¿Cómo gestionar el acceso a un Google Sheet y controlar los cupos de suscripciones de manera segura?

Índice

1. Riesgos de compartir enlaces de Google Sheet
2. Soluciones para gestionar el acceso de manera segura
3. Gestión manual de los cupos disponibles
4. Creación de una lista de espera automatizada
5. Recomendaciones finales

1. Riesgos de compartir enlaces de Google Sheet

Cuando utilizas un Google Sheet para gestionar inscripciones o cursos, debes tener cuidado al compartir el enlace. Si el Google Sheet es siempre el mismo, los usuarios que paguen por un mes de suscripción podrían seguir accediendo en los meses siguientes sin pagar, ya que conservan el enlace.

2. Soluciones para gestionar el acceso de manera segura

Para evitar el acceso no autorizado, tienes dos opciones principales:

• Crear un nuevo Google Sheet cada mes: De esta manera, el acceso será único y exclusivo para los usuarios que paguen en ese período.
• Compartir el Google Sheet mediante correos electrónicos personalizados: En lugar de proporcionar un enlace directo, puedes compartir el acceso a través de correos enviados a los usuarios. Esto requerirá que realices el proceso manualmente cada mes, lo que aumenta la seguridad.

3. Gestión manual de los cupos disponibles

Si deseas controlar el número de cupos para un curso o suscripción, puedes intentar gestionar los cupos de manera manual. Actualmente, no existe una función automática para limitar los cupos a través del inventario, por lo que deberás llevar un control mensual de las inscripciones y el acceso de manera manual.

4. Creación de una lista de espera automatizada

Para gestionar la lista de espera, puedes utilizar un formulario en la plataforma de CRM. Al utilizar etiquetas en los formularios, puedes segmentar automáticamente a los usuarios que quedan en la lista de espera. Cuando se libere algún cupo, podrás enviar correos automáticos a estos usuarios para ofrecerles la posibilidad de inscribirse.

5. Recomendaciones finales

En resumen, la gestión de accesos y cupos en un Google Sheet requiere varias acciones manuales mes a mes, pero puedes aumentar la eficiencia utilizando etiquetas automáticas en listas de espera y compartiendo el acceso de manera más segura por correo. Si te resulta difícil manejar esto manualmente, considera la posibilidad de investigar herramientas adicionales que te ayuden a automatizar el proceso.