Cómo invitar miembros a su grupo por correo electrónico

Esta guía está diseñada para Administradores y Propietarios de Grupos que desean invitar a personas a unirse a su Grupo a través de invitaciones por correo electrónico. Esta función facilita la invitación de personas por correo electrónico y mejora la colaboración dentro del grupo.

Invitar a Personas por Correo Electrónico

Paso 1: Acceder a la pestaña 'Personas'

Comienza iniciando sesión en tu cuenta como Administrador o Propietario.
A continuación, ve a la pestaña 'Personas' en la configuración de tu Grupo.
Paso 2: Iniciar el Proceso de Invitación

Dentro de la pestaña 'Personas', busca el botón 'Invitar Miembro'.
Paso 3: Proporcionar Detalles de la Invitación

Haz clic en el botón 'Invitar' para iniciar el proceso de invitación.
Deberás ingresar el nombre de la persona y la dirección de correo electrónico de quien deseas invitar.
Paso 4: Otorgar Privilegios de Administrador (Opcional)

Si eres un Administrador, puedes optar por otorgar al miembro invitado privilegios de administrador especiales, lo que les proporciona más control y acceso dentro del Grupo.
Paso 5: Enviar la Invitación

Después de completar la información necesaria, haz clic en el botón 'Invitar' para enviar la invitación.
Proceso de Invitación
Una vez que se envía la invitación, el destinatario recibirá un correo electrónico con estos escenarios:

Escenario A: El Usuario Nunca se Ha Registrado o no Forma Parte del Portal del Cliente

Si la persona nunca ha usado la plataforma antes o no forma parte del portal del cliente, encontrará un botón "Aceptar Invitación" en el correo electrónico.
Al hacer clic en este botón, se dirigirá a una página de "Establecer Contraseña" donde podrá crear su cuenta.
Escenario B: El Usuario Ya es un Miembro con Credenciales de Inicio de Sesión

Si la persona ya es un miembro con credenciales de inicio de sesión, hacer clic en el botón "Aceptar Invitación" los llevará instantáneamente al Grupo mediante un enlace mágico.
Nota Importante
El enlace de invitación en el correo electrónico caducará después de 30 días por razones de seguridad. Por lo tanto, asegúrate de que el destinatario acepte la invitación dentro de este plazo.
En resumen, esta guía proporciona una manera sencilla para que los Administradores y Propietarios de Grupos inviten a miembros por correo electrónico, ya sean nuevos en la plataforma o usuarios existentes. También enfatiza la importancia de actuar rápidamente para garantizar que el enlace de invitación permanezca seguro.

Preguntas Frecuentes (FAQs)
P: ¿Quién puede usar la función de invitación por correo electrónico?
R: La función de invitación por correo electrónico está disponible para Administradores y Propietarios del Grupo.

P: ¿Puedo invitar a varias personas a la vez usando este método?
R: Sí, puedes invitar a varias personas ingresando sus direcciones de correo electrónico una tras otra en el proceso de invitación.

P: ¿Cómo puedo revocar una invitación si es necesario?
R: Actualmente, el sistema no admite la revocación de invitaciones. Sin embargo, puedes hacer un seguimiento con el destinatario para solicitar que no acepten la invitación.

P: ¿Qué sucede si el destinatario no acepta la invitación dentro de los 30 días?
R: El enlace de invitación incluido en el correo electrónico caduca después de 30 días. Si el destinatario no acepta dentro de este plazo, deberás volver a enviar la invitación.

P: ¿Puedo personalizar el mensaje de correo electrónico de invitación?
R: Actualmente, el mensaje de invitación por correo electrónico es estandarizado y no se puede personalizar.

P: ¿Puedo otorgar privilegios de administrador al miembro invitado más tarde si inicialmente decido no hacerlo?
R: Sí, como Administrador, puedes modificar los roles de los miembros y otorgar privilegios de administrador en cualquier momento después de que se acepte la invitación.