Cómo activar flujos automatizados desde agentes de IA en Ropofy

Introducción

Explicar cómo activar workflows  directamente desde agentes de "Agents IA".

¿Qué es?

Es el mecanismo que permite a un agente de IA disparar automáticamente un flujo de automatización según condiciones en la conversación.

¿Para qué sirve?

Conectar la conversación del bot con procesos de negocio: asignación a equipos, envío de notificaciones, agendamientos, etc.

¿En qué casos se usa?

Cuando desde la conversación quieres ejecutar tareas automáticas (activar otro bot, asignar responsable, generar citas, llamar al asesor).

Pasos a paso para activar workflows  desde agents IA

Veremos cómo configurar acciones del agente de IA para disparar workflows específicos según triggers conversacionales.

 1. Ir a Agentes de IA

Accede a la plataforma de ropofy y allí vas a buscar  “Agentes de IA", vas a entrar a su interfaz y vas a buscar "Conversaciones de IA", que se encuentra en el menú superior de la pantalla, a continuación abrirás el agente el cual necesitas (principal, compra, venta…).

2. Navegar a sección de acciones

Dentro de la configuración del asistente, dirigirse a la pestaña “Acciones/ Bot goals” y allí vas a irte hasta la parte de abajo y te van a aparecer unos botones, vas a seleccionar la segunda opción.

Cuando le das clicc te abrira la siguiente ventana flotante, esta contiene unos campos a llenar los cuales son:

• Action Name: Aquí debes poner un nombre que identifique esta acción. Este nombre te ayudará a reconocer para qué sirve el trigger (por ejemplo: Enviar saludo inicial o Asignar lead a asesor).
• Select one or more published workflows to trigger: Desde este menú desplegable puedes elegir uno o más workflows ya creados y publicados que se ejecutarán cuando se cumpla la condición que definirás más abajo.
• When to trigger the workflow:Este es un campo de texto donde debes describir qué evento o condición debe cumplirse para que el bot dispare el workflow.
  Ejemplo: “Cuando el usuario acepte pagar la suscripción” o “Cuando diga ‘quiero una cita’”. Aquí no pones la lógica exacta, sino una descripción clara que luego usarás para entrenar al bot.

  

Verificación

• Ver en mensajes del contacto o en logs de automatizaciones que el flujo seleccionado se ejecutó después del trigger.
• Verificar cambio de estado en el contacto o tags aplicados en la ficha del contacto.
• En modo prueba, alguna indicación visual de “flujo activado”.

Resultado esperado

• El agente identifica cuando el cliente expresa intención (“comprar” o “vender”).
• El workflow se activa automáticamente, se asigna al equipo correcto y se realiza la acción diseñada (ej. asignación, mensaje, tag o evento de agenda).
• Se detiene el bot hasta que el flujo termine o condiciones para reactivar estén cumplidas.

Recomendaciones

• Usa palabras clave claras en triggers ("comprar", "vender", "agendar").
• Configura tags útiles para enlazar distintos flujos.
• Testea con múltiples variantes de frases para mejorar coincidencia.
• Revisa periodicidad de reactivación si el bot se detiene, para evitar superposición de interacciones con el cliente.

Conclusión

Activar workflows desde agentes de IA permite integrar la conversación con procesos operativos automatizados, mejorando eficiencia, seguimiento y atención al cliente, desde la misma interfaz del chat.