Facturas recurrentes

 

Plantillas Recurrentes
Una factura recurrente puede programarse previamente para enviarse automáticamente a los clientes que han adquirido un servicio o producto recurrente. Este proceso, a menudo llamado facturación recurrente, permite que tus clientes realicen pagos automáticos sin la necesidad de ingresar manualmente la información de pago cada vez que realizan una transacción contigo.

Esta función es particularmente beneficiosa para empresas que ofrecen productos basados en suscripciones, ya que te permite enviar facturas periódicas (por ejemplo, mensuales) para el próximo pago pendiente. Para simplificar este proceso y automatizar la gestión de facturas recurrentes, puedes crear y gestionar configuraciones relacionadas dentro de esta sección, asegurando ciclos de facturación eficientes y precisos para tus clientes.

Recomendamos utilizar Stripe Connect con Facturas; en caso de que no desees utilizar Stripe Connect, los pagos deberán registrarse manualmente.

 

 

Buscar

Esta función te permite buscar plantillas específicas dentro de la lista de plantillas al proporcionar información específica, como el nombre del cliente o el nombre del negocio asociado. Una vez que ingreses estos detalles, el sistema mostrará los registros pertinentes que coincidan con tus criterios de búsqueda. Utilizar esta función de búsqueda te permite localizar eficientemente las plantillas deseadas, agilizando tu flujo de trabajo y mejorando la organización general.

 

 

 

Lista de Todas las Plantillas
La Lista de Todas las Plantillas sirve como el panel de control de plantillas recurrentes, mostrando una lista completa de todas las plantillas creadas dentro de tu sistema.

Nombre de la Plantilla - Muestra el nombre asignado a cada plantilla.

Cliente - Muestra la información de contacto del cliente.

Última Emisión en - Muestra la última fecha de emisión de la plantilla individual.

Frecuencia - Muestra la frecuencia de cada plantilla, como mensual, semanal o cada 2do día de cada mes, etc.

Monto - Muestra el monto de la factura para la factura recurrente individual.

Estado - Esto te indica si una factura individual está en modo borrador, programada para más tarde o ya ha sido enviada.

 

 

Menú de Acciones
El Menú de Acciones ofrece varias opciones para gestionar cada plantilla en la lista.

Ver - Utiliza esto para ver la plantilla/factura recurrente.

Finalizar - Selecciona esto si deseas finalizar una plantilla de factura recurrente individual de la lista.

Eliminar - Selecciona esta opción cuando quieras que el sistema elimine el registro de la plantilla recurrente individual.

Clonar - Puedes duplicar tu factura haciendo clic en este botón.

 

 

 

Pestaña Detalles de la Factura
Al hacer clic en Detalles, los usuarios pueden acceder a información sobre las facturas enviadas y su estado, que se muestra en el panel derecho.

Detalles de la Factura

Puede haber cuatro tipos de estados de facturas posibles aquí, que también se mostrarán en forma de información sobre herramientas (tooltips) sobre los iconos:

Enviada: La factura se envió correctamente al cliente.

Vencida: La factura se envió correctamente a tiempo, pero aún no ha sido pagada por el cliente.

Pagada: El cliente ha pagado la factura.

No Enviada: Hubo un error en el sistema al entregar la factura al cliente, y la factura debe enviarse nuevamente.

 

 

Crear una Factura Recurrente
Abre la pestaña "Facturas" en la sección de pagos.

Selecciona "Nueva Plantilla Recurrente" haciendo clic en Nuevo en la página de Todas las Facturas o Plantillas Recurrentes.

 

 

 

Página del Editor

Una vez que elijas crear una nueva serie de facturas recurrentes, serás llevado a la Página del Editor, donde podrás ver y personalizar la nueva plantilla.

 

 

 

Nombrar Plantilla
Para editar el nombre de tu plantilla, utiliza la opción de Nombrar Plantilla, que te permite darle a tu factura recurrente un título único y fácilmente identificable.

 

 

Configuración de Frecuencia:
La función de Configuración de Frecuencia te permite establecer la periodicidad de tu factura recurrente con opciones avanzadas.

 

 

 

Elegir Frecuencia
Desde el menú desplegable (ver la imagen a continuación), puedes seleccionar si tu factura recurrente está destinada a enviarse semanal, mensual o en algún intervalo de tiempo específico.

Diaria - Utiliza esto para enviar la factura recurrente diariamente.

Semanal - Utiliza esto para enviar la factura recurrente semanalmente.

Mensual - Utiliza esto para enviar la factura recurrente mensualmente.

Anual - Utiliza esto para enviar la factura recurrente anualmente.

 

 

Fecha de Inicio
Te permite seleccionar la fecha de inicio de tu factura recurrente mediante el uso de un calendario.

 

 

Fecha de Fin
Utiliza esto para establecer la fecha de fin para tu serie de facturas.

Nunca - Si no estás seguro de cuándo debe detenerse tu factura recurrente, puedes elegir esta opción.

Hasta - Esta opción te permitirá seleccionar la fecha en la que la factura recurrente debe detenerse.

Después de - Si deseas detener la serie recurrente después de x número de ocurrencias, puedes hacerlo utilizando esta opción.

 

 

Facturación Avanzada
Te permite enviar la factura antes de x número de días de la fecha programada para asegurarte de que tu cliente esté informado algunos días antes de la fecha de pago.

 

Agregar Información de la Factura
Aquí hay seis (6) piezas de información que necesitas completar en la factura antes de enviarlas:

Información de Origen Edita la "información de origen" simplemente haciendo clic en el texto, lo que te permitirá editar esa información.

Imagen Puedes cargar el logotipo de tu negocio desde aquí.

Al hacer clic en esta opción, se abrirá la biblioteca multimedia de tu CRM. Si aún no has subido la imagen del logotipo de tu negocio a tu biblioteca multimedia, primero deberás hacerlo para poder acceder a la imagen y pegarla en tu factura.

Facturado a

Luego puedes agregar al cliente haciendo clic en el cuadro y puedes editar el número de factura, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento.

Puedes seleccionar de tus contactos o agregar nuevos contactos.

Cada vez que creas una nueva factura, el sistema genera un número secuencial que se asigna automáticamente a cada factura. El número de factura se puede editar siempre que el número que ingreses sea el próximo número disponible en la secuencia o un número que nunca haya sido utilizado por el sistema.

Agregar un Ítem Haz clic en "Agregar un Ítem" para agregar los productos que has creado en tu pestaña de productos.

Una vez que agregas el producto, te permitirá editar el precio y la cantidad haciendo clic en ellos. Si necesitas saber cómo crear productos en tu CRM, puedes consultar la sección de Productos en Pagos.

Esto te permite agregar impuestos a tus productos o servicios. Tus clientes pueden ver el desglose del monto total que están pagando y la cantidad de impuestos incluidos en el precio final.

También muestra el Subtotal para cada uno de los artículos seleccionados.

Subtotal El subtotal suma el monto total de los artículos seleccionados.

También puedes agregar cualquier descuento que desees aquí y el "Monto Pendiente" muestra el precio final que recibirás de tu cliente.

Agregar Nota/Términos Tus notas/términos preestablecidos aparecerán aquí. Puedes editar esto según tus objetivos específicos para una factura individual.

 

 

 

Pestaña de Acciones de la Plantilla
La Pestaña de Acciones de la Plantilla es accesible haciendo clic en el menú de tres puntos, ofreciendo varias opciones para gestionar tu plantilla de factura.

Vista Previa - Puedes previsualizar la plantilla antes de enviarla.

Gestionar Pago Automático - Te brinda la opción de Pago Automático.

Finalizar Plantilla Recurrente - Úsalo para detener futuras recurrencias y finalizar la factura.

 

 

Guardar y Cerrar

Te brinda la capacidad de guardar los cambios que has realizado antes de cerrar la plantilla.

 

 

Programación de Facturas
Aquí puedes programar tu factura con algunas opciones adicionales. Veamos cada opción a continuación;

Pestaña de Programación
Utiliza esta pestaña en tu plantilla de factura para programar tu factura recurrente.

 

 

Opciones de Programación

Aquí puedes realizar varias acciones relacionadas con la programación de tu factura recurrente.

Email y Mensaje de Texto - Elige esto si necesitas enviar la factura tanto al correo electrónico como al mensaje de texto del cliente.

Correo Electrónico - Elige esto si quieres enviar la factura solo por correo electrónico.

Mensaje de Texto - Elige esto si quieres enviar la factura solo por mensaje de texto.

Modo de Pago - El modo de prueba te permitirá revisar tu configuración de pago antes de ir en vivo. Activa o desactiva el interruptor según tu objetivo.

Habilitar Pago Automático - Si deseas utilizar el método de pago existente utilizado por un cliente de manera continua sin tener que insertar la información de pago cada vez, puedes habilitar la opción de pago automático.

Monto a Pagar - Esto muestra el monto de la factura que debe pagar el cliente.

Tarjeta del Cliente - Selecciona esto si has agregado la información de la tarjeta del cliente como método de pago.

Tarjeta Guardada - Elige esto si has guardado la información de la tarjeta del cliente con fines de pago.

Nueva Tarjeta - Elige esto si necesitas agregar nueva información de tarjeta.

 

 

 

Agregar Nuevo Cliente
Si crees que necesitarás la información de contacto de forma continua, sería una buena idea crearlos como nuevos contactos en tu CRM para que siempre puedas utilizarlos con fines de facturación.

 

 

 

Creación de un Nuevo Contacto

Completa la información de contacto y guarda los cambios para poder agregar la información de tu cliente como un nuevo contacto en tu CRM y así acceder a ella cuando sea necesario.

Lista Completa de Clientes

Aquí puedes acceder a la lista de contactos de tu CRM y desplazarte hacia abajo para ver todos tus contactos existentes en el CRM y así poder utilizarlos para tus facturas.

 

 

Eliminar Cliente

Utiliza esto para eliminar la información de contacto existente agregada a tu factura. Si has agregado por error un contacto incorrecto, puedes eliminarlo rápidamente para agregar el correcto.

 

 

 

Editar Información del Cliente Manualmente

Aquí puedes agregar o editar la información de tu cliente manualmente. Útil cuando necesitas modificar alguna parte de la información del cliente con fines de facturación.

Agregar Impuesto

Esto te permite agregar impuestos a tus productos o servicios. Tus clientes pueden ver el desglose del monto total que están pagando y la cantidad de impuestos incluidos en el precio final.

 

 

Seleccionar el Impuesto

Esta tabla te mostrará los impuestos que has creado en tu sistema CRM. Deberás marcar la casilla correspondiente para agregar el impuesto seleccionado a tu factura.

 

 

Nombre del Impuesto

Aquí verás el nombre que has dado al impuesto individual.

 

 

Tasas de Impuestos

Aquí verás cuánto impuesto se aplica para cada impuesto en la lista.

 

 

Número de Identificación del Impuesto

Esto mostrará el número de identificación fiscal que has creado para cada tipo de impuesto en la lista.

 

 

Agregar Descuento

La función de Agregar Descuento te permite aplicar un descuento a la factura, facilitándote la oferta de promociones especiales o reducciones de precio a tus clientes.

 

 

 

Configurar Tasa de Descuento

Como se muestra en la imagen a continuación, para establecer la tasa de descuento, puedes ingresar un número específico para establecer el porcentaje de descuento o utilizar la barra de alternancia para seleccionar el monto de descuento deseado.

 

 

Entendiendo la Configuración de la Frecuencia de la Factura

La siguiente tabla explica diferentes casos de configuración de la frecuencia de la factura:

 

 

Estados y Tipos de Acciones en Plantillas Recurrentes.
Ten en cuenta que las facturas canceladas y completadas solo pueden eliminarse si no se ha enviado ninguna factura al cliente. Las plantillas recurrentes eliminadas no se muestran en la vista de lista.