidad empática y comercial, diseñado específicamente para:

• Iniciar la conversación ofreciendo ayuda.
• Recoger datos clave: fecha, hora, nombre, canal de contacto.
• Confirmar la cita al usuario.
• Generar un registro o evento (agenda) en el sistema y notificar al asesor.

¿Para qué sirve?

• Automatizar completamente la fase de agendamiento.
• Asegurar que se recolecten todos los datos necesarios (fecha, hora, medio, finalidad).
• Reducir errores en la creación de citas.
• Conectar al cliente con el equipo para cerrar de forma eficiente.

¿En qué casos se usa?

• Cuando el cliente solicita agendar una cita desde el chat.
• Cuando se quiere un flujo autónomo sin intervención humana en la recolección de datos.
• Cuando se integran entradas de calendario que requieren información contextual.

Paso a paso para configurar el agente

1. Entrar a Agentes de IA

• Ve al menú lateral en Ropofy y selecciona IA Agents.

• Haz clic en la pestaña Conversaciones vas a seleccionar la primera opción.

   

  

2. Definir propiedades básicas del agente

Luego de estar dentro de la interfaz del agente hay varias etapas, en cada una de ellas hay procesos para configurar tu agente, tales como:

• Nombre del agente: Ej. “Agendador IA”.
• Modo de ejecución: Selecciona Piloto Automático para que responda de forma autónoma.
• Tiempo de espera: Ajusta un umbral (por ejemplo, 2 segundos), para que el bot espere posibles respuestas múltiples del cliente.
• Límite de mensajes: Configura el agente para que no envíe más de 25 mensajes durante una sesión.

• Canales habilitados: Selecciona chat web, WhatsApp, Facebook o Instagram según tus canales activos.

   

  

3. Capas de entrenamiento

La primera etapa seria la base del conocimiento, te vas a ir a la pestaña de entrenamiento y alli puedes realizar lo siguiente:

• URL de tu sitio web, si conteniene información sobre agendamientos.

• Preguntas comunes y respuestas relacionadas con citas, horarios, solicitudes.

   

  

   

La segunda etapa seria la de Instrucciones, en la cual te vas a ir a bot goals allí le vas a dar personalidad y instrucciones, ya te lo voy a dar unos ejemplos de cada uno para que entiendas un poco mejor:

• Personalidad: Agente optimista, empático y con tono formal o cercano.
• Intención: Recolectar datos básicos para agendar.

• Instrucciones específicas (prompt):

    - Saluda y preséntate como asistente para agendar citas.

    - Pregunta fecha ideal para la cita.

    - Solicita hora de preferencia.

    - Pide nombre completo y medio para contactar (correo, WhatsApp, teléfono).

    - Confirma los datos solicitados.

    - No uses emojis o lenguaje informal si así lo decides; mantén las respuestas entre 20 y 25 palabras.

    - Realiza una pregunta a la vez; no enumeres múltiples en un solo mensaje.

    - No permitas que el usuario se desvíe del tema.

   

  

4. Agregar acción de “Agendamiento”

En la sección Bot Goals vas a bajar hasta que encuentres el siguiente menú de botones, cada uno de eelos tiene una funcionalidad, para el agendamiento de citas vamos a seleccionar el primero

Después de darle clic nos va aparecer la siguiente ventana la cual define el comportamiento del agente en cuanto a la creación, gestión, cancelación o redirección tras una cita. Aquí están los elementos que la componen:

• Pick a calendar: Seleccionas el calendario que se usará para mostrar las horas disponibles y agendar las citas.
• Don't book appointment (only send the booking link): Si activas esta opción, el bot no agenda automáticamente, solo envía el enlace de reserva al cliente para que él lo haga.
• Pause bot responses after booking: Sirve para que el bot deje de responder automáticamente después de que una cita se haya agendado con éxito.
• Trigger workflow after booking: Permite ejecutar un flujo automatizado justo después de agendar la cita (por ejemplo, enviar notificaciones o asignar tareas).
• Transfer Employee post appointment booking: Permite transferir el contacto automáticamente a un asesor específico después de agendar la cita.
• Allow bot to cancel the appointment: Habilita al bot para cancelar citas si es necesario (se recomienda activarlo si quieres que el bot pueda hacer esto sin intervención humana).
• Allow bot to reschedule the appointment: Permite que el bot pueda reagendar citas ya existentes, útil si el cliente necesita otro horario.
• Nota final: Si vas a activar las opciones de cancelar o reagendar, asegúrate de que el entrenamiento del bot no diga lo contrario (por ejemplo, que no puede cancelar), ya que esto puede causar errores en su comportamiento.

  

6. Probar el agente

• Usa la ventana de pruebas integrada (panel derecho).
• Simula una conversación completa:
  1. “Hola, quisiera agendar una cita.”
  2. El agente responde y sigue el guión diseñado.
  3. Asegúrate que pide fecha, hora, nombre y canal.
  4. Confirma la cita y ejecuta el agendamiento (o muestra enlace).
• Verifica que se ejecutan las acciones finales.
• Revisa que no se superen los 25 mensajes.

Verificación

• Abre un chat real o de prueba en canal habilitado.
• Inicia la conversación y responde a las preguntas del bot.
• Confirma en el calendario seleccionado que se creó el evento con los datos correctos.
• Revisa si en contactos aparece el tag.
• Asegúrate de que:
  1. El bot recopiló todos los datos: fecha, hora, nombre, contacto.
  2. La cita fue creada o reservada.
  3. El bot se detuvo si correspondía.

Resultado esperado

Al finalizar, el cliente:

• Recibe un mensaje final que confirma la cita: “Perfecto, tu cita se agendó para X fecha y hora”.
• Tiene la cita registrada en el calendario del ases0r.
• El contacto queda etiquetado para un seguimiento posterior.
• El equipo responsable recibe la notificación al dispararse el flujo.

Recomendaciones

• Claridad en las preguntas: evita preguntas compuestas. Ej.: “¿qué fecha prefieres?” y después “¿qué hora?”
• Valida respuestas: si el usuario dice algo incomprensible, el bot debe pedir clarificación.
• Optimiza tiempos: no pongas tiempos de espera muy cortos, pero tampoco muy largos.
• Agrega tags clave: facilita posteriores flujos o reportes.
• Entrena iterativamente: usa la ventana de prueba para pulir el flujo y asegurarte que se recolectan todos los datos requeridos.

Conclusión

El agente de IA de agendamiento permite una interacción automática y eficiente para reservar citas con clientes, mejorando tiempos, reduciendo errores, y generando mayor satisfacción. Configurarlo correctamente te garantiza que el proceso funcione de manera autónoma y estable. Si te gustaría que lo adaptáramos también para trabajos fuera de inmuebles o con reprogramación de citas, dime para ajustar la guía.