Calendars

Flujo completo de creación y configuración de calendarios

1. Ubicación del módulo Calendars

Ruta de acceso:

• Menú lateral izquierdo

• Calendars

• Calendar Settings

• 

Al ingresar se muestra la vista principal de Calendars, donde se listan todos los calendarios creados, con opciones de filtrado por:

• Status

• Type

• Owned by

• Búsqueda por nombre de calendario o grupo

Desde esta vista se puede crear un nuevo calendario.

2. Inicio del flujo: creación de un nuevo calendario

2.1 Acción inicial

Desde la vista principal de Calendars:

• Se hace clic en el botón New Calendar

Esto abre un modal de selección de tipo de calendario.

3. Selección del tipo de calendario

3.1 Modal: Choose Calendar Type

Este modal define el comportamiento base del calendario, cómo se asignan los participantes y cómo se gestionan las reservas.

Tipos de calendario disponibles:

3.1.1 Personal Booking

Descripción:

• Agenda reuniones uno a uno con un miembro específico del equipo.

• 

Casos de uso:

• Reuniones con clientes

• Consultas privadas

Comportamiento:

• El calendario queda vinculado a un solo usuario

• La disponibilidad depende directamente de ese usuario

3.1.2 Round Robin

Descripción:

• Distribuye las citas entre varios miembros del equipo de forma rotativa.

• 

Casos de uso:

• Llamadas de ventas

• Onboarding de clientes

Comportamiento:

• Cada nueva reserva se asigna al siguiente usuario disponible

• La carga de reuniones se reparte automáticamente

3.1.3 Class Booking

Descripción:

• Un host atiende a múltiples participantes en una misma sesión.

• 

Casos de uso:

• Webinars

• Clases grupales

• Entrenamientos

Comportamiento:

• Una sola sesión puede aceptar múltiples asistentes

• Se comparte una fecha y hora comunes

3.1.4 Collective Booking

Descripción:

• Múltiples hosts atienden a un solo participante.

• 

Casos de uso:

• Entrevistas en panel

• Reuniones de comité

Comportamiento:

• Todos los hosts deben estar disponibles para que la cita sea válida

3.1.5 Event Calendar

Descripción:

• Calendario para eventos físicos sin asociación a un host específico.

• 

Casos de uso:

• Conferencias

• Seminarios

• Eventos públicos

3.1.6 Service Booking

Descripción:

• Diseñado para negocios de servicios.

• 

Casos de uso:

• Citas en spa

• Servicios de reparación

• Consultorías

Nota:

• Indica que este tipo tiene diferencias clave frente a otros calendarios.

4. Configuración inicial del calendario

Tras seleccionar el tipo de calendario, se abre el modal New Calendar.

4.1 Campos iniciales

Calendar name

• Nombre interno del calendario

• Visible en la lista de calendarios

Description

• Campo opcional

• Describe el propósito del calendario

Select team member

• Permite asignar el calendario a un usuario

• Visible cuando el tipo de calendario requiere un host específico

Custom URL

• Define la URL pública del calendario

• Estructura:

  /widget/bookings/mi-calendario
  

Meeting duration

• Duración estándar de cada cita

• Se define en minutos

Booking Availability

• Muestra el horario base del usuario asignado

• Ejemplo:

  • Weekdays, 8:00 AM to 5:00 PM

Accept payments

• Toggle visible

• Permite habilitar pagos para el calendario

• No se activa en esta etapa en las imágenes

Advanced Settings

• Acceso a configuraciones avanzadas

• Continúa el flujo completo de creación

5. Flujo de configuración detallada del calendario

Una vez confirmado el modal inicial, se puede acceder a las configuraciones avanzadas del calendario

Menú lateral del flujo:

1. Meeting Details

2. Availability

3. Forms & Payment

4. Notifications & Additional Options

5. Customizations

6. Meeting Details

6.1 Calendar logo

• Permite subir un logo para el calendario

• Formatos permitidos: PNG, JPEG, JPG, GIF

• Tamaño máximo: 2.5 MB

• Dimensiones máximas: 180x180 px

6.2 Calendar name

• Nombre editable del calendario

• Puede modificarse respecto al nombre inicial

6.3 Description

• Editor de texto enriquecido

• Permite formato básico (negrita, cursiva, enlaces, listas)

6.4 Group

• Permite agrupar calendarios

• Útil para organización interna

6.5 Custom URL

• URL pública editable

• No puede duplicarse entre calendarios

6.6 Meeting invite title

• Título que se mostrará en las invitaciones de calendario

• Visible para el usuario y el host

7. Availability

7.1 Booking Availability

• Define el horario activo del calendario

• Se hereda del usuario o equipo asignado

7.2 Look Busy

• Permite ocultar un porcentaje de slots disponibles

• Se configura en porcentaje

7.3 Recurring meeting

• Permite que la cita sea recurrente

7.4 Meeting interval

• Intervalo entre slots disponibles

7.5 Meeting duration

• Duración real de la reunión

7.6 Minimum scheduling notice

• Tiempo mínimo requerido antes de permitir una reserva

7.7 Date range

• Define cuántos días hacia el futuro se pueden agendar citas

8. Forms & Payment

Este paso controla la experiencia del usuario al reservar.

Incluye:

• Selección del formulario

• 

• Orden del widget

• 

• Consentimiento

• 

• Página de confirmación

• 

• Tracking (Meta Pixel)

• 

• Activar metodo de pago(para relizar agendas de pago)

• 

9. Comportamiento al editar un calendario

• Todos los campos pueden editarse posteriormente

• Los cambios afectan solo a futuras reservas

• La URL permanece activa salvo modificación manual

10. Notifications & Additional Options

Este apartado define el comportamiento de notificaciones, asignaciones automáticas y las políticas de cancelación y reprogramación del calendario.

10.1 Status Labels

Permite habilitar o deshabilitar etiquetas de estado asociadas a las citas.

Opciones disponibles:

• Enabled: las citas generan estados activos dentro del sistema.

• Disabled: no se gestionan etiquetas de estado para este calendario.

10.2 Calendar Email Notifications

10.2.1 Allow Google / Outlook / iCloud Calendar to send invitation & update emails to attendees

Cuando está habilitado:

• El proveedor de calendario (Google, Outlook o iCloud) envía automáticamente:

  • Invitaciones

  • Actualizaciones

  • Cambios de estado
    a los asistentes.

Cuando está deshabilitado:

• El sistema no delega estos envíos al proveedor externo.

10.3 Asignación automática de contactos

10.3.1 Assign contacts to their respective calendar team members each time an appointment is booked

Al habilitar esta opción:

• El contacto queda automáticamente asignado al usuario (host) del calendario.

• La asignación ocurre en el momento de la reserva.

Uso recomendado:

• Equipos de ventas

• Atención al cliente

• Seguimiento comercial

10.3.2 Skip assigning contact if the contact has already an assigned user

Cuando está activa:

• Si el contacto ya tiene un usuario asignado previamente, el sistema respeta esa asignación.

• Evita reasignaciones automáticas no deseadas.

10.4 Cancellation and Reschedule Policy

Define si los asistentes pueden cancelar o reprogramar reuniones y bajo qué condiciones.

10.4.1 Allow Rescheduling of Meeting

Permite que el asistente reprograme la cita.

Configuración:

• Se define un tiempo límite antes de la reunión.

• Ejemplo:

  • El enlace de reprogramación expira X minutos antes del inicio.

Si se desactiva:

• El asistente no puede modificar la cita.

10.4.2 Allow Cancellation of Meeting

Permite que el asistente cancele la cita.

Configuración:

• Se establece el tiempo de expiración del enlace de cancelación.

• Ejemplo:

  • El enlace expira X minutos antes de la reunión.

Si se desactiva:

• La cita no puede ser cancelada por el asistente.

10.5 Meeting Invite Notes

Campo de texto libre que se incluye en la invitación de calendario.

Características:

• Permite usar variables dinámicas, por ejemplo:

  • {{contact.phone}}

  • {{contact.email}}

• Se utiliza para:

  • Mostrar datos de contacto

  • Instrucciones adicionales

  • Enlaces de reprogramación

Ejemplo de uso:

• Información de contacto del asistente

• Indicaciones para cambios en la cita

11. Customizations

Este apartado controla la apariencia visual del widget del calendario que ve el usuario final.

11.1 Calendar Cover Image

Permite cargar una imagen de portada para el calendario.

Características:

• Visible dentro del Group View o New Template.

• No se muestra en el enlace individual del calendario.

Formatos permitidos:

• PNG

• JPEG

• JPG

• GIF

Restricciones:

• Dimensiones máximas: 1800 × 180 px

• Tamaño máximo: 2.5 MB

Incluye acceso directo a imágenes desde Unsplash.

11.2 Calendar Widget Style

Permite elegir el estilo visual del widget.

Opciones disponibles:

• Neo

• Classic

El estilo define:

• Distribución visual

• Componentes del selector de fecha y formulario

11.3 Customize Calendar Widget

Sección destinada a la personalización avanzada del widget.

11.3.1 Primary Settings

Primary color

• Define el color principal:

  • Botones

  • Enlaces

  • Estados activos

Background color

• Color de fondo:

  • Selector de fecha

  • Formulario de reserva

Button text

• Texto personalizado del botón de acción.

• Ejemplo:

  • “Schedule Meeting”

11.3.2 Display Options

Permite mostrar u ocultar elementos del widget:

• Calendar Title

• Calendar Description

• Calendar Details

Cada opción puede activarse o desactivarse de forma independiente.

11.4 Reset and Preview

Opciones disponibles:

• Reset to default: restaura la configuración visual por defecto.

• Preview Widget: previsualiza el widget antes de publicarlo.

11.5 Insert Custom Code

Campo para insertar código personalizado.

Uso común:

• Scripts externos

• Ajustes visuales avanzados

• Integraciones adicionales

Nota:

• El código se inyecta directamente en el widget.

11.6 Seats per slot

Permite a los usuarios consultar la cantidad de asientos disponibles para cada franja horaria directamente en el widget del calendario.