Conexiones de calendario

Ubicación del módulo de Conexiones de Calendario

Para acceder a la configuración de conexiones de calendario, sigue estos pasos:

1. Ingresa al panel administrativo de la plataforma.

2. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Settings.

3. Dentro de Settings, selecciona la opción Calendars.

4. En la barra superior del módulo de Calendars, haz clic en la pestaña Connections.

5. 

Esta sección centraliza todas las integraciones relacionadas con calendarios externos, herramientas de videoconferencia y reservas orgánicas de Google.

Selector de usuario (My Staff)

En la parte superior del módulo se encuentra el campo My Staff.

• Este selector permite elegir el miembro del equipo al cual se le configurarán las conexiones.

• Por defecto, aparece seleccionado el usuario actual (por ejemplo: “William Rueda (Me)”).

• Las integraciones que se configuren aquí solo aplicarán al usuario seleccionado.

Esto es útil cuando cada miembro del equipo maneja su propio calendario o herramientas de videoconferencia.

Pestañas disponibles en Connections

Dentro del módulo encontrarás tres pestañas principales:

1. Calendars

2. Video Conferencing

3. Google Organic Booking

Cada una cumple una función específica dentro del sistema de agendamiento.

Pestaña: Calendars

Descripción general

Esta pestaña permite conectar calendarios de terceros para:

• Sincronizar disponibilidad.

• Crear o actualizar eventos automáticamente.

• Evitar reservas duplicadas.

• Mantener alineados los eventos creados desde la plataforma con calendarios externos.

Cuando no hay integraciones activas, el sistema mostrará el mensaje “No connections found”.

Conectar un nuevo calendario

1. Haz clic en el botón Add New o Connect, según la vista.

2. 

3. Se mostrará una lista de proveedores disponibles:

   • Google Calendar
     Permite sincronizar eventos con una cuenta de Google.

   • Outlook Calendar
     Compatible con Office 365, Outlook.com, Live y Hotmail.

   • iCloud Calendar
     Permite la conexión con calendarios de Apple.

   • Calendly (Beta)
     Sincroniza eventos existentes de Calendly dentro del sistema.

4. Haz clic en Connect sobre el proveedor deseado.

5. Autoriza los permisos solicitados para completar la integración.

Modo privado para eventos sincronizados

Debajo de los calendarios conectados se encuentra la opción Private Mode for Synced Events.

• Al activarla, los detalles de los eventos sincronizados desde calendarios externos solo serán visibles para el propietario del calendario.

• Otros usuarios del sistema no podrán ver la información de esos eventos.

• Esta opción es útil para proteger información sensible o personal.

Después de realizar cambios, es necesario presionar Save para guardar la configuración.

Pestaña: Video Conferencing

Descripción general

Esta pestaña permite conectar herramientas de videoconferencia para que el sistema genere automáticamente enlaces de reunión al momento de agendar una cita.

Si no hay integraciones activas, se mostrará el mensaje “No connections found”.

Herramientas disponibles

Las plataformas que pueden conectarse son:

• Google Meet

• Zoom

• Microsoft Teams

Consideraciones importantes

• Google Meet requiere que primero esté conectado un Google Calendar.

• Si Google Calendar no está conectado, el sistema mostrará una advertencia indicando que es necesario conectarlo antes de continuar.

Proceso de conexión

1. Haz clic en Add New o Connect junto a la herramienta deseada.

2. Autoriza el acceso a tu cuenta de videoconferencia.

3. Una vez conectada, el sistema generará automáticamente enlaces únicos para cada cita creada.

Pestaña: Google Organic Booking

Descripción general

Esta sección permite habilitar las reservas orgánicas desde Google, integrando el sistema de calendarios con el perfil de Google Business Profile (GMB).

Las citas podrán mostrarse directamente en Google cuando los usuarios encuentren el negocio.

Antes de comenzar

El sistema muestra una sección informativa llamada Before you start, que incluye dos validaciones clave:

1. Verificación de ubicación

   • La información de ubicación del Business Profile debe coincidir exactamente con la del perfil de Google Business.

   • La consistencia de estos datos es fundamental para la aprobación por parte de Google.

2. Coincidencia de descripciones

   • Los nombres y descripciones de los calendarios o servicios deben coincidir con los configurados en Google.

   • Google valida esta información antes de aprobar la integración.

Activar Google Organic Booking

1. Activa el interruptor Enable Google Organic Booking.

2. Ten en cuenta que los cambios pueden tardar entre 24 y 48 horas en reflejarse en Google.

Configuración de feeds

Una vez habilitada la opción, se deben configurar los siguientes campos:

• Primary Action Feed (Service Menu/Group)
  Define el grupo o menú principal de servicios que Google mostrará como acción principal.

• Services Feed (Calendars)
  Permite seleccionar los calendarios que estarán disponibles para reservas desde Google.

Estos campos son obligatorios para completar correctamente la integración.