Guía para Enviar Mensajes Masivos en WhatsApp Business utilizando Ropofy

Introducción

En esta guía aprenderás cómo enviar mensajes masivos a tus contactos de WhatsApp Business utilizando Ropofy. Este proceso te permitirá crear automatizaciones para enviar mensajes personalizados a múltiples contactos de manera eficiente.

¿Qué  son los mensajes Masivos en WhatsApp Business?

Es un flujo de trabajo automatizado que permite enviar mensajes a un grupo específico de contactos, ya sea de forma inmediata o programada. Se crea mediante una serie de pasos dentro de la herramienta de automatizaciones de Ropofy.

¿Para qué sirve?

Sirve para automatizar el envío de mensajes a grupos de contactos seleccionados, ya sea de manera instantánea o programada, lo que ayuda a mejorar la eficiencia en la comunicación masiva.

¿En qué casos se usa?

Es útil cuando se desean enviar promociones, actualizaciones o cualquier tipo de mensaje estándar a un gran número de contactos sin tener que hacerlo manualmente.

Pasos a Paso para Enviar Mensajes Masivos en WhatsApp Business

A continuación, te explicamos el procedimiento completo para realizar un envío masivo de mensajes a través de WhatsApp Business en Ropofy.

1. Accede a la sección de Automatizaciones

Primero, ve a la sección de Automation o Automatizaciones en Ropofy, que se encuentra a mano izquierda en el menú lateral. Aquí podrás crear un nuevo flujo de trabajo para el envío masivo de mensajes.

2. Crea un nuevo flujo de trabajo

Haz clic en Crear Flujo de Trabajo. También puedes crear primero una carpeta por si tienes pensado usar mas automatizaciones de la misma categoría, esto facilitando la gestión de las automatizaciones, cuando crees la carpeta dentro de ella también te aparecerá un botón que diga crear flujo de trabajo.

Si prefieres empezar desde cero, selecciona la opción para crear un flujo de trabajo nuevo que es la segunda opción. Pero si quieres empezar ya con una estructura puedes seleccionar la primera opción y allí te aparecen varias plantillas de automatizaciones.

Asigna un nombre a tu flujo, Esto con el fin de poder identificarlo entre las demás automatizaciones. Para asignarlo dale en el icono del lápiz y te habilitara para editar el nombre que esta por predeterminado

3. Configura la acción de mensaje

En este flujo de trabajo, no es necesario seleccionar un Trigger (disparador).  Entonces le das al icono de mas y esto te abrirá un menú

Solo selecciona la acción que deseas realizar, en este caso, Enviar un mensaje (SMS). puedes usar el buscador para encontrar mas rápido la opción que desea realizar

Cuando le das clic te habilitara un espacio para definir el contenido del mensaje que deseas enviar.

Puedes utilizar plantillas para hacer mas rápido el proceso.

Pero si no cuentas con una adecuada para lo que quieres transmitir o deseas escribirlo, donde dice message puedes redactar el mensaje que quieres enviar, cuenta con ayuda de inteligencia artificial para plasmar mejor el mensaje, puedes subir archivos en el boton que aparece mas abajo del cuerpo del mensaje tambien puedeas añadir el archivo con la opcion de url que aparece despyes del boton

por ultimo tiene un espacio para copiar un numero, esto es para enviar un mensaje de prueba para rectificar como se vera el mensaje

4. Finaliza y publica el flujo de trabajo

Después de configurar el mensaje, guarda los cambios y selecciona la opción Publicar para que el flujo quede listo para usarse.

5. Selecciona los contactos para enviar el mensaje

Vete a la vista principal y en el menú lateral izquierdo mas a buscar la sección de Contactos.

6. Filtrar los contactos

se abrirá una nueva vista. Allí encontrarás, en la parte central, la opción de filtros disponibles, que te permitirá comenzar a segmentar los registros que deseas reasignar.

Cuando le des clic se abrirá una lista con múltiples opciones para ayudarte a seleccionar con mayor precisión los registros que deseas reasignar. Puedes aplicar filtros por campos como:

• Responsable actual
• Estado del contacto
• Fecha de creación
• Etiquetas específicas

Y muchos otros criterios, como nombre, correo, ciudad, fuente, actividad reciente, tipo de cliente, entre otros. Esta variedad de filtros te permite segmentar los registros según lo que necesites.

Cuando seleccionas un filtro en Ropofy, se despliega una interfaz como la que ves en la imagen. Aquí puedes construir combinaciones de condiciones para filtrar los registros que deseas reasignar. A continuación, te explico cada parte:

Al lado derecho de cada condición verás dos íconos:

• El lápiz: permite editar el filtro seleccionado.
• El contenedor de basura: elimina ese filtro.

Puedes agregar otra condición relacionada al mismo grupo de filtro haciendo clic en el botón “ AND”, esto significa que los registros deben cumplir con ambas condiciones al mismo tiempo.

También puedes agregar un nuevo grupo de filtros haciendo clic en el botón “OR”. Esto te permite buscar registros que cumplan con uno u otro conjunto de condiciones.

Al final, encontrarás la opción “Save as smart list”. Esta opción te permite guardar la combinación de filtros como una lista personalizada, para que puedas reutilizarla cuando la necesites sin volver a configurarla.

7. Seleccionar los Registros

El siguiente paso seria seleccionar los usuarios a los cuales les quieres enviar e mensaje, en este caso los usuarios ya estarían filtrados. puedes seleccionar los usuarios que quieres dándole clic a mano izquierda al recuadro

Si deseas seleccionar todos los registros filtrados, utiliza la opción "Seleccionar todos" la cual sería el primer recuadro que encontramos, que está al lado de “Name”.

8. Selecciona los contactos y agrega a la automatización

Ahora el siguiente paso es hacer clic en el botón "Add automation", ubicado en la parte superior de la lista de contactos.

Al hacer clic, se abrirá una ventana flotante. En la parte superior de esta ventana verás los contactos seleccionados a los que se les aplicará la acción.

Debajo de los contactos, encontrarás un campo donde puedes escribir un nombre identificador para la automatización. Este nombre es únicamente para uso interno, así tú o tu equipo podrán reconocer fácilmente la acción más adelante. Ten en cuenta que el campo tiene un límite de 256 caracteres.

A continuación, aparecerá un menú desplegable donde debes seleccionar el tipo de automatización que deseas ejecutar. En este caso, selecciona “Workflow”, ya que estás utilizando un flujo automatizado previamente configurado para reasignar responsables.

Luego, deberás elegir el workflow específico que deseas ejecutar, en este caso el que creamos anteriormente, ten en cuenta que debes seleccionar uno que cumpla con lo que quieres hacer.

Después de seleccionar el workflow, es momento de definir cuándo se ejecutará la automatización. Aquí tienes tres opciones:

• Send All at once: ejecuta la acción con todos los registros al mismo tiempo (ideal para cambios inmediatos).
• Send at scheduled time: te permite programar la ejecución para una fecha y hora específica.
• Send in drip mode: ejecuta la acción por partes, de forma progresiva, lo cual es útil si no quieres sobrecargar el sistema o si prefieres que el proceso se realice de forma más controlada.

Finalmente, en la parte inferior de la ventana, encontrarás dos botones:

• Cancelar: cierra la ventana sin guardar ningún cambio que hayas hecho.
• Add to Automation: confirma y activa la automatización con los contactos seleccionados.

Una vez hagas clic en el botón “Add to Automation”, se mostrará un mensaje de confirmación como el que ves en la imagen.
Este mensaje indica que la automatización fue añadida correctamente y que el proceso con los contactos ya está en curso o ha sido programado según la opción que seleccionaste.

Desde aquí puedes:

• Hacer clic en “Dismiss” para cerrar el mensaje y continuar con tu trabajo.
• O seleccionar “Check Progress” si deseas ver el estado del avance de la automatización en tiempo real.

Verificación

Para verificar que los mensajes se hayan enviado correctamente:

• Revisa el progreso de la automatización desde el panel de Acciones Masivas.
• Puedes consultar el estado de cada mensaje enviado, las estadísticas y detalles de la automatización.

Resultado Esperado

Si todo se realiza correctamente, todos los contactos seleccionados recibirán el mensaje según la configuración de la automatización. El envío será exitoso y podrás ver el progreso en tiempo real.

Recomendaciones

• Antes de realizar el envío masivo, realiza una prueba con un número reducido de contactos para asegurarte de que el mensaje se vea correctamente.
• Asegúrate de que la lista de contactos esté bien segmentada para evitar enviar mensajes irrelevantes a los usuarios incorrectos.
• No abuses del envío masivo de mensajes para evitar que tu cuenta sea marcada como spam.

Conclusión

El envío masivo de mensajes a través de WhatsApp Business en Ropofy es una herramienta poderosa para gestionar campañas de marketing y mantener una comunicación fluida con tus contactos. Al seguir estos pasos, podrás automatizar el proceso, ahorrando tiempo y aumentando la efectividad de tus mensajes.