¿Cómo gestionar Reembolsos dentro del CRM?

Gestionar reembolsos dentro de un sistema CRM (Customer Relationship Management) es fundamental para mantener la satisfacción del cliente y optimizar las transacciones financieras. Aquí tienes pasos y consideraciones para gestionar reembolsos de manera efectiva dentro de un CRM:

Integración con Proveedores de Pagos:
Asegúrate de que tu sistema CRM esté integrado con varios proveedores de pagos como Stripe, Authorize.net, NMI y PayPal. Esta integración te permite procesar reembolsos de manera fluida a través de múltiples métodos de pago.

Acceso a Funciones de Reembolso:
Familiarízate con las funciones de procesamiento de reembolsos dentro de tu sistema CRM. Estas funciones deberían permitirte procesar reembolsos completos y parciales para transacciones realizadas a través de proveedores de pago compatibles.

¿Cuáles son algunos casos de uso beneficiosos?
La función de procesamiento de reembolsos puede ser beneficiosa en varios casos de uso:

Resolución de disputas con clientes: En casos donde los clientes no están satisfechos con un producto o servicio, la función permite a las empresas procesar reembolsos de manera rápida y eficiente, mejorando la satisfacción del cliente y la confianza en la marca.
Corrección de errores de facturación: Si un cliente ha sido cobrado incorrectamente o varias veces, las empresas pueden utilizar esta función para emitir un reembolso de inmediato, asegurando una experiencia del cliente sin problemas y reduciendo el potencial de comentarios negativos.
Manejo de cancelaciones de pedidos: Cuando un cliente cancela un pedido o servicio, la función de procesamiento de reembolsos permite a las empresas procesar los reembolsos necesarios de manera eficiente, reduciendo el esfuerzo administrativo y los tiempos de espera para el cliente.
Gestión de devoluciones e intercambios: En casos donde los clientes devuelven productos o solicitan un intercambio, las empresas pueden utilizar la función para reembolsar el monto de la compra original y facilitar una nueva transacción para el artículo de reemplazo.
Ofertas de descuentos y promociones: Las empresas pueden utilizar la función para emitir reembolsos parciales a los clientes en casos donde un descuento u oferta promocional no se aplicó correctamente en el momento de la compra, asegurando que el cliente reciba el ahorro previsto.
Proveedores de Pagos Compatibles:
Verifica que la acción de reembolso esté disponible para todos los proveedores de pago que utilizas (Stripe, Authorize.net, NMI y PayPal). Es esencial que el sistema CRM admita reembolsos para los métodos de pago específicos que aceptas.

Ve a Pagos > Transacciones > Haz clic en los tres puntos junto al pago que deseas reembolsar > luego haz clic en Reembolso.

Seguimiento de Reembolsos:
Aprovecha la capacidad del sistema CRM para rastrear intentos exitosos y fallidos de reembolso. Este seguimiento te ayuda a supervisar el historial y los montos de reembolsos para transacciones específicas, asegurando transparencia y responsabilidad.

Casos de Uso:
Comprende los diversos escenarios en los que puede ser necesario emitir reembolsos. Los casos de uso comunes incluyen resolver disputas con clientes, abordar errores de facturación, manejar cancelaciones de pedidos, gestionar devoluciones e intercambios, y ofrecer descuentos o promociones.

Reembolsos Completos:
Para emitir un reembolso completo, sigue estos pasos:

Navega a la sección de Pagos o Transacciones dentro de tu sistema CRM.
Localiza el pago específico que deseas reembolsar.
Haz clic en la transacción y busca una opción para iniciar un reembolso.
Elige la opción para un reembolso completo, y el CRM debería rellenar automáticamente el monto total de la transacción.
Confirma el reembolso, y se procesará.

Reembolsos Parciales:
Para reembolsos parciales, sigue un proceso similar al de los reembolsos completos, pero edita manualmente el monto del reembolso para que sea inferior al monto total de la transacción. Esto te permite reembolsar una parte específica de la transacción.

Por favor, ten en cuenta: Utiliza la sección de notas o comentarios dentro del CRM para documentar cualquier información adicional relacionada con el reembolso. Esta documentación puede servir como un registro del motivo del reembolso o cualquier consideración especial.

Casos de uso para reembolsos parciales:

Comprende los escenarios en los que los reembolsos parciales son beneficiosos, como ajustar errores de precios, ofrecer descuentos después de la compra, resolver disputas a través de un compromiso, manejar devoluciones parciales, compensar artículos dañados o faltantes, o reembolsar costos de envío.

Permisos de usuario (Implementación futura):

Ten en cuenta que los permisos específicos del usuario para procesar reembolsos pueden no estar disponibles en tu CRM actual, pero están planeados para implementación futura. Esta función te permitirá controlar quién puede iniciar reembolsos, mejorando la seguridad y la responsabilidad.

Comunicación con el cliente:

Después de procesar un reembolso, es esencial comunicarse con el cliente. Infórmales sobre el monto del reembolso, los tiempos de procesamiento esperados y cualquier otro detalle relevante. Una buena comunicación puede ayudar a mantener una relación positiva con el cliente.

Preguntas frecuentes:
¿Dónde se registrarán las transacciones reembolsadas?
Todos los intentos exitosos/fracasados de procesar reembolsos se registrarán en la página de detalles de la transacción. Esto ayudará a realizar un seguimiento de los montos reembolsados dentro de una transacción específica.

No puedo procesar reembolsos con Authorize.net; aparece el error "La transacción referenciada no cumple con los criterios para emitir un crédito".
Esto probablemente sucede porque el reembolso no cumple con los criterios del proveedor de pagos. Authorize.net solo permite reembolsar transacciones después de 24 horas desde el momento de la transacción. La capacidad de procesar reembolsos para transacciones más antiguas depende de las políticas del proveedor de pagos y de cualquier limitación de tiempo específica que puedan tener. Consulta las pautas de tu proveedor de pagos o comunícate con su equipo de soporte para aclarar la posibilidad de reembolsar transacciones más antiguas.

¿Puedo procesar varios reembolsos parciales para una sola transacción?
Sí, puedes procesar varios reembolsos parciales para una sola transacción si el monto total del reembolso no supera el monto original de la transacción.

¿Se admiten transacciones de Google Pay y Apple Pay para procesar reembolsos?
Sí, las transacciones de Google Pay y Apple Pay, así como los pagos con tarjeta, pueden reembolsarse desde la plataforma. Esto devolverá el monto a la cuenta bancaria asociada con la tarjeta correspondiente o la cuenta de Google/Apple.

¿Cuánto tiempo tarda en reflejarse un reembolso en la cuenta de un cliente?
El tiempo que tarda un reembolso en aparecer en la cuenta de un cliente puede variar según el proveedor de pagos y el banco del cliente. En general, el reembolso puede tardar de cuatro a seis días hábiles en reflejarse en la cuenta del cliente.

¿Hay un límite para la cantidad de reembolsos que puedo procesar diariamente?
Por lo general, no hay un límite fijo para la cantidad de reembolsos que puedes procesar diariamente. Sin embargo, es esencial verificar con tu proveedor de pagos para confirmar si tienen alguna limitación específica o requisitos para procesar reembolsos.

¿Existen permisos específicos de usuario para procesar reembolsos? No quiero permitir que algunos de mis usuarios comerciales procesen reembolsos.
Hasta ahora, los permisos específicos del usuario no están habilitados para procesar reembolsos. La mejor manera de identificar cualquier reembolso realizado dentro de una transacción es revisar los detalles de la transacción. Tenemos los permisos específicos del usuario en nuestra lista de tareas pendientes. Las empresas pueden filtrar cualquier transacción reembolsada utilizando el filtro directo en la tabla de transacciones.