Reserva no asignada

Reserva no asignada

Creación de una reserva no asignada

La reserva no asignada te permite crear un único calendario sin incluirlo en un calendario de grupo. Si deseas crear un solo calendario, es mejor que selecciones esto. Haz clic en el botón "Seleccionar" para pasar al siguiente paso.

Configuración del calendario
Una vez que selecciones un grupo de calendarios, se te dirigirá a la configuración del calendario, que consta de tres (3) pasos:

Configuración de equipo y evento
Disponibilidad
Confirmación

Configuración de Equipo y Eventos

Calendario

Nombre del Calendario

Asigna un nombre a tu calendario. El nombre mostrará a los clientes y prospectos la razón por la cual están programando una cita.

Descripción

Puedes entrar en más detalle sobre el tema y el asunto de tu calendario agregando una descripción aquí. Esta descripción será visible para cualquier persona que desee programar una cita.

Título de la Cita

Cuando tus clientes o prospectos programan una cita, este título se agregará a tu calendario, así como al correo de confirmación.

Ubicación de la Reunión

Puedes agregar manualmente la ubicación de tu reunión aquí, o simplemente usar la ubicación de reunión preconfigurada desde tus ajustes dejando el espacio en blanco.

Color del Evento

Esta opción se utiliza para elegir el color de los eventos de este calendario, ayudando a organizar tus reuniones y eventos. El color también se sincroniza con Google Calendar. Haz clic en el color para seleccionarlo o deseleccionarlo.

 

 

 

 

Enlace al Calendario

Aquí puedes seleccionar qué calendario sincronizar con todas las citas reservadas. Primero, debes sincronizar tu calendario de Google o tu calendario de Microsoft Outlook con tu CRM antes de que esta opción esté disponible. Si no ves tu proveedor de calendario aquí, asegúrate de ir a Integraciones en Configuración y conectar tu proveedor, como Google, Clío, etc.

 

Opciones de Sincronización de Calendario:

Cómo se sincroniza tu calendario es muy importante. Si eliges la sincronización unidireccional, tus citas solo irán de tu CRM a tu calendario. Si eliges la sincronización bidireccional, CUALQUIER cambio o evento reservado en tu calendario activará la automatización dentro de tu CRM.

Unidireccional:

Todos los eventos de Google Calendar se mostrarán en gris. No agregará a quienes estén invitados al evento de Google a tu CRM. Pero aún sincronizará las citas de HL con el calendario de Google y bloqueará la franja horaria extraída de Google.

Bidireccional:

Todos los eventos del calendario de Google serán coloreados y se comunicarán entre sí. Tu CRM encontrará quién está invitado al evento de Google, creará un registro de contacto para ellos y activará cualquier desencadenante asociado con el calendario.

Inteligente:

Cuando se crea un evento en Google Calendar, pero los contactos asociados al evento no se encuentran ya existentes en tu CRM como contactos, tu CRM no los añadirá como contactos, pero bloqueará el tiempo en tu calendario de CRM (el color del evento será gris).

Alternativamente, cuando se crea un evento en Google Calendar y los contactos asociados al evento ya existen en tu CRM, tu CRM codificará el evento por colores y activará cualquier desencadenante asociado al calendario.

Desactivar Desencadenador:

Todos los contactos de eventos del Calendario de Google se importarán a tu CRM como nuevos contactos, pero no se activarán los desencadenantes asociados a tu calendario de CRM.

 

 

 

2. Disponibilidad

En el siguiente paso, necesitamos establecer las configuraciones de disponibilidad para este calendario en particular.

Configuraciones de Espacios de Cita:

Aquí verás las configuraciones de duración e intervalo de disponibilidad. Estas te dan control sobre la hora, duración y cantidad de citas programadas.

Duración del Espacio Esta configuración te permite elegir la duración de tus citas. Esto se mostrará cuando las personas estén reservando en tu calendario para que sepan cuánto tiempo debería durar la cita.

Intervalo del Espacio Los intervalos de espacios muestran qué horas están disponibles. Por ejemplo, si tienes un intervalo de espacio de 30 minutos, entonces tus franjas horarias mostrarán disponibilidad cada 30 minutos (10:00 am, 10:30 am, 11:00 am, etc.)

Duración del Espacio de Descanso Entre Citas Para darte a ti o a tu equipo un descanso entre citas, puedes establecer un espacio de descanso entre citas. Esto ayuda a evitar citas consecutivas.

Citas por Espacio Es el número máximo de citas permitidas por espacio para el usuario (si el número de citas supera el espacio dado para el usuario, entonces cambia al siguiente usuario en la cola de round-robin o marca el espacio como no disponible para que el prospecto lo reserve). Por ejemplo, si el usuario A en un horario de round-robin tiene su 'cita por espacio' establecido en 2 y si se reservan 3 reuniones al mismo tiempo, el usuario A se asigna a las dos primeras reuniones y la tercera reunión pasa al siguiente usuario.

También puedes elegir reservar varias citas por franja horaria. Esto funciona bien en situaciones de clases o grupos donde te gustaría tener más de una persona en diferentes reuniones al mismo tiempo.

Citas por Día Este es el número máximo de citas permitidas por día en este calendario. Para evitar que tu día se cargue con llamadas o citas, también puedes establecer un número máximo de citas por día que se pueden reservar en este calendario.

 

Aviso de Programación

Aviso Mínimo de Programación Aquí es donde estableces el período de tiempo para tu aviso mínimo de programación. Puedes elegir entre horas, días, semanas o meses. Por ejemplo, si eliges 5 días, entonces nadie podrá reservar una cita dentro de los 5 días siguientes a tu próxima cita en tu calendario.

Rango de Fechas

Los eventos se pueden programar durante los próximos días. Si deseas asignar un rango de tiempo específico para permitir la programación en tu calendario, puedes hacerlo aquí. Por ejemplo, puedes mostrar citas para las próximas 6 horas, 6 días, 6 semanas o 6 meses.

 

 

Horario de Oficina

Aquí tienes una de las configuraciones más importantes en esta sección, ya que controla los marcos de tiempo de disponibilidad que se muestran en tu calendario de forma semanal.

Días Hábiles

Al hacer clic en cualquiera de estos botones de días de la semana, puedes activar o desactivar los días en los que estás disponible para que las personas programen en tu calendario.

 

 

Citas Recurrentes

Cuando activas esta opción, permite a los contactos reservar varias citas cuando solo se selecciona a un usuario en la sección de Distribución de Citas, elige según la siguiente configuración;

Repetir: Selecciona con qué frecuencia quieres que se repita esta reserva; diaria, semanal, mensual o personalizada. Si solo deseas una ocurrencia para tu repetición, selecciona diaria.

Veces a Repetir: Ingresa el número de veces (ocurrencias) que la reserva debe repetirse. Por ejemplo, 2 veces por semana.

Si no hay franjas horarias disponibles: Selecciona la acción que deseas que ocurra cuando no haya franjas horarias disponibles. Por ejemplo, si seleccionas "Saltar franjas horarias no disponibles", eso significa que si hay 10 ocurrencias y solo hay 6 franjas horarias disponibles, se reservan las 6 franjas horarias disponibles y se omiten las 4 franjas horarias no disponibles.

 

  

 

Personalizado

Cuando haces clic en el botón Personalizado, te permite crear fechas y horas específicas para tus citas, especialmente cuando estás reservando citas para un seminario web o una serie de seminarios.

Agregar Fecha: Esto te permite agregar fechas específicas para las citas en tu calendario.

Agregar Hora: Esto te permite elegir una hora adecuada para las fechas que seleccionaste. Puedes tener tanto tiempo como desees para cada fecha seleccionada.

Nota: Elegir la opción "Personalizado" aquí hará que "Aviso de Programación" sea ineficaz junto con las citas recurrentes.

 

 

Confirmación

Configuración del formulario

Cada calendario tiene un formulario básico adjunto por defecto. Este captura el nombre, correo electrónico y número de teléfono, y ofrece espacio para un mensaje personalizado.

Usar formularios personalizados

Si has creado un formulario personalizado en tu CRM y deseas usarlo en este calendario, puedes seleccionarlo usando esta pestaña desplegable.

Usar contacto fijo

Activar el contacto fijo se asegurará de que quien programe la cita NO NECESITE volver a ingresar su información de contacto si ya lo ha hecho antes. Esto mantiene el proceso de registro suave y sencillo.

Recopilar pagos con Stripe

Si deseas recopilar el pago al programar citas, puedes hacerlo aquí marcando esta casilla y añadiendo información sobre precios.

 

 

Notificaciones y opciones adicionales

Toda esta siguiente sección se encarga de lo que sucede después de que se programa la cita en este calendario.

Tipo de notificación

Selecciona el tipo de notificación que deseas enviar y quién debería recibirla:

Contacto

Cuando activas esto, envía una notificación a cualquier contacto que haya programado una cita.

Correos electrónicos

Cuando activas esto, te permite ingresar una dirección de correo electrónico única o una lista de direcciones de correo electrónico para recibir alertas por correo electrónico cuando se recibe una nueva solicitud de cita. Para varias direcciones, utiliza una coma para separar cada dirección de correo.

Autoconfirmar citas

Si deseas que tu CRM confirme automáticamente todas las citas programadas utilizando este calendario, puedes activarlo aquí. Esto marcará la cita como "confirmada" y puedes activar la automatización de marketing utilizando ese estado confirmado.

Permitir autoconfirmación o actualizaciones de asistentes

Puedes permitir que Google envíe un correo electrónico de invitación a todas las partes marcando esta casilla. Las invitaciones de calendario de Google son muy profesionales y tienen muchos detalles. Este correo electrónico también pedirá al usuario que vuelva a confirmar si asistirá seleccionando sí, no o tal vez en el correo electrónico.

Permitir reprogramación

Si deseas dar la opción de reprogramar, marca esta casilla. Enviará un enlace de reprogramación junto con el correo electrónico de confirmación. Esto también se puede hacer manualmente en tu CRM.

Permitir cancelaciones

Si deseas dar la opción de cancelar la cita, marca esta casilla. Enviará un enlace de cancelación junto con el correo electrónico de confirmación. Esto también se puede hacer manualmente en tu CRM.

 

 

Notas adicionales de la cita

Si deseas agregar notas adicionales a los detalles de la cita, puedes hacerlo aquí. Esto es excelente para agregar contexto a la cita, solicitar información adicional que deba llevarse a la cita o cualquier otra información que deba agregarse después de que se programe la cita.

 

 

 

Agregar píxel de Facebook

Para realizar un seguimiento de las nuevas reservas de citas con tu Administrador de anuncios de Facebook, puedes agregar tu píxel de Facebook aquí.

 

 

 

Agregar código personalizado

Si cuentas con desarrolladores de software en tu equipo o si sabes cómo escribir código personalizado, puedes agregarlo aquí. Esto va mucho más allá del alcance de este recorrido guiado.

 

 

 

Envíos de formulario

Aquí puedes elegir qué sucede cuando se completa el formulario de tu calendario. Puedes optar por mostrar a la persona un mensaje de agradecimiento personalizado o redirigirla a una página web de tu elección.