Enviar Campañas y Mensajes de WhatsApp desde Ropofy

Introducción

Este documento proporciona una guía práctica y completa para aprender a enviar mensajes de WhatsApp de forma masiva o automática desde la plataforma Ropofy, cubriendo dos escenarios:

1. Enviar mensajes masivos directamente desde el módulo de contactos.
2. Enviar mensajes automáticos a través de flujos de automatización.

¿Qué es?

Es una función de Ropofy que permite a los usuarios comunicarse por WhatsApp usando plantillas previamente aprobadas, ya sea con envíos puntuales o integradas en automatizaciones.

¿Para qué sirve? 

Automatiza y centraliza la comunicación con los clientes, permitiendo ahorrar tiempo y mejorar la tasa de respuesta mediante el uso de plantillas previamente diseñadas y aprobadas.

¿En qué casos se usa?

• En campañas de información, promociones o seguimiento.
• Al responder automáticamente tras eventos como el llenado de formularios.
• Para hacer pruebas controladas de comunicaciones con segmentos específicos de contactos.

Paso a paso para enviar una campaña de WhatsApp desde el módulo de contactos

1. Acceso al módulo de contactos

• Inicia sesión en Ropofy.
• Dirígete al módulo de Contactos desde el panel lateral izquierdo.

  

2. Preparación previa

Antes de enviar una campaña:

• Debes tener creada una plantilla de WhatsApp.
• Tener la lista de contactos lista, ya sea por:
  • Etiquetas.
  • Listas inteligentes.

Si no sabes cómo crear plantillas o listas inteligentes, consulta los tutoriales de Ropofy relacionados.

3. Selección de contactos

• En el buscador o filtros del módulo, selecciona los contactos que tienen una etiqueta específica.
• Una vez aplicada la etiqueta, Ropofy mostrará la lista de contactos.

• Marca todos los contactos de esta lista a los que quieres que se le envie el mensaje o puedes seleccionarlos a todos.

  

   

4. Enviar el mensaje

• En el panel superior, haz clic en el icono de WhatsApp.

   

  

   

• Aparecerá una ventana emergente titulada “Bulk WhatsApp”. Allí podrás seleccionar el número de teléfono desde el cual se enviará el mensaje (si tienes varios, puedes elegir el que prefieras). Luego, selecciona la plantilla de WhatsApp previamente aprobada que deseas utilizar. A continuación, asigna un nombre a la acción, lo cual te ayudará a identificarla en los registros. Por último, confirma la acción para iniciar el envío masivo. Ropofy procesará los mensajes por lotes y podrás hacer seguimiento desde la sección de “Bulk Actions”.

  

5. Verificar estado de envío

• Puedes ir al panel de acción para ver el estado de la acción enviada.

• Verifica si el estado de la acción es "Completada".

   

  

7. Validar resultados

Accede al módulo de Estadísticas allí vas a poder verificar:

• Total de mensajes enviados.
• Cuántos fueron entregados correctamente.

• Cuántos fallaron o fueron rechazados.

   

  

• Alternativamente:
  • Vuelve al módulo de contactos.
  • Abre uno de los contactos que seleccionaste y cuando le des clic te dirigirá a la sección de Conversaciones, podrás verificar que el mensaje haya sido enviado exitosamente.

Paso a paso para enviar mensajes de WhatsApp desde flujos automatizados

1. Acceso al módulo de automatizaciones

• En el panel izquierdo, selecciona el módulo Automatizaciones.

  

2. Crear un nuevo flujo

Al ingresar a la interfaz de las automatizaciones te apareceran todas las automatizaciones que has creado, crea una desde cero donde dice "Crear nuevo flujo" y vas a seleccionar la opción desde cero.

Agrega un lanzador para el flujo, por ejemplo Cuando un usuario complete un formulario. Selecciona el formulario deseado desde la lista desplegable.

3. Definir acción de WhatsApp

• Luego del disparador, haz clic en Agregar acción.

• Busca y selecciona la opción de WhatsApp.

  

   

• El sistema mostrará la opción de seleccionar una plantilla de WhatsApp, deberás seleccionar el numero de donde donde saldrá el mensaje, y selecciona la plantilla que previamente creaste o si no, podrás escribir el mensaje desde cero. Dependiendo de la plantilla que hallas seleccionado se mostrara el mensaje que contiene. Ahora guarda la acción.

   

  

   

5. Guardar

Ahora vas a colocar publica la automatización para que la puedas usar y vas a guardarla.

Verificación

• En flujos automáticos:
  • Revisa el estado del flujo desde el panel de automatizaciones.
  • Asegúrate de que el usuario cumpla con el disparador (llenado de formulario).
  • Revisa en el contacto si aparece el mensaje de WhatsApp en "Conversaciones".
• En envíos manuales:
  • Confirmar desde el resumen de acción que todos los mensajes fueron enviados.
  • Validar estadísticas y errores para ajustar futuras campañas.

Resultado esperado

• Todos los contactos seleccionados deben recibir el mensaje de WhatsApp según la plantilla establecida.
• En flujos, los contactos que completen el formulario deben recibir automáticamente el mensaje definido.
• La acción queda registrada en el historial del contacto y en la sección de conversaciones.

Recomendaciones

• Siempre usar plantillas previamente aprobadas por WhatsApp.
• Hacer pruebas con uno o dos contactos antes de ejecutar envíos masivos.
• No reutilizar plantillas genéricas sin personalización, ya que podría afectar la entregabilidad.
• Utiliza nombres descriptivos para las acciones (por ejemplo: "Seguimiento post-formulario - Julio").
• Revisa frecuentemente el módulo de estadísticas para detectar errores tempranamente.

Conclusión

El envío de mensajes de WhatsApp desde Ropofy permite una comunicación directa y eficiente con los contactos. Ya sea mediante acciones masivas o integradas en flujos automatizados, esta funcionalidad mejora la experiencia del cliente y optimiza los procesos internos de marketing y atención. Seguir los pasos detallados y aplicar buenas prácticas asegura el éxito en las campañas y automatizaciones.